12 agile Methoden, die jedes Team schneller machen

Was haben effiziente Teams und agil arbeitende Unternehmen (oft) gemeinsam? Sie organisieren ihre Arbeit nach ähnlichen Prinzipien.

Diese Methoden lassen sich auch in Unternehmen bzw. Teams anwenden, die sich nicht „agil“ nennen. Egal, wie Sie diese Methoden nennen: Sie bergen die Chance, die Zusammenarbeit in und Wirksamkeit von Teams dramatisch zu verbessern.

Gleichwohl müssen wir Sie warnen: Die folgenden Tipps könnten Ihre Organisation, die Art und Weise, wie Sie Teamarbeit definieren und Ihre persönliche Sicht auf Ihren Arbeitsplatz verändern.

Insofern gilt: Zur Anwendung empfohlen – aber „enter at your own risk“! :=)

Teamarbeit mit SCRUM-Boards organisieren

Darum geht’s: 

Eine der häufigsten Dinge, an denen Teamarbeit krankt, ist mangelnde Synchronisation von Aufgaben, Teilen von (Zwischen-)Ergebnissen, Wissens- und Erfahrungsaustausch. Team-Boards helfen dabei, Arbeit zu strukturieren, koordinieren, Teilaufgaben zu synchronisieren, Schnittstellen zu vereinfachen, Mängel in Workflows zu erkennen Ergebnisse auszuwerten und nächste Schritte zu planen. 

So funktioniert’s: 

Ein großes Whiteboard an zenraler Stelle wirkt Wunder. Hier werden alle Aufgaben visualisiert. Viele Teams nutzen hierzu drei Spalten: 
Irgendwann (Backlog)| Als nächstes (To Do) | In Arbeit | Erledigt 

In manchen Kontexten ist es sinnvoll, eine weitere Spalte „testen“ vor der „Erledigt“-Spalte einzufügen. Das ist insbesondere bei zu erstellenden Software-Produkten der Fall. 

Jede Aufgabe wird auf eine Haftnotiz geschrieben und in die passende Spalte geklebt. Die Haftnotizen sollten groß genug sein, damit Namen von Zuständigen und andere Notizen darauf passen. 

Für Teams, die räumlich zusammenarbeiten, empfehlen wir die klassische „analoge“ Methode mit einem Scrum-Board an der Wand. Für virtuelle Teams oder Teams, die ortsunabhängig arbeiten, gibt es sehr funktionale und durchdachte online-Lösungen mit Features wie 

• Push-Nachrichten,
• Diskussions-Tools,
• Datei-Anhängen 
• und Terminierungen von Aufgaben. 

Eine der gängigen Anbieter dafür ist www.trello.com . 

Vorteile und Wirkungen

• Bessere Koordination der Zusammenarbeit und generelle Orientierung im Team
• Gibt Auskunft über Arbeitsauslastung und Projektstände – für Team und Führungskräfte
• Verringert Kommunikations- und Koordinationsaufwand
• Abhängigkeiten von Teilaufgaben werden sichtbar und sofort verständlich 
• Transparenz über formelle und informelle Rollen – erleichtert damit auch regelmäßige Überprüfung derselben und damit Verbesserung der Zusammenarbeit
• schnelleres „On-Boarding“ für neue Team-Mitglieder möglich

Visualisieren hilft

Darum geht’s:

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Erfolgreiche Teams haben daher viele Quadratmeter Whiteboards in ihren Büros, Fluren, Sitzungszimmern und Kantinen.

Wenn Teams zusammenarbeiten, können schnell unterschiedliche Vorstellungen darüber entstehen, wie Teilarbeiten zu erledigen sind, wie Zieldefinitionen genau aussehen oder auf welchem Weg man ein gestecktes Ziel erreichen möchte.

Wer visualisiert, führt – und vermeidet Fehler: Ob mit einem Doodle, einer kurzen Visualisierung oder einer Stichwort-Liste – durch Visuallisierungen stoßen Sie schnell auf Unklarheiten, unterschiedliche Vorstellungen oder Missverständnisse und erlangen schnell wieder ein gemeinsames Verständnis.

So funktioniert’s:

1. Visualisieren Sie alles, immer und überall. So vermeiden Sie Missverständnisse und dokumentieren Verlauf und Zwischenstände.
2. Wenn die Whiteboards voll sind (und Sie nichts löschen können), nutzen Sie gerne auch Glasfenster oder Trennwände.
3. Pro Tipp: Passende Stifte für Whiteboards sollten immer, immer, wirklich immer zur Hand sein.

Vorteile und Wirkungen

• Gleicht unterschiedliche Vorstellungen im Kopf ab
• Schafft Klarheit über anstehende Aufgaben
• Gleicht Sichtweisen auf „den richtigen Weg“ ab
• Visualisiert Vor- und Nachteile von Argumenten und Umsetzungsstrategien
• Vermeidet Missverständnisse und „Arbeit für die Tonne“
• Findet Fehler, bevor Ressourcen unnötig verschwendet werden
• Sorgt für Transparenz über Bearbeitungsstände und Geplantes in Teams, aber auch gegenüber anderen Abteilungen
• erleichtert Schnittstellen in inhaltlich „benachbarte“ Bereiche hinein
• Auch andere Teams und Abteilungen können sich „im Vorbeigehen“ stets informieren
• Wird mit der Zeit zur Team- und dann zur Unternehmenskultur (wie durch Verstetigung von Gewohnheiten mit der Zeit Unternehmenskultur entsteht, haben wir hier ausführlich beschrieben)

Mit „Stehungen“ (Standups) den Tag beginnen

Darum geht’s:

Wer wirklich im Team arbeiten muss oder will, wird wissen wollen, was die anderen heute tun werden bzw. gestern erreicht haben, welche nächsten Schritte anstehen, welche Schwierigkeiten es gibt, wie diese gelöst werden und was das alles mit der eigenen Arbeit zu tun hat.

Hierbei helfen morgendliche „Stehungen“ enorm.

So funktioniert’s:

1. Zu einer festen Uhrzeit versammelt sich das gesamte Team vor einem Whiteboard (idealerweise ein Kanban-Board – siehe unten)
2. Stehen – nicht sitzen. Das macht die Stehungen sehr effizient und verkürzt die benötigte Zeit enorm:
   • gerade weil die meisten Menschen nicht lange stehen wollen
   • das Stehen signalisiert unbewusst auch: „Wir sind hier nur kurz, gleich geht es mit der eigentlichen Arbeit weiter“.
3. Kurzer Austausch über
   • das was heute ansteht,
   • gestern gelaufen ist
   • welche Schwierigkeiten aufgetaucht sind (Diskussion und Vereinbarung (!), wie man die gemeinsam löst!)

• dabei ggf. update des Team-Boards (s.o.)
• Mit etwas Übung dauern diese Stehungen dann tatsächlich nicht länger als 15 Minuten – das ist erfahrungsgemäß sehr gut investierte Zeit…

Vorteile und Wirkungen

• Einstimmung auf den Tag
• Engmaschige „Synchronisation“ von allen Team-Mitgliedern
• Update über aktuelle Entwicklungen und Arbeitsstände
• Anstehende Arbeiten werden schnell und transparent verteilt – und können durch bessere Absprachen im Durschnitt auch schneller erledigt werden
• Rasches „onboarding“: neue Team-Mitglieder werden schnell ins Boot geholt
• Eignet sich vor allem für Teams, die sehr eng „Hand in Hand“ gemeinsam Projekte bearbeiten

Regelmäßig Retrospektiven halten

Darum geht’s:

In den wenigsten Unternehmen und Teams wird regelmäßig ausgewertet,

• wie gearbeitet wird,
• wie sich Prozesse verbessern lassen
• und die Qualität der gemeinsamen Arbeit allgemein.

Dabei gilt auch hier die Weisheit: Viele kleine Verbesserungen in der Teamarbeit bewirken am Ende große Qualitätssprünge für das Endprodukt. Regelmäßige Rückblicke auf die Art und Weise, wie gearbeitet wurde, verbessern wirksam und dauerhaft die Ergebnisqualität der gemeinsamen Arbeit – und den Wohlfühlfaktor im Team.

So funktioniert’s:

• Regelmäßig geschützte Zeit abseits der täglichen Arbeit (z.B. 1x pro Woche)
  • Nicht erst nach „Projektende“ oder „bei Bedarf“
• Auswertung der Art und Weise, wie gearbeitet wird und sich die Zusammenarbeit noch verbessern lässt. Suchfragen z.B.
  • „Wie haben wir die gemeinsame Arbeit im Team in den letzten Tagen erlebt?“
  • „Welche Verbesserungsmöglichkeiten sehe ich?“
  • „Was können wir gemeinsam tun bzw. verbessern, um am Ende ein noch besseres Produkt abzuliefern?“
• Visualisierung und Protokollierung der Ergebnisse
• Ableitung von konkreten Maßnahmen und Vereinbarungen, wie das in die tägliche Praxis überführt wird (Wer | Was | Wann}
• Wiedervorlage nach ca. 1 Monat und Auswertung, ob sich das gewünschte Ergebnis eingestellt hat …
  • … und wenn nicht: Justierung und Verfeinerung der getroffenen Vereinbarungen und Umsetzungsschritte

Was Sie nicht tun sollten:

• Schuldige suchen oder Verantwortung von sich weisen.
• dadurch potenzieren sich die Wirkungen – mittlerer Aufwand, sehr großer Effekt.

Teams aufgabenbezogen immer wieder neu (und passend!) zusammenstellen

Darum geht’s:

Bei steigender Komplexität der Anforderungen an Teams und Unternehmen braucht es mehr Kompetenzen aus übergreifenden Disziplinen bzw. eine ausreichend hohe Binnen-Diversität, um die gestiegenen Anforderungen überzeugend und zeitnah beantworten zu können.

Die überzeugendsten Lösungen finden sich meist, wenn viele unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen in den Lösungsprozess mit einfließen können.

Anders gesagt: Wer komplexe Aufgaben zu lösen hat, sollte sich für jede Komplexität Spezialisten ins Team holen. Daher sind flexible Teams, die je nach Aufgabenstellung neu und individuell zusammengesetzt werden, die richtige Antwort, um hohe Komplexitäten mit exzellenten Lösungen zu bedienen.

So funktioniert’s:

1. Aufgabe analysieren
   • Schon in der Analysephase möglichst divers und multi-disziplinär arbeiten, um nichts zu übersehen!
2. Zentrale Frage- und Aufgabenstellungen analysieren
3. Multi-Disziplinäre Teams nach bester fachlicher und sozialer Passung zusammenstellen
4. Teams werden aufgabenbezogen zusammengestellt und lösen sich nach Beendigung der Aufgabe wieder auf.

Es werden sich also mit der Zeit matrix-artige Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse herauskristallisieren.

Wie managet man diese neu entstehende Binnen-Komplexität?

Darauf gibt es eine einfache Antwort: Lassen Sie die so entstehenden Teams nach den hier benannten Prinzipien arbeiten. Die Gesamtheit der hier geschilderten Methoden ergibt die richtige Balance zwischen Eigen-Verantwortung, Team-Dynamik, Wissensaustausch, interdisziplinärer Arbeit und notwendiger methodischer Struktur.

Vorteile und Wirkungen

1. Die bestmöglichen Lösungen entstehen, weil Spezialisten einen „360-Grad Blick“ auf die Problemstellung entwickeln und umfassende, praktikable und praxistaugliche Lösungen entwickeln können
2. Hohe Motivation im gesamten Team, da die „passenden“ Fachleute an herausfordernden, spannenden Fragestellungen arbeiten (dürfen/sollen/können)
3. „Multidisziplinäre Kooperation“ wird zu einem gelebten, zentralen Wert im Unternehmen und damit zum Wettbewerbsvorteil
4. Teammitglieder entwickeln sich durch die multidisziplinäre Arbeit ständig weiter. Formale und informelle Leadership-skills treten hervor und können sich entwickeln. Die tägliche Arbeit wird damit wie „nebenbei“ zum wirksamen Personalentwicklungsprogramm.

Regeln der Zusammenarbeit in „Team Culture Workshops“ entwickeln

Darum geht’s:

Die agilen Arbeitsmethoden, die wir hier vorstellen, unterscheiden sich in einigen wesentlichen Punkten von herkömmlicher Teamarbeit. Um sie umsetzen zu können, braucht es ein gemeinsames Verständnis und Aushandlungsprozesse zur wirksamen Umsetzung.

Und es ist durchaus nicht ausgeschlossen, dass es bei der Umsetzung (auch dies wäre ja in vielen Fällen ein mittelgroßer interner „Change-Prozess“) zu Reibungen kommt. Typische Fragen könnten zum Beispiel sein:

• Brauchen wir das wirklich in der Form? Warum sollten wir überhaupt etwas ändern?
• Wie genau wollen wir das umsetzen?
• Welche neuen Rollenverteilungen und Machtverhältnisse ergeben sich daraus im Team?

Antworten auf solche und ähnliche Fragen sollten Sie im Team gemeinsam erarbeiten und in Team-Workshops aushandeln. Denn die Erfahrung zeigt:

• Ein attraktives, gemeinsames Zukunftsbild
• ein gemeinsam entwickelter Weg zur Umsetzung
• eine Team-Vision und ein gemeinsam getragenes Team-Commitment

sind die stärksten Hebel für wirkungsvolle Teamentwicklung.

So funktioniert’s:

Bearbeiten Sie in einem interaktiven Workshop-Setting die Frage: „Welche Teamkultur brauchen wir, damit wir noch erfolgreicher arbeiten können?“

Wir können Ihnen dabei durch professionelle Workshop-Moderation oder einem Team-Workshop helfen.

Vorteile und Wirkungen

• Unklarheiten werden beseitigt und Spannungen bearbeitet
• Ein klares „Zielbild“ der vereinbarten Maßnahmen entsteht
• Klare Verabredungen und „Regeln“ werden getroffen
• Alle wissen, was von Ihnen erwartet wird, was Sie zu tun haben – und künftig nicht mehr tun.

Eine „Teamkultur“ entsteht durch Einhalten von formellen und informellen Regeln. Durch Wiederholung und positive Erfahrungen entstehen zunächst Gewohnheiten, dann Routine und schließlich das, was wir „Kultur“ nennen.

Die Entwicklung von kulturprägenden Merkmalen kann also durchaus ein längerer Prozess sein. Wir empfehlen daher die Etablierung einer neuen Teamkultur durch mehrere Team-Workshops zu begleiten (wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, helfen wir hier gern).

Wöchentliche Barcamp-Meetings

Darum geht’s:

Das „Barcamp“ ist ein Meeting-Format, in dem die Teilnehmenden die Tagesordnung am Anfang selbst erstellen (sehr ähnlich wie eine „Open Space“ Konferenz).

Aus den Anliegen und Klärungsbedarfen der Teilnehmenden entsteht zu Beginn des Meetings eine Art „Stundenplan“ für Arbeitsgruppen, die – nicht selten parallel – im Stundentakt stattfinden. Die Themen werden dabei durch die Mitarbeitenden selbst gesetzt.

Dieses „Barcamp-Format“ eignet sich hervorragend, um für Probleme, Herausforderungen und allgemeine Themen, die viele angehen, innerhalb kurzer Zeit tragfähige Lösungen zu entwickeln.

So funktioniert’s:

Die Abfolge ähnelt sehr dem „Open Space“ Format. Hier können Sie die Schrittfolge ausführlich nachlesen.

Im „Barcamp“ werden allerdings zwei Dinge weggelassen:

1. Zu Beginn die die lange Einführung mit den Open Space „Gesetzmäßigkeiten“, den Prinzipien und der „Ermahnung“ (denn all das findet im Barcamp so nicht statt)
2. sowie am Ende die Gründung von weiterführenden „Initiativen“.

Denn der Sinn von Barcamps ist nicht die Gründung von weiterführenden Arbeitsgruppen oder Entwicklung von Strategien, sondern das Lösen von Problemen bzw. Treffen von konkreten Absprachen.

Die Schrittfolge sieht dann also so aus:

1. Kurze Einführung (Überblick über den Ablauf)
2. Sammeln der Themen-Vorschläge / Erstellung der „Tagesordnung“ bzw. des „Stundenplans („Welches Thema findet wann wo statt“)
3. Workshop-Phase: Im 1 Stunden-Takt tagen die Arbeitsgruppen.
   1. Üblicherweise finden mehrere Arbeitsgruppen parallel statt
4. Optional (bei Themen, die alle angehen): Kurze Bekanntgabe der Ergebnisse im Plenum (pro Arbeitsgruppe nicht länger als 120 Sekunden).

Zeitbedarf: max. 3h

Vorteile und Wirkungen

• Wer an Problemlösungen beteiligt sein muss, wird kurzerhand eingeladen bzw. gebeten, in einer entsprechenden Arbeitsgruppe teilzunehmen. So optimiert sich das „System“ gewissermaßen von selbst, ohne dass Führungskräfte intervenieren müssten. In diesem Sinne ist dieses Format also eine ideale Plattform zur Selbstorganisation von Teams.
• In vielen Unternehmen, die dieses Format regelmäßig praktizieren, finden gar keine „klassischen“ Meetings mehr statt – denn die Lösung von Problemen ist nur ein „Barcamp“ weit weg.
• Es entsteht eine Kultur, in der die gemeinsamen Arbeit regelmäßig optimiert Das steigert nicht nur die Leistungsfähigkeit, sondern macht auch Spaß und motiviert, wenn alle merken, dass die Arbeit mit der Zeit mit weniger Reibungsverlusten vonstatten geht.

Hinweis: Zu den Formaten „Open Space“ und Barcamp bieten wir auch inhouse Methoden-Trainings an. 

Mit sozialem Intranet Email-Flut reduzieren und Wissen sichern

Darum geht’s:

Emails sind eigentlich praktisch, aber auch wie Unkraut: Sie neigen zum Wildwuchs und sind dauerhaft nicht zu bändigen.

Nicht selten bekommen Führungskräfte bis zu 200 Emails täglich. Denn Entscheidungs- und Diskussionsprozesse werden in vielen Unternehmen über laaaaaaaange Email-Ketten abgebildet, Informationen fließen in „CC“, große Anlagen verstopfen Postfächer und Server.

So ist Email in vielen Unternehmen schon längst zum „Produktivitäts-Killer“ geworden.

Eine praktische und sehr viel wirkungsvollere Alternative können „social Intranet“-Lösungen sein.

So funktioniert’s:

„Social intranet“ funktioniert wie eine Mischung aus „Facebook“ und „LinkedIn“: In einer attraktiven und funktionalen Oberfläche können sich virtuelle Teams bilden und

• Diskussionsprozesse abbilden
• Lösungen entwickeln
• Projekte abbilden
• Externe und interne Experten bzw. Ressourcen zu Diskussionen hinzubitten

… und das zeitversetzt, ortsunabhängig, je nach Wunsch transparent (wenn das ganze Unternehmen partizipieren kann oder soll) oder als „geschlossene“ Benutzergruppe.

Lösungen wie z.B. confluence (kommerziell) oder humhub (open source mit kommerziellen add-ons und professionellen Support-Optionen) können als „software as a service“ gebucht oder lokal auf eigenen Servern betrieben werden.

Alle gängigen Lösungen bieten Features wie

• (teil-)„öffentliche“ oder geschlossene Diskussionsforen
• Push-Nachrichten
• @-Erwähnungen, um bestimmte Team-Mitglieder in eine Diskussion hinzuzubitten
• Aufgaben-Verwaltungen
• Abstimmungs-Module
• „tagging“ (also Verschlagwortung) von Inhalten
• Ausgefeilte Filter- und Suchfunktionen (so dass spezielle Themen, Lösungen, Antworten, Materialien schnell auffindbar sind und bleiben)
• Unkompliziertes Öffnen neuer „Diskussions-Räume“, um Lösungen für Detail-Fragen schnell mit den Kollegen erarbeiten zu können

… und vieles mehr.

Vorteile und Wirkungen

• Email-Postfächer verstopfen nicht
• Diskussionen können strukturiert geführt werden
• Projekte, Diskussionen und Datei-Ablage an einem Ort
• Vernetzung von Teams über Bereiche hinweg
• Erleichterung von ortsunabhängiger Team-Arbeit
• Wissen entsteht, kann dokumentiert und systematisch weiter entwickelt werden
• Lösungsansätze und Best-Practices können mit dem gesamten Unternehmen über Standorte, sogar Kontinente hinweg geteilt werden
• Ähnliche Fälle und themenverwandte Diskurse können verlinkt und als Ressource zur Lösungsfindung genutzt werden
• Es ist leicht, Spezialisten, Fachleute und relevante Stakeholder fall- oder zeitweise in Abstimmungsprozesse hinzuzuziehen. So können valide Lösungsansätze in kurzer Zeit entstehen.
• Wissen wird dokumentiert und bleibt dauerhaft zugänglich.
• Einarbeitung von neuen Mitarbeitern fällt – bei entsprechender Dokumentation und Pflege relevanter Inhalte – leichter und wird spürbar verkürzt.
• Die Benutzeroberflächen ähneln denen von sozialen Netzwerken wie Facebook oder Xing bzw. Linkedin und sind somit meist selbsterklärend. Aufwändige Schulungen können daher oft entfallen.

Alternative: „Slack“ oder „Yammer“

Für schnelle Absprachen eignen sich andere Tools möglicherweise besser, wie zum Beispiel „Slack“ oder „Yammer“. Dies ist eine Frage der Prozessabläufe und mitunter auch reine Geschmackssache.

„Red Dot“ Conversations

Darum geht’s:

Auch (oder gerade bei) einem hohen Grad an Selbstorganisation kann es in der gemeinsamen Arbeit immer mal wieder Reibungspunkte, Polaritäten oder Konflikte zwischen einzelnen Team-Mitgliedern oder Stakeholdern geben.

Das Format „Red Dot Conversation“ („Roter Faden Gespräche“) bietet einen sicheren Rahmen zur Klärung, Bearbeitung und Lösung solcher „Unstimmigkeiten“.

So funktioniert’s:

Immer wenn

• sich Unregelmäßigkeiten in der Zusammenarbeit zeigen
• sich Konflikte oder Unstimmigkeiten ergeben
• oder die Zusammenarbeit aus anderen Gründen nicht so läuft, wie sie eigentlich sollte

kommt eine/r der Beteiligten auf die andere Partei zu und signalisiert das Bedürfnis, über die Qualität der Zusammenarbeit im Rahmen des „Red Dot“ Formats zu sprechen.

Das eigentliche „Red Dot“ Gespräch verläuft dann (in der Regel) in diesen vier Phasen:

1. Warum sind wir hier?
2. Wie erleben beide Parteien die Situation?
3. Was waren die Gründe, die zu der Situation geführt haben?
4. Was können wir tun, um die Situation zu verbessern bzw. aufzulösen?
5. Was müssen wir vereinbaren / anstoßen / weiter verfolgen, um Ähnliches künftig zu vermeiden?
6. Folgende Vereinbarungen treffen wir dazu:

Sofern strukturelle Gründe die Ursache für die Polaritäten bzw. Verwerfungen waren, wäre zusätzlich noch festzuhalten, wie die Erkenntnisse aus dem Gespräch in den jeweiligen Teams oder Stakeholdern nachgehalten werden müssen.

„Red Dot“ Gesprächskultur etablieren

Damit das Konzept funktioniert und seine Wirkungen entfalten kann, muss kontinuierlich und „wie selbstverständlich“ praktiziert werden, damit es zum Teil der Unternehmenskultur werden kann.

Um eine gewisse Selbstverständlichkeit zu bewirken, haben sich folgende Schritte bewährt:

1. Konzept im Team vorstellen
2. Sicherstellen, dass alle die Grobstruktur des Gesprächs verstanden haben
3. Leitfaden als „one-pager“ zur Verfügung stellen
4. Wenn nötig, begleitendes Coaching / Training, gerade in der Anfangsphase
5. Nach 1 Monat erste Zwischenauswertungen mit denen, die das aktiv praktiziert haben. Daraus die entsprechenden Learnings/Schlussfolgerungen ziehen, Erkenntnisse für das gesamte Team zu Verfügung stellen, ggf. nachsteuern
6. …. und vor allem: Machen, machen, machen.

Denn durch die Verstetigung entsteht Gewöhnungseffekt und daraus dann schließlich ein Element der künftigen Teamkultur.

Vorteile und Wirkungen

• Eskalierte Konflikte entstehen gar nicht erst – das spart Zeit, Kosten und vor allem Nerven.
• Auch in „brenzligen“ Projekt-Situationen wissen die Stakeholder und Teilnehmenden aus Erfahrung: Wir haben die Kompetenz und die Fähigkeit, die Herausforderung zu besprechen und zu lösen. Dieses Wissen entspannt und sorgt „per se“ für eine gelassenere Haltung gegenüber Polaritäten bzw. Konflikten.
• In Summe steigen Produktivität und Zufriedenheitswerte im Team.

Cross-funktionale Teams bilden (gerne auch temporär)

Ziel:

• Schneller komplexe Produkte oder Services entwickeln
• Schnittstellen und Reibungsverluste vermeiden

Prinzip:

• „Die ganze Komplexität in einem Raum“

So gehen Sie vor:

• Zu Beginn einer komplexen Aufgabe / eines Sprints klären: Wen brauchen wir „an Bord“, damit wir
  • alle nötigen Kompetenzen im Team haben
  • Entscheidungen schnell treffen können
  • Keine (oder möglichst wenige) Schnittstellen nach außen haben,

… und trotzdem schnell zum Ziel kommen?

Empfohlen für:

• Alle Teams und Arbeitsgruppen, die komplexe Themen bzw. Aufgaben schnell lösen wollen

Raum für Begegnungen schaffen

Darum geht’s:

Es klingt zu simpel, um wichtig zu sein: Räume für Kommunikation schaffen Austausch, befördern Problemlösungen und sorgen insgesamt für qualitativ bessere und schnellere Ergebnisse.

Räume prägen das Denken und Arbeiten von Organisationen. Das merken wir auch in Workshops: Je offener, weiter, heller, großzügiger Räume gestaltet sind bzw. werden können, desto „weiter“ wird auch das Denken. Unser Beraterteam ist sich einig: Die Qualität von Räumen findet sich auch in der Qualität von Arbeitsergebnissen.

Und das nicht nur in Workshops. Auch die Gestaltung von Büroräumen hat Einfluss auf die Art und Weise, wie gearbeitet bzw. gedacht wird. Wir würden sogar so weit gehen zu sagen: „Zeig mir Deine Büros, und wir sagen Dir, wie hier gedacht und gearbeitet wird“.

Das finden Sie esoterisch? Hier einige Fallbeispiele:

Räume und wie sie das Arbeiten prägen –  

Viele erfolgreiche Unternehmen adaptieren erfolgreiche Konzepte von Vorreitern. Hier einige wegweisende Beispiele, die wir bei unseren Kunden gesehen haben:

• In der Zentrale des dpd Paketdienstes in Aschaffenburg gibt es Sitz-Inseln mit Zwischenwänden, die mit architektonisch ansprechenden Trennwänden voneinander akustisch und visuell abgegrenzt sind. Durch die Gesaltung bieten diese Sitz-Inseln eine gewisse Diskretion, so dass hier auch über sensible Themen gesprochen werden kann. Diese Sitzinseln sind in der Nähe der Kantine platziert und stets rege frequentiert – für kleinere Besprechungen, spontanen oder informellen Austausch oder auch fest angesetzte Meetings. Diese „Meeting-Inseln“ bieten Privatsphäre und sind gleichzeitig „mitten drin“ im Geschehen. Die Mitarbeitenden fühlen sich dort offenbar wohl – und bringen durch Ihren Austausch Vorhaben, Projekte und damit das Unternehmen voran.
• Die Ergo Versicherung in Köln hat in ihrer Zentrale eine ganze Etage nach „Design Thinking“ Prinzipen umgebaut. Wer Design Thinking als Methode kennt, weiß, dass eine kreative Umgebung für den Arbeitsprozess und die -Ergebnisse sehr förderlich ist. Nach anfänglichem Zögern sind die neu konzeptionierten Meeting-Räume die mit der höchsten Buchungs-Frequenz.
• Bei sipgate in Düsseldorf (führendes Unternehmen für IP-Telefonie-Produkte) setzt man voll und ganz auf agiles Arbeiten. Die gesamte Bürolandschaft wurde nach agilen Prinzipen neu angelegt: Glaswände, Whiteboards, Räume, die projektbezogen flexibel umgestaltet und umgenutzt werden können, prägen das Gesamtbild. Die Arbeitsstände in den aktuellen „Sprints“ und Teilprojekten sind jederzeit für alle auf den Whiteboards sichtbar. Reicht der Platz dort nicht aus, werden die Glaswände für die Visualisierung von Wireframes, Workflows oder Konzeptionen mitgenutzt. Attraktiv gestaltete Kaffee-Bars auf jeder Etage setzen weitere Anreize dafür, miteinander ins Gespräch zu kommen. Die Räume prägen die Art und Weise, wie miteinander gearbeitet und gedacht wird – und vice versa.
• In der Deutschland-Zentrale von Ikea in Wallau südlich von Frankfurt ein ähnliches Bild: Durchlässige Bürolandschaften, einladende Meeting-Zonen mit frischem Obst und einem attraktiven Kaffee-Angebot sorgen dafür, dass Mitarbeitende häufig scheinbar „anlasslos“ ins Gespräch kommen – und sich dabei „nebenbei“ über Projektstände oder Business-Themen auf dem Laufenden halten. Nach allgemeiner Einschätzung trägt das zu schnellerer Umsetzung, verbesserten Schnittstellen und weniger Reibungsverlusten maßgeblich bei.

Vorteile und Wirkungen

Offene und inspirierende Räumlichkeiten öffnen das Denken und setzen Kreativität und Verantwortung frei. Sie befördern Kommunikation, Eigeninitiative und fördern oder erschweren Bereichs- und Abteilungsübergreifendes Arbeiten.

Raumgestaltung und -Anordnung befördern damit verantwortungsvolles Arbeiten und Wertschöpfung. In diesem Sinne prägen Räumlichkeiten also auch Unternehmenskultur.

Unternehmensleitungen können solche „Denk-Räume“ schaffen, indem sie die passenden Räumlichkeiten zur Verfügung stellen. Büroräume sind somit also viel mehr als „Behausungen“ für Computer, Schreibtisch und Meeting-Tische: Sie sind Ausdruck von Aspiration, Arbeitskultur und Gestaltungswillen. Sie fördern oder behindern Erfolg.

Kanban Boards für Teamarbeit einführen

Darum geht’s:

Immer, wenn Teams gemeinsam Aufgaben im Blick behalten oder Projekte planen müssen, müssen Aufgaben priorisiert, Tätigkeiten synchronisiert und ggf. auch Arbeitsstände dokumentiert werden. Kanban-Boards helfen genau dabei – und sparen dazu noch Zeit und Ressourcen.

So funktioniert’s:

Ein typisches Kanban-Board hat sechs Spalten. Anstehende Aufgaben werden mit einem Post-it oder einer klassischen Moderationskarte in folgende Spalten einsortiert:

Backlog | To Do | In Arbeit | Wartet auf | Prüfen | Fertig

• „Backlog“: Aufgaben, die irgendwann zu tun sind
• „To Do“: Aufgaben die als nächstes anstehen
• „Wartet auf“: Wenn Karten in „Wartet auf“ sortiert werden, sollte stets die Information ergänzt werden, worauf die betreffende Aufgabe wartet, so dass Abhängigkeiten sichtbar (und somit transparent) werden.
• „Prüfen“: Prüfer sind z.B. Teamleiter oder andere Team-Mitglieder, sofern nach dem „Vier Augen-Prinzip“ gearbeitet wird.
• Wer Arbeiten übernimmt, notiert seinen Namen auf die Karte und sortiert sie je nach Status in die passende Spalte.

Das Kanban-Board sollte für alle Team-Mitglieder sichtbar im Raum hängen und selbstverständlich groß sein, so dass auch das „Backlog“ stets vollständig abgebildet werden kann. Die „täglichen Stehungen“ (siehe oben) finden sinnvollerweise direkt am Board statt, so dass sich das Team morgens

• auf die anstehenden Aufgaben fokussieren
• untereinander synchronisieren
• über aktuelle Arbeitsstände informieren
• notwendige Zuarbeiten und Ressourcen zur Erledigung der Aufgaben anfordern
• oder auch Hindernisse, die der Erledigung im Wege stehen, ansprechen kann.

Vorteile und Wirkungen

• Alle Teammitglieder kennen die Arbeitsstände und Abhängigkeiten der eigenen Aufgaben zu Anderen
• Unterstützungsbedarfe und Bedarfe für Zuarbeiten zur Erledigung von Aufgaben Anderer sind stets transparent
• Hindernisse zur Erledigung von Aufgaben sind bekannt und können gemeinsam und konzertiert beseitigt werden

Mit der Zeit wird diese Art der Team-Synchronisation selbstverständlich für alle Teammitglieder. Es entsteht eine Kultur der Kollaboration, der Unterstützung und des Miteinanders. Probleme gemeinsam zu lösen wird zur DNA des Teams.

Kostenfreie Erstberatung!

Unser Angebot zu Agilen Methoden

Sie möchten agiler Arbeiten und brauchen Unterstützung bei der Einführung agiler Arbeitsprinzipien?

Vereinbaren Sie hier eine kostenfreie Erstberatung.

*Pflichtfeld

Vorname*

Nachname*

E-Mail*Bitte lasse dieses Feld leer.

Telefon*

Ihre Nachricht

Δ

Wir haben mehr als 19 Jahre Erfahrung in Training und Anwendung agiler Methoden und beraten Sie gern!

Weiterführende Artikel zu anderen Methoden

Agile Organisationsentwicklung – und was Sie davon haben!Artikel lesen

11 Methoden für Interaktive Konferenzen, Seminare und WorkshopsArtikel lesen

Interaktive Workshop-MethodenArtikel lesen

Dynamic Facilitation – eine äußerst effiziente ModerationsmethodeArtikel lesen

Methoden-Baukasten für Großgruppenkonferenzen – Teil 1Artikel lesen

25 Tipps für effiziente Meetings und bessere BesprechungenArtikel lesen