Virtuelle Teams wirksam führen

Welche Herausforderungen bedeuten virtuelle Teams für Führungskräfte?

Führen auf Distanz braucht Nähe. Gerade bei räumlicher Distanz muss der Kontakt der Führungskraft zu den Mitarbeitenden eng sein. Als Führungskraft muss ich wissen, was meine Mitarbeiter*innen gut können und was sie brauchen, um gut arbeiten können. 

Wenn alle an einem Ort sind, erfolgt Führung häufig „nebenbei“. Viele Führungskräfte sind in operative Themen eingebunden und bekommen auf diese Weise viel mehr davon mit, was läuft und was nicht. Doch Sichtbarkeit und auch mögliche schnelle Rückmeldungen zwischen Tür und Angel allein sind noch kein Indiz für Nähe. 

Der Rolle als Führungskraft in virtuellen Teams gerecht werden heißt, sich Zeit zu nehmen für Führung. Kommunikation ist in der online-Zusammenarbeit noch wichtiger als bisher. Und das bedeutet zum Beispiel, sich nicht nur mit dem Team als Ganzes abzustimmen, sondern auch in regelmäßigen Einzelgesprächen per Telefon oder Video darüber zu sprechen,

• wie es dem Einzelnen geht,
• was die Mitarbeiter*innen beschäftigt,
• woran sie gerade arbeiten  

bzw. sie bei laufenden Aufgaben zu betreuen.

Wie können Führungskräfte den Herausforderungen in der Arbeit mit virtuellen Teams begegnen?

Virtuelle Teams: Keine Angst vor Kontrollverlust!

Diese Sorge ist typisch für Einsteiger in virtuelle Führung: “Was ist, wenn ich die Kontrolle verliere? Wie kann ich das vermeiden?”

Wenn man nicht mehr alle täglich sieht, erscheint diese Sorge zunächst naheliegend.

Dabei hilft es sich klar zu machen, dass man, auch wenn die Mitarbeitenden im Büro sitzen, als Führungskraft auch nicht so ohne Weiteres sehen kann, ob die KollegInnen gerade produktiv arbeiten oder eher prokastrinieren.

Insofern erfordert virtuelle Führung zunächst einen 

1. „Wandel im Kopf“
2. Eine Erhebung und regelmäßiges Feedback, was das Team wirklich braucht (von Ihnen als Führungskraft, untereinander, von der Organisation), um gut voranzukommen
3. Eine Anpassung der Abläufe und Prozesse
4. Passende Tools für die Online-Arbeit
5. Eine Gewöhnungsphasse
6. Eine Verstetigung des „Neuen“
7. Regelmäßige Reflexionen („Retrospektiven“), wie die virtuelle Zusammenarbeit läuft und wie sie weiter verbessert werden kann.

Mit der Zeit wird auf diese Weise eine Art “gelebter Kulturwandel“ daraus. 

Der regelmäßige Austausch mit dem gesamten Team über Telefon- oder Videokonferenzen und auch Einzelgespräche helfen im Übrigen dabei, das Gefühl von Kontrollverlust einzudämmen. Wenn wir feststellen, dass Arbeiten in neuen Settings funktioniert und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden, stärkt es das Vertrauen.

Und das braucht bei manchen Menschen einfach etwas mehr Zeit, die Sie sich (auch als Führungskraft) nehmen und geben sollten. 

Virtuelle Führung – Unterstützen beim Selbstmanagement

Nicht jeder kommt gleich gut zurecht damit, von zu Hause zu arbeiten. Wir erleben hier zwei Extreme:

• Auf der einen Seite diejenigen, die sich nonstop im Arbeitsmodus befinden, zu jeder Zeit ansprechbar sind und sich dabei oft selbst vergessen.
• Auf der anderen Seite diejenigen, denen die gewohnte Struktur fehlt und die sich schwertun, sich zu fokussieren.  

Hier helfen klare Regeln für die Zusammenarbeit und Absprachen zu den zu erledigenden Aufgaben.

Unterstützen Sie Ihre MitarbeiterInnen dabei, Remote-Arbeit wie einen Büroalltag zu verstehen, der eine noch transparentere Organisation braucht – für sich selbst und auch die anderen. Das heißt zum Beispiel Präsenzzeiten abzustimmen, die Kalender auch zu nutzen zum Eintragen von Pausenzeiten und wie in vielen Tools möglich, die Statusfunktion zu nutzen. Hier kann für alle sichtbar eingetragen werden, dass ich gerade Pause mache oder Fokus Zeit einplanen, in der ich konzentriert an einem Thema arbeite.

Virtuelle Führung: Worauf muss ich als Führungskraft besonders achten?

Wir arbeiten gerne mit dem Modell von drei Dimensionen wirksamer Führung: 

1. Sich selbst führen 
2. Menschen führen
3. Organisation führen 

Vor dem Hintergrund dieser drei Ebenen guter Führung hilft es, bei virtuellen Teams insbesondere auf folgende Dinge zu achten:

Enge Begleitung des Teams

Stärken Sie den Kontakt mit Ihren MitarbeiterInnen und planen Sie auch individuelle Gespräche ein, z.B. in Form eines wöchentlichen „Check-Ins“ für jeden Einzelnen.

In einem solchen Check-In können Führungskräfte die Kommunikation gezielt auf 3 Aspekte richten: 

1. Persönliches – Wie geht es dem/der Mitarbeiter*in
2. Berufliches – Was liegt diese Woche an und wo wird Unterstützung benötigt
3. Verbindliches – Welche Aufgaben / Absprachen werden vereinbart 

Und geben Sie darüber hinaus regelmäßig Feedback: 

• Wo steht das gesamte Team in seiner Leistung 
  (gern als Gruppen-Feedback)
• Wo steht jeder Einzelne 
  (eher in Einzelgesprächen)
• Wie erleben Sie die Zusammenarbeit 
  (beide Formate denkbar)
• Wo sehen Sie noch Verbesserungspotenzial
  (Analyse und Ableitung von Maßnahmen, z.B. in Team-Workshops)

Dabei sollten Sie stets die üblichen Feedbackregeln beachten, die wir in diesem Artikel genauer beschrieben haben.

Aufmerksam mit sich selbst

Die Aufgabe als Führungskraft aufmerksam zu sein richtet sich aber auch an sich selbst: 

• Wie geht es mir als Führungskraft selbst damit, dass wir anders miteinander arbeiten? 
• Welche Haltung habe ich zu Remote Work – lasse ich es einfach nur zu oder unterstütze ich es?
• Welche Wirkung hat meine Haltung auf mein Team?

Vertrauen aufbauen

Vertrauensvorschuss hilft 

Vertrauen Sie darauf, dass es funktioniert und dass alle von den Erfahrungen der neuen virtuellen Zusammenarbeit im Team profitieren werden.

Natürlich wird nicht gleich alles reibungslos funktionieren. Aber auch hier gilt: “Übung macht die Meisterin“. Vertrauen Sie auf die Entwicklungskräfte im Team. Lassen Sie los, ohne Ihre Mitarbeiter*innen allein zu lassen. Begleiten Sie Ihr Team angemessen.

Kontrolle und Orientierung

Je weniger direkte Kontrolle möglich ist, desto nötiger sind klare Leitplanken.

Formulieren Sie klar: Welche Erwartungen haben Sie bezüglich 

• Ergebnissen
• Ergebnisqualität
• Liefertreue
• Prozessqualität (Wie werden Abläufe eingehalten?)

Kommunizieren Sie diese Punkte klar und – viel besser – entwickeln Sie diese Punkte gemeinsam mit Ihrem Team. Das wäre dann zugleich auch ein „kleiner interner Teamentwicklungs-Prozess“. 

Erfahrungsaustausch organisieren, kontinuierlichen Verbesserungsprozess etablieren

Sorgen Sie mit dafür, dass das Teamgefühl nicht verloren geht und etablieren Sie regelmäßig einen sozialen Austausch, kombiniert mit einen kontinuierlichen Erfahrungsaustausch:

• Wie geht es in der virtuellen Zusammenarbeit, 
• Was funktioniert gut
• wo müssen womöglich noch Anpassungen vorgenommen werden. 

Auch persönliche Begegnungen sollten ganz gezielt unterstützt und geplant werden. Passende Formate und Methoden dazu gibt es auch für den digitalen Raum. Dazu eignen sich zum Beispiel

1. “check-ins” zu Beginn eines jeden virtuellen Meetings
2. und zusätzlich auch virtuelle Team-Treffen als Ersatz für den “Plausch vor dem Kaffeeautomaten” oder dem Gespräch beim Mittagessen.

Virtuelle Führung: Ablaufprozesse & Tools etablieren

Sprechen Sie gemeinsam mit dem Team ganz klar ab, welche Vereinbarungen und Regeln Sie miteinander treffen wollen. 

Häufige Themen dabei sind z.B.: 

• Tagesstruktur: Machen wir ein kurzes gemeinsames Online-Auftaktmeeting? Welche Zeitfenster planen wir für Meeting-freie Phasen ein?
• Erreichbarkeit: Wie planen wir unsere Arbeitsphasen und machen für andere sichtbar, dass wir gerade nicht verfügbar sind (z.B. weil wir konzentriert an etwas arbeiten oder Pause machen)? 
• Kommunikationskanäle: Welche Wege und Tools oder Plattformen nutzen wir für unsere Zusammenarbeit und den Austausch? Hier ist weniger oft mehr – bei der immer noch größer werdenden Anzahl von Möglichkeiten hilft es, sich zu fokussieren und das zu nutzen, was für das Team gut funktioniert.
• Reaktionszeiten: Innerhalb welcher Zeiträume erwarten wir Rückmeldungen (z.B. wenn Chats genutzt werden)?

Die Klarheit darüber, was gemacht werden muss, mit welcher Zielsetzung, wer genau welche Aufgaben übernimmt und wie wir uns über den Fortschritt auf dem Laufenden halten, bekommt in remote Teams eine noch höhere Bedeutung, damit auch auf Distanz effizient miteinander gearbeitet werden kann. 

Dazu braucht es

• Benutzbare Tools, die in der Handhabung Spaß machen
• Klare Absprachen
• Regelmäßige Reviews, um die bestehenden Prozesse weiter zu verbessern.

Virtuelle Teamarbeit: Seien Sie Vorbild 

Halten Sie sich an die Verabredungen zur virtuellen Zusammenarbeit:, die Sie gemeinsam mit dem Team verabredet haben.

Melden Sie sich zum Beispiel aktiv im Kalender oder im Chat für ein paar Stunden ab, um konzentriert zu arbeiten oder in ein Meeting zu gehen und versuchen Sie nicht, jemanden während der vereinbarten Pausenzeiten zu erreichen. Wenn Sie selbst ein gutes Vorbild sind, senden Sie wichtige Signale ins Team.

Dann wird es Ihren MitarbeiterInnen z.B. leichter fallen, auch aktiv einmal eine „Bitte nicht stören“-Funktion zu nutzen.

Welche Chancen liegen in der Remote Arbeit? 

Remote bzw. digitale Zusammenarbeit ist nicht nur eine kurzfristige Antwort auf Ausnahmesituationen wie Covid 19. Mehr und mehr Unternehmen machen „remote Work“ zu einer neuen Spielart der Zusammenarbeit und auch zu einem Baustein ihrer Personalbindung. 

Die neuen technischen Möglichkeiten, passende online-Tools und angepasste Regeln der Zusammenarbeit können zu einen echten Kulturwandel führen: 

• Veränderte Arbeitsabläufe und Techniken können für eine höhere Transparenz sorgen: Wer arbeitet gerade woran und wo stehen wir aktuell in der Bearbeitung von Aufgaben.
• Die Verknüpfung von synchronen und asynchronen Arbeitsphasen bietet die Chance eines agileren Vorgehens, auch für „nicht agile“ Teams. Iterationsschleifen unterstützen das gemeinsame Bearbeiten von Themen und das Denken und Handeln in kleinen Schritten. 
• Online Tools erleichtern auch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und das Bilden von kurzfristigen „task forces“. Nicht nur das eigene Team kann Zugriff auf Dateien oder interne Diskurse gewährt werden, sondern auch SpezialistInnen aus anderen Bereichen. Somit werden die Tools der „Remote Arbeit“ zum „Ermöglicher“ und Beschleuniger Silo-übergreifender Kollaboration. 
• Mit entsprechenden Regeln kann remote Arbeit auch dem verbreiteten Wunsch vieler Mitarbeitenden nach örtlich und zeitlich flexibler Arbeitszeit entsprochen werden. Das sorgt für Personalbindung und kann darüber hinaus das „Wir-Gefühl“ im Team stärken. 

Checkliste: Erfolgreich arbeiten in remote Teams 

Hier eine Zusammenfassung, was es für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht:

Passende Online-Tools

Inzwischen gibt es eine Vielzahl von komfortablen und ausgeklügelten Kollaborations-Tools für effiziente Online-Zusammenarbeit, unter anderem für

• Projektmanagement
• Diskussion und Kollaboration
• Datei-Management und -Freigabe
• Abstimmung und Meinungsbildung
• Visualisierung und Zusammenarbeit bei Online-Meetings
• Video-Plattformen für die unterschiedlichsten Gruppengrößen und Arbeitsformate
• … etc.

Einige Tools funktionieren besser als andere. Wenn Sie Ihre Tools frei wählen können, können Recherche und Vergleich durchaus etwas Zeit beanspruchen. Die investierte Zeit wird sich jedoch doppelt und dreifach auszahlen, wenn die Tools am Ende gut zu Ihren Anforderungen passen und Ihr Team später damit gut arbeiten kann. 

Funktionierende Technik

Wer in seiner Arbeit auf die digitale Kommunikation angewiesen ist, muss sich auf eine funktionierende und funktionale Technik sowie stabile, breitbandige Netzwerkverbindungen verlassen können. Sonst kann das Team nicht wirklich zusammenarbeiten und der Frust und Ablehnung unter den Mitarbeiter*innen steigt schnell. 

Klare Ziele und neue Regeln

Klare Ziele und Regeln sind die Grundlage für eine funktionierende Zusammenarbeit. Erfolgreiches Arbeiten in Remote Teams braucht neue Regeln, z.B. mit Blick auf 

• Tagesstrukturen, 
• Erreichbarkeit
• Plattformen zum Austausch 
• und Abläufe bei der Zusammenarbeit
• Ziele und Ergebnisqualität

Vertrauen und Feedback

Zusammenarbeit auf Distanz erfordert mehr eigenverantwortliches Handeln, das von der Führungskraft unterstützt werden muss. Ein regelmäßiger Blick darauf, was gut funktioniert und was noch besser klappen kann, hilft die Zusammenarbeit im gesamten Team unter Remote-Bedingungen zu stärken.

Raum für informellen Austausch

Wenn das Gespräch auf dem Flur oder in der Kaffeeküche fehlt, dann braucht es einen virtuellen Raum dafür.

• Eine gemeinsame Chat-Gruppe, in der es bewusst nicht um Fachliches geht, kann hier den richtigen Raum bieten.
• Bei Video- oder Telefonkonferenzen sollten zu Beginn stets mit einem strukturierten “check-in” beginnen als Ersatz „für das ungeplante Gespräch auf dem Flur“ eingeplant werden.
• Auch regelmäßige Team-Treffen sorgen für stärke Kohäsion-Kräfte und Zusammengehörigkeitsgefühl.

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