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Methode Open Space: Ausführliche Methodenbeschreibung mit praktischen Downloads
Open Space Methode: 47 Praxistipps zur Vorbereitung

Open Space Methode: 47 Praxistipps zur Vorbereitung

Die Open Space Methode ist ein ein Konferenzformat, um in großen bis sehr großen Gruppen innerhalb von kurzer Zeit komplexe Fragestellungen zu bearbeiten und zu handlungsorientierten Ergebnissen zu kommen. Die Tagesordnung wird auf Open Space Konferenzen von den Teilnehmern selber erstellt. Jeder hat die Möglichkeit, seine Themen und Fragestellungen einzubringen. Ein  vielfach erprobter und bewährter Ablauf sorgen für  einem stabilen und verlässlichen Rahmen und handlungsrelevante Ergebnisse. 

Die Praxis zeigt jedoch: Wenn Open Space Konferenzen falsch durchgeführt werden,  erleben Teilnehmer der Open Space Methode dies als frustrierende Workshop-Erfahrung. Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über alle Aspekte zur Vorbereitung und Durchführung von Open Space Konferenzen und gibt insgesamt 47 praxiserprobte Durchführungstipps für jede Phase einer Open Space Veranstaltung.

 

Open Space Methode: 47 Praxistipps zur Vorbereitung

 

 

Ablauf einer Open Space Konferenz

Eine Open Space Veranstaltung besteht am Tag der Durchführung aus folgenden Einzelschritten:

  1. Einführung
  2. Anliegensammlung
  3. Marktplatz
  4. Gruppenarbeitsphasen
  5. Sharing
  6. Maßnahmenplanung
  7. Abschluss
  8. Dokumentation

 

Um die Qualität und nachhaltige Wirkung der Veranstaltung sicher zu stellen, sollte es vorher stets einen ausführlichen Vorbereitungsprozess mit dem Auftraggeber geben.

 

 

Einführung in die Methode Open Space

Das Wesen von Open Space Workshops liegt darin, dass die Teilnehmer selber die Themen bestimmen und selbständig für die Ergebnisse des Workshops verantwortlich sind. Wenn das Rahmenthema der Open Space den Nerv der Teilnehmer trifft, die Rahmenbedingungen stimmen und ausreichende Ressourcen zur Umsetzung der Ergebnisse bereit stehen, sind hohes Engagement der Teilnehmer und handlungsorientierte Ergebnisse sehr wahrscheinlich.

Die Methode Open Space basiert also auf Eigenverantwortung und Selbstorganisation der Teilnehmer. Es liegt in der Verantwortung der Open Space Moderation, für stabile und verlässliche Rahmenbedingungen zu sorgen. Dazu gehört auch eine ausführliche Erklärung der Methode Schritt für Schritt.

Zu Beginn

  • schaffen wir ein Bewusstsein in der Gruppe, wer anwesend ist, wie viel Erfahrung unter den Teilnehmenden vorhanden ist und welche Ressource sich die Gruppe sein kann
  • geben wir einen Überblick über den Gesamtablauf und erklären die einzelnen Schritte im Detail, damit alle Anwesenden wissen, was Sie erwartet
  • erklären wir die 4 Prinzipien, 2 Erscheinungen und 1 Gesetz des Open Space
  • geben wir Hinweise auf die nötige Infrastruktur: Wo ist was? Wozu dient die Anliegenwand, wie bringt man Themen ein, was sind Dokumentationsbögen und was passiert mit ihnen, wie werden die Ergebnisse aus der Gruppenarbeit am Ende zusammen geführt, wie entsteht ein Maßnahmenplan, wo sind Toiletten, wozu dient die Redaktionszentrale, etc.

Die Teilnehmer sitzen dabei im Kreis. Der Kreis symbolisiert, dass alle gleichberechtigt teilnehmen.

 

Durchführungstipps:

  • Der Open Space Moderator geht bei der Einführung im Kreis herum, spricht in alle Richtungen und ist somit für alle gleich präsent und gut sichtbar.
  • Eine Vorlage zur Anmoderation gibt es zum Herunterladen unter „Download“.

 

Anliegensammlung in der Open Space Konferenz

Open Space Methode: 47 Praxistipps zur VorbereitungGleich nach der Einführung gibt es einen besonders spannenden Moment für die Teilnehmer: Wer hat welche Anliegen, wie werden die Anliegen formuliert, wer übernimmt Verantwortung für welche Themen? Wir erklären und demonstrieren das Einbringen der Anliegen Schritt für Schritt und tragen anschließend Sorge dafür, dass alle Teilnehmer ihre Themen einbringen können. Bei großen Veranstaltungen stehen Assistenten bereit, und bieten Hilfestellung beim Anbringen der Themenpapiere an der Wand an.

Das geht ganz einfach:

  1. Wer ein Thema einbringen möchte, geht in die Mitte des Kreises und formuliert sein Anliegen auf einem vorbereiteten Stück DIN A3 Papier (siehe Durchführungstipps)
  2. Der Teilnehmer stellt sein Anliegen kurz vor, hält dabei seine schriftliche Formulierung in die Höhe und erläutert kurz, welches Ziel sein Thema hat und in welchem Kontext es steht.
  3. Dann geht er an die „Anliegenwand“, sucht sich eine Uhrzeit und einen „Arbeitsraum“ für sein Thema und befestigt sein Anliegen in einer Art überdimensionierten „Stundenplan“ (wandhohe Tabelle, die darüber Auskunft gibt, welches Thema wann wo stattfinden wird) und setzt sich zurück auf seinen Platz. Der nächste Teilnehmer ist dran.

 

Wenn für folgende Rahmenbedingungen gesorgt ist, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmenden das Thema des Open Space zu ihrem Thema machen und sich und ihre Anliegen in den Prozess einbringen:

  • Das richtige Thema wählen: Wenn die Gelingensbedingungen im Vorbereitungsprozess eingehalten wurden (siehe unten), sollte die Relevanz der Open Space „Überschrift“ (Rahmenthema) dafür sorgen, dass genügend Motivation und Mut vorhanden ist, um sich zu beteiligen
  • Einladende Atmosphäre und Bedingungen schaffen: Eine perfekte Infrastruktur, geeignete Räumlichkeiten, eine liebevolle Raumgestaltung, ausreichend Orientierung für die Teilnehmenden
  • Ein erfahrenes und professionelles Moderations- und Helferteam engagieren

 

Durchführungstipps:

  • Zur besseren Orientierung gestalten wir die Anliegenwand so, dass sie in ihrer Gesamtheit eine klare optische Struktur hat („Stundenplanprinzip“) und sich farblich etwas vom Untergrund der restlichen Wand abhebt.
  • Es wird von den Teilnehmern als hilfreich und einladend empfunden, wenn flache Kissen in der Mitte liegen, um das Knien auf der Erde für alle angenehmer zu machen.
  • Die Teilnehmer befestigen ihre Anliegen selbständig an der Anliegenwand. Mitglieder des Helferteams stehen im Hintergrund bereit, um zu helfen, wenn Teilnehmer unsicher sind, wo und sie ihre Plakate befestigen sollen. Hier gilt einmal mehr der Grundsatz: Das Helferteam ist präsent, aber unsichtbar. Wir fördern in jeder Phase des Open Space die Selbstorganisation der Teilnehmer.
  • Es hat sich bewährt, die Befestigungsnadeln für die Anliegenplakate in kleinen markierten Arealen auf der Anliegenwand zu befestigen. Damit sind sie schnell für die Teilnehmer erkennbar. Wir benutzen dafür farbige Post-Ist, auf denen wir jeweils ca. 50 Nadeln aufstecken.
  • Für die „Plakate“, auf denen die Anliegen formuliert und an die Anliegenwand geklebt werden, benutzen wir kräftiges DIN A3 Papier (90 oder 120 gr), vorzugsweise in gelb oder beige. Teilnehmer sollten groß schreiben können, damit auch die Kollegen, die weiter weg sitzen, die Anliegen aus einiger Entfernung noch entziffern können.
  • Die Anliegenwand kann aus Pinnwänden bestehen. In unserer Open Space Praxis setzen wir jedoch mehr und auf große Wandflächen, die wir entsprechend kennzeichnen. Bewährt hat es sich, den Untergrund mit mehreren Metern Endlospapier von der Plotter-Rolle zu hinterlegen, um die Anliegenwand optisch von dem restlichen Untergrund abzuheben und somit auch ihre zentrale Rolle in einer Open Space Veranstaltung zu unterstreichen.
  • Berechnungsbeispiel für die Größe der Anliegenwand: Für einen Open Space an einem Tag Zeit ergeben sich maximal drei Gruppenarbeitsphasen. Bei 550 Teilnehmern rechnen wir mit ca. 80-90 Anliegen und einer entsprechenden Anzahl von Arbeitsgruppen. Die Anliegenwand müsste also so dimensioniert sein, dass pro Gruppenarbeitsphase bis zu 30 Plakate an die Anliegenwand passen. Bei kleineren Gruppen und weniger Arbeitsgruppen kann man zum Anpinnen und Sortieren der Anliegenplakate Pinnwände benutzen. Bei 30 Anliegen pro Arbeitsphase würden allerdings insgesamt zu viele Pinnwände benötigt. In solchen Fällen nutzen wir lieber lange und hohe Wandflächen. Auf diese Weise lassen sich mehrere „Anliegenplakate“ übereinander statt nebeneinander aufhängen, was zur Übersichtlichkeit beiträgt.

 

Marktplatz-Phase

Irgendwann ebbt der Strom der Interessenten ab, es scheinen zunächst alle brennenden Themen formuliert zu sein. Wir bitten nun alle Teilnehmer, aufzustehen und sich an der Themenwand einen Überblick zu verschaffen, an welchen Arbeitsgruppen sie teilnehmen möchten und sich mit bereitstehenden Finelinern einzutragen.

Nun kann es passieren, dass manche an Gruppen teilnehmen, die sich zeitlich überschneiden. Dazu dient der „Marktplatz“: Dies ist die Gelegenheit, mit den Themenverantwortlichen und anderen Teilnehmern zu verhandeln, ob sich einige Workshops auf andere Zeiten verschieben lassen.

Regelmäßig machen Teilnehmer auch den Vorschlag, mehrere Gruppen zusammenzulegen, die aus ihrer Sicht thematisch verwandt sind. Wir sind hier in unserer Open Space Praxis eher zurückhaltend und ermutigen die „Themenverantwortlichen“ dazu, die Unterschiede zwischen den thematischen Ansätzen deutlich zu benennen und auf diesem Wege selber zu reflektieren, ob ein „Zusammenlegen“ sinnvoll erscheint oder nicht.
Durchführungstipp:

  • Wir basteln kleine „Papiergefäße“ und hängen diese zwischen die Blätter direkt an die Anliegenwand, damit die Stifte direkt ins Auge fallen und sich die Teilnehmer nicht bücken müssen.
  • Nach unserer Erfahrung wird diese Phase von den Teilnehmern desto weniger in Anspruch genommen, je größer die Teilnehmergruppe ist. Bei Gruppen ab 100 Personen lassen wir diese Phase üblicherweise aus, da sich gezeigt hat, dass ab einer gewissen Teilnehmeranzahl die vielen Einzelinteressen nicht mehr zu koordinieren sind.

 

 

Gruppenarbeitsphase

Die Arbeitsgruppen bilden das „Herzstück“ des Open Space. Hier wird die eigentliche inhaltliche Arbeit geleistet. Die Gruppen arbeiten autonom und ohne externe Moderation. Sofern die Gruppe einen Moderator braucht, sucht sie sich ihn aus dem Kreise der Teilnehmer. Meist übernehmen die „Themengeber“ die Rolle des Moderators, dies ist aber keine Pflicht. Auch die Themengeber können ihre Gruppen verlassen und sich entscheiden, „Hummeln“ oder „Schmetterlinge“ sein (siehe: Die zwei Erscheinungsformen des Open Space).

Einführung, Anliegensammlung und „Marktplatz“ dauern je nach Gruppengröße zwischen 40 und 90 Minuten. Nun arbeiten die Gruppen in den vorher ausgehandelten Zeitslots in ihren jeweiligen „Arbeitsräumen“. Üblicherweise dauert jede Gruppenarbeitsphase eine Stunde. In einem eintägigen Open Space lassen sich ca. 3x1h  Gruppenarbeitsphasen unterbringen, wenn abschließend noch eine Maßnahmen- oder Projektplanung erfolgen soll.

Nach jeder Gruppenarbeitsphase füllt sich die Dokumentationswand ein bisschen mehr. Hier hängen die Ergebnisse der einzelnen Arbeitsgruppen komprimiert in einseitigen „Dokumentationsbögen“ zur Ansicht aus. Je weiter die Open Space Konferenz voranschreitet, desto mehr Teilnehmer finden sich vor der Dokumentationswand ein, um die Arbeitsergebnisse aus den anderen Gruppen zu studieren.

 

Durchführungstipps:

Während der Gruppenarbeitsphase stehen Helferteam und Moderatoren für Fragen zur Verfügung. Unsere Hauptaufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass

  • genügend Arbeitsmaterialien in den Arbeitsräumen vorhanden sind und bei Bedarf „aufgefüllt“ werden,
  • die „Arbeitsräume“ nach jeder Arbeitsphase aufgeräumt und für die nachfolgende Gruppe wieder hergerichtet werden,
  • die Dokumentationsblätter eingesammelt, archiviert, nummeriert und vor allem auf DIN A3 hochkopiert und schnellstmöglich an die Dokumentationswand gehängt werden,
  • bei größeren Veranstaltungen Ansprechpartner für Catering, Lieferanten, Licht- und Tontechnik und andere Fragen der Infrastruktur zu sein und den Kontakt zur Haustechnik zu halten,
  • der Arbeitsrahmen für die Teilnehmer jederzeit stabil bleibt.

 

Lese- und Ergänzungsphase

Wenn alle Arbeitsgruppen ihre Workshops beendet haben, beginnt die „Lese- und Ergänzungs“-Phase.  Nun versammeln sich alle Teilnehmer vor der Dokumentationswand, vielleicht mit einem Snack vom „pausenlosen Pausenbuffet“, und studieren die Ergebnisse der anderen Arbeitsgruppen. Je nach Gruppengröße dauert dies in der Regel 20-45 Minuten.

Neben den Dokumentationsbögen hängen nun auch „Ergänzungsblätter“. Diese geben den Teilnehmern die Möglichkeit, die Ergebnisse der anderen Gruppen zu kommentieren und um eigene Sichtweisen oder weiterführende Vorschläge zu ergänzen. Somit werden die Erkenntnisse aus den einzelnen Arbeitsgruppen vernetzt und im Rahmen eines konstruktiven Austausches die inhaltlichen Fäden weiter „gesponnen“.

 

Durchführungstipps:

  • Die Dokumentationswand sollte an einem zentralen, möglichst kommunikativen Ort hängen. Dies fördert die Vernetzung von Wissen und den Austausch unter den Teilnehmern. Wir bevorzugen einen Ort nahe dem „pausenlosen Pausenbuffet“/Catering.
  • Vor der Wand sollte genügend Platz sein, damit auch bei größerem Andrang alle ohne Mühe die Ergebnisse studieren können.
  • Auch hier hängen wir die notwendigen Stifte in kleinen „Stiftboxen“ aus Papier an die Wand. Dies erhöht nach unserer Erfahrung die Feedback-Frequenz auf den Ergänzungsblättern.
  • Schon beim Aufhängen der Dokumentationsbögen empfiehlt es sich, genügend Platz für die Ergänzungsblätter (Din A4) zu lassen.

 

Vorhabenplanung

Open Space: Handlungsplanung.

Nicht alle, aber viele Open Space Veranstaltungen haben zum Ziel, am Ende ganz konkrete Maßnahmen zu beschließen. Diese letzte Phase gewährleistet, dass aus den einzelnen Arbeitsgruppen und ihren Ergebnissen Initiativen entstehen können, die den Transfer der Erkenntnisse und Ideen aus dem Open Space in den Arbeitsalltag gewährleisten.

Das Bild ist ähnlich wie zu Beginn: Für die Maßnahmenplanung sammeln sich alle Teilnehmer wieder im Kreis. In der Mitte liegen abermals Kissen oder Teppich zum Knien, DIN A3 Kartonbögen und Stifte kreisförmig bereit.

Die Open Space Moderation fragt die Teilnehmer: „Wer möchte jetzt und hier welche Initiativen starten, um das, was Sie heute hier gemeinsam erarbeitet haben, auf den Weg zu bringen und um sicher zu stellen, dass die vielen guten Ideen von heute auch umgesetzt werden?“

Die Teilnehmer kommen in die Mitte, schreiben das Thema ihres Vorhabens auf ein Blatt Papier und stellen ihre Initiative kurz dem Plenum vor und setzen sich zunächst wieder auf ihren Platz.

Rund um den Kreis stehen Flipcharts oder Pinnwände bereit. Wenn sich keiner mehr mit einem weiteren Vorhaben meldet, bittet der Open Space Moderator die Initiativgründer, sich mit ihrem Schild an eine der bereitgestellten Wände zu begeben. Der Moderator sagt dann zu den anderen Teilnehmern: „Sie sehen jetzt hier rund um den Kreis die Vorhaben, die heute hier als Folge dieser Open Space Konferenz umgesetzt werden sollen. Wenn Sie eine der Vorhaben unterstützen möchten, begeben Sie sich bitte zu der entsprechenden Gruppe und treffen Sie ganz konkrete Vereinbarungen. Wann treffen Sie sich wo, um die nächsten Schritte zu besprechen? Wir empfehlen: Machen Sie das so konkret wie möglich, das erhöht die Chance, dass ihre Initiative wirklich startet. Sollten Sie sich mehreren anschließen wollen, so ist das natürlich sehr erwünscht. Sie haben auch dafür jetzt ausreichend Zeit.“

Die meisten Teilnehmer werden sich nun einer oder mehreren Initiativen zuordnen, ihre Kontaktdaten, Ort und Zeit des ersten Treffens aufschreiben und eine zentrale Kontaktperson benennen.

 

Durchführungstipps:

  • An den Pinnwänden bzw. Flipcharts hängen „Vorhabenblätter“ (siehe unter „Download„). Mit entsprechenden Feldern zum Ausfüllen. Dieses Vorhabenblatt wird Teil der Open Space Dokumentation.
  • Geben Sie genügend Zeit, damit sich die Teilnehmer organisieren können, auch für den Fall, dass einige in mehreren Initiativen mitarbeiten möchten. Je nach Gruppengröße empfehlen wir für diesen Schritt 25-45 Minuten.
  • Sorgen Sie dafür, dass genügend Stifte bereit stehen. Dafür können Sie auch wieder die „Stifthalter“ aus der Eröffnung oder der Sharing-Phase benutzen.
  • Die Pinnwände oder Flipcharts sollten mit ausreichend frischem Papier ausgerüstet sein.
  • Materialkalkulation: Sie können hier Pinnwände benutzen, die in den Arbeitsgruppen oder zur Visualisierung der Regeln und Prinzipien des Open Space benutzt wurden.

 

Abschluss

Nachdem die Initiativen ihre Vereinbarungen getroffen haben, versammeln sich alle noch einmal zur Abschlussrunde im Open Space-Kreis. Die Open Space Moderation lädt ein: „Wer möchte jetzt noch etwas sagen zum heutigen Tag? Was nehmen Sie mit, wie haben Sie den Verlauf empfunden, was gehört noch gesagt?“ Bei großen Veranstaltungen steht ein Mikrophon bereit und die Teilnehmer werden gebeten, in den Kreis zum Mikrofon zu kommen, damit Sie von allen gehört werden können.

In der Regel wird auch diese Gelegenheit zum Austausch rege genutzt. Die Spannbereite der Statements reicht von unterstützender Zustimmung bis kritischer Auseinandersetzung mit dem Kontext, in dem die Veranstaltung steht, Reflexion der Dynamik des Tages, und auch einzelne Beteiligtengruppen (Betriebsrat, Geschäftsführung, Teamleitung, Bereichsleitungen, Bürgergruppen….) melden sich hier oft zu Wort, um ihre Bewertung und Einschätzung des Verlaufs und der Ergebnisse  mit der restlichen Gruppe zu teilen.

Gemäß dem Open Space Prinzip „Vorbei ist vorbei, nicht vorbei ist nicht vorbei“ ist der Open Space beendet, wenn alles gesagt scheint. Die Moderatoren verabschieden sich, wünschen gutes Gelingen bei der Umsetzung – und haben nun meist noch einige Stunden Arbeit vor sich, den Raum wieder in den Ursprungszustand zu versetzen, das Material einzusammeln sowie – ganz wichtig! –  alle Arbeitsergebnisse in der Redaktionszentrale zu ordnen und für die digitale Dokumentation zu sichern.

Durchführungstipp:

  • Eine ständig besetzte und gut strukturierte Redaktionszentrale stellt sicher, dass keine Arbeitsergebnisse verloren gehen. Siehe dazu auch das spezielle Kapitel zum Thema „Redaktionszentrale“.

 

Dokumentation

In der Dokumentation sind alle Teilergebnisse der Open Space Konferenz enthalten:

  • Dokumentationsbögen aus den Arbeitsgruppen
  • Ergänzungsblätter aus dem „Sharing“
  • Vorhabenblätter

Nicht enthalten sind die Flipchart-Blätter oder Neuland-Moderationskarten aus den Arbeitsgruppen. Diese werden im Archiv gesammelt und dem Auftraggeber zur weiteren Verwendung übergeben. Sie sind nicht Bestandteil der Dokumentation, da sie oftmals alle durchlaufenen Prozessschritte wiedergeben, während die Dokumentationsbögen eine Zusammenfassung der Ergebnisse liefern.

 

Durchführungstipps:

  • Wir halten alle Dokumentationsbögen mit starken „Muhli“-Klammern zusammen und markieren nach bewährtem Kai-Zen Prinzip für diesen Ordner einen gut sichtbaren Ablageort in der Redaktionszentrale.
  • Bis vor einigen Jahren haben wir die Dokumentationen für alle Teilnehmer fotokopiert und zur Abschlussrunde ausgeteilt. Aufgrund von ökologischen Erwägungen und vermehrten Wunsch vieler Teilnehmenden sind wir inzwischen dazu übergegangen, die Dokumentation digital als pdf zum Download zur Verfügung zu stellen. „Holzintensive“ Dokumentationen erstellen wir nur noch auf besonderen Wunsch des Auftraggebers.

 

Zeitbedarf und Beispielhafter Ablauf

Zur bessere Orientierung hier zwei beispielhafte Abläufe aus unserer Open Space Praxis:
Open Space, 1 Tag, 3 Arbeitsgruppenphasen, mit „Impulsvortrag“ zu Beginn, 35 Teilnehmer

9.00            Begrüßung, Übersicht
9.30            Impulse des Abteilungsleiters
10.30           Fragen aus dem Plenum
11.00           Einführung in Methode, Anliegensammlung
12.00           Gruppenarbeit Runde 1
13.00           Mittagspause
14.00           Gruppenarbeit Runde 2
15.00           Gruppenarbeit Runde 3
16.00           Sharing/ Sichten der Ergebnisse
16.30           Maßnahmenplanung, Abschluss

 

 

Open Space, 1 Tag, 4 Arbeitsgruppenphasen, 200 Teilnehmer

8:45            Pause
9:00            Begrüßung
9:15            Einführung in den Open Space
9:30            Einbringen der Anliegen - Marktplatz
10:00           1. Arbeitsgruppenphase
11:00           2. Arbeitsgruppenphase
12:45           3. Arbeitsgruppenphase
13.45           4. Arbeitsgruppenphase
14:45           Sharing/Vernissage der Arbeitsergebnisse
15:15           Reflektionsphase
15:45           Handlungsplanung
16:45           Abschlussrunde

 

 

Open Space, 3 Tage, 6 Arbeitsgruppenphasen, 400 Teilnehmer

Tag 1

16:00          Eröffnung des open space durch Hans-Georg Wicke
16:05          Einführung in das Verfahren durch Michael M Pannwitz
16:45          Gruppenarbeitsphase
18:00          Gruppenarbeitsphase
19:15          Abendrunde und weitere Anliegen
19:30          Abendessen

 

Tag 2

8:30           Pause, Ankommen, Kaffee
9:00           Morgenrunde und Anliegen
9:15           Gruppenarbeitsphase
11:00          Gruppenarbeitsphase
13:30          Gruppenarbeitsphase
15:15          Gruppenarbeitsphase
17:00          Ergänzungsrunde
17:45          Abendrunde
18:00          Abendessen

 

Tag 3

8:30           Pause, Ankommen, Kaffee
9:00           Morgenrunde und Verlauf
9:15           Sharing der Ergebnisse
10:00          Handlungsplanung
12:00          Abschlussrunde
12:30          Schluss der Open Space Tagung

 

 

Erscheinungsformen, Gesetzmäßigkeiten und Haltung im Open Space

 

4 Regeln, 2 Erscheinungsformen und 1 „Gesetz“

Es dürfte bereits hinreichend deutlich geworden sein: Das Open Space Verfahren setzt auf Freiwilligkeit und Selbstorganisation. Aus diesem Grundsatz haben sich im Laufe der Open Space Praxis Regeln, „Gesetze“ und Erscheinungsformen entwickelt, die zum tieferen Verständnis des Wesens von Open Space Konferenzen wesentlich sind.

 

Die Open Space Regeln

  1. Die da sind, sind genau die Richtigen. Es macht wenig Sinn, an diejenigen zu denken, die nicht teilnehmen oder gerade in anderen Arbeitsgruppen engagiert sind. Nur die, die da sind, haben ausreichend Energie zur Teilnahme aufgebracht und sind bereit, ihre Zeit und Kraft in das Thema des Open Space zu investieren. Das weist sie aus als die Richtigen.
  2. Was auch immer geschieht: Es ist das Einzige, das geschehen konnte. Auf Open Space Veranstaltungen hat jeder die Chance, sich nach seinen Möglichkeiten einzubringen und Teil des Ergebnisses zu werden. Alles, was anders hätte sein können, ist jedoch nicht geschehen und daher für den Moment der Veranstaltung bedeutungslos. Wir laden die Teilnehmer dazu ein, sich auf das zu konzentrieren, was sie miteinander diskutieren, planen und tatsächlich auf den Weg bringen können.
  3. Es fängt an, wenn die Zeit reif ist. Es kann immer passieren, dass Mitglieder einer Arbeitsgruppe früher erscheinen oder einzelne erst später dazu kommen. Wichtig ist nicht unbedingt Pünktlichkeit, sondern vor allem der Zeitpunkt, an dem genügend Energie in der Arbeitsgruppe vorhanden ist, um wirklich gemeinsam zu arbeiten. Das kann auch bedeuten, dass Arbeitsgruppen früher Schluss machen, wenn sie das verabredete Thema bereits hinreichend bearbeitet haben, oder länger arbeiten, sofern gegen Ende eine spannende Diskussion entsteht.
  4. Daraus leitet sich auch das vierte Prinzip ab: Vorbei ist vorbei – nicht vorbei ist nicht vorbei.

Das Gesetz der zwei Füße

Das „Gesetz der zwei Füße“ ist zentraler Ausdruck des Prinzips der Selbstverantwortung der Teilnehmer und der Freiwilligkeit der Teilnahme. Wenn ein Thema für einen Teilnehmer nicht mehr ergiebig ist, ist es ausdrücklich erlaubt, sogar erwünscht, die Gruppe mit seiner Abwesenheit zu beehren. Jeder sollte nur so lange in Arbeitsgruppen verweilen, so lange er/sie es für sinnvoll erachtet und etwas beitragen kann.

Dieses Gesetz kann auch dazu genutzt werden, Vielredner und Selbstdarsteller in ihre Schranken zu weisen – aber das ist nach unserer Erfahrung auf den allerwenigsten Veranstaltungen nötig.

 

Hummeln und Schmetterlinge

Wenn Teilnehmer das „Gesetz der zwei Füße“ anwenden und ernst nehmen, kann dies zu zwei typischen Erscheinungsformen auf Open Space Veranstaltungen führen, die wir metaphorisch „Hummeln“ und „Schmetterlinge“ nennen.

„Hummeln“ flattern von Gruppe zu Gruppe und bilden eine Brücke zwischen den Themen durch häufige Gruppenwechsel. Sie „befruchten“ dabei die Arbeitsgruppen wie Hummeln ihre Blüten mit Wissen und Erkenntnissen aus denjenigen Diskussionsrunden, an denen sie vorher teilgenommen haben und tragen damit zur Vernetzung dabei.

Schmetterlinge“ flanieren und pausieren, sind häufiger am „pausenlosen Pausenbuffet“ anzutreffen und sind nur scheinbar Orte der Inaktivität. An diesen Orten kann aber wegweisendes passieren: Nicht selten stecken „Schmetterlinge“ am Buffet ihre Köpfe zusammen und diskutieren Querschnittsthemen oder werten ihre bisherigen Erfahrungen aus. Erkenntnisse aus diesen Gesprächen können dann später in andere Arbeitsgruppen einfließen.

 

Eine Finalität

Die durchlässige, aber durchdachte Architektur von Open Space Konferenzen sorgt dafür, dass sich Wissen und Erkenntnisse gut vernetzen können. Eine konstruktive und einladende Atmosphäre befördert dieses Ziel. Insofern gilt für die Teilnehmer: „Augen auf, mit Überraschungen ist stets zu rechnen“.

Haltung von Open Space Begleitern: Präsent, aber unsichtbar

Die Methode Open Space gibt den Teilnehmern Raum, die Themen zu bearbeiten, die Ihnen im Zusammenhang mit dem gegebenen Oberthema wichtig erscheinen. Open Space ist also in seiner Natur eine partizipative Methode. Der Open Space Moderator und das Helferteam sorgen demnach für einen Rahmen, in dem Selbstorganisation möglich wird. Viele Open Space Moderatoren bevorzugen daher auch den Begriff „Open Space Begleiter“ statt „Open Space Moderator“, da der Begleiter eher durch die Methode führt als dass er (oder sie) einen Diskussionsprozess „moderiert“ oder gar inhaltlich zur Konferenz beiträgt.

Open Space Moderatoren und das Helferteam sorgen dafür, dass Diskussionen entstehen und die Teilnehmer ihre Themen einbringen und in einem sicheren und stabilen Rahmen bearbeiten können. In diesem Sinne sind Open Space Moderatoren also eher „Begleiter“. Open Space Begleiter halten sich aus der Kleingruppenarbeit heraus und unterlassen es, Teilnehmer für ein bestimmtes Anliegen zu motivieren. Open Space Konferenzen sind besonders dann erfolgreich, wenn die Teilnehmer selbst Verantwortung für die Ergebnisse übernehmen. Indem wir nicht eingreifen, unterstützen wir die Selbstorganisationskräfte der Teilnehmer. Anders gesagt: Open Space Moderatoren unterstützen so viel wie nötig, aber so wenig wie nötig. Wir sind gewissermaßen „präsent, aber unsichtbar“.

 

Organisatorische Rahmenbedingungen

Open Space braucht „open space“: Licht, Luft und Raum

Open Space KreisDie Open Space Methode beruht auf einer festen Abfolge von Gruppen- und Plenumsarbeit. Für beide Arbeitsformen muss genügend Platz vorhanden sein. Wir machen immer wieder die Erfahrung, dass Großgruppenkonferenzen dann erfolgreicher verlaufen, wenn offene, helle Räume gewählt werden und diese einladend gestaltet werden.

Oft belasten große, helle und „luftige“ Räumlichkeiten das Budget mehr als übliche Tagungsräume. Wir empfehlen jedoch ausdrücklich, auch diesem Aspekt bei der Planung ihrer Open Space Konferenz Aufmerksamkeit zu widmen, auch wenn dies ein eher weicher und nicht genau messbarer Faktor für den Erfolg eines Open Space Workshops ist.

Mit der Wahl der Räumlichkeiten entscheiden Sie mit darüber, ob

  • Sich die Teilnehmer eingeladen fühlen, mitzuarbeiten
  • Alle in jeder Arbeitsphase genug Platz haben
  • Genug Raum ist, „quer zu denken“ und sich neue Ideen Raum greifen können
  • Genug Gelegenheit besteht, sich auch außerhalb der Arbeitsgruppen als „Schmetterlingsgruppe“ austauschen und neue Ideen finden und gemeinsam weiter entwickeln zu können
  • Ob die Atmosphäre von Offenheit, Spontanität und Vertrauen in den Gesamtprozess geprägt ist

 

Die Teilnehmer spüren meist sehr genau, wie viel Respekt ihnen vom Veranstalter als wertvolle Ressource entgegen gebracht wird. Diesen Respekt können sie mit der Auswahl eines geeigneten Raumes zum Ausdruck bringen.

 

 

Klare Orientierung

Wir haben bisher Open Space Veranstaltungen mit 25 bis zu 800 Teilnehmern moderiert. Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger ist eine minutiöse Vorbereitung. Je mehr Menschen in einem Raum arbeiten, desto größer kann die „kreative Energie“ sein, die in einem Raum entsteht. Wir als Open Space Moderatoren sprechen daher von dem „Feuer von Großgruppen“, das entstehen kann. Damit dieses Feuer entfacht wird und dauerhaft lodert, braucht es gute Rahmenbedingungen und klare Orientierung für die Teilnehmenden vor Ort:

 

Registrierung und Namensschilder

Für die Arbeitsatmosphäre ist es förderlich, wenn sich die Teilnehmer eines Open Space Workshops kennen lernen und mit Namen ansprechen können. Bei Veranstaltungen mit mehr als 150 Teilnehmern binden „Registrierungsstände“ Personal, das nicht immer budgetiert ist. Wir lösen diese Herausforderung, indem wir die Teilnehmer von Anfang an an die Prinzipien der Selbstorganisation gewöhnen:

Durchführungstipps:

  • In solchen Fällen drucken wir Namen, Funktion und Abteilung bzw. Herkunftsorganisation auf selbstklebende Etiketten, die man auch zum Frankieren von Briefsendungen benutzt. Die Etiketten heften wir getrennt nach Anfangsbuchstaben der Nachnamen an Pinnwände im Eingangsbereich, so dass die Teilnehmer ihren Namensaufkleber schnell auffinden können.
    Dieses Vorgehen
  • spart Material,
  • ist in der Herstellung unaufwendig, da die Klebeetiketten mit herkömmlicher Office-Software im Seriendruckverfahren mit handelsüblichen Druckern bedruckt werden können.
  • spart Personal beim „Check-in“
  • gewöhnt die Teilnehmer von Anfang an an die Prinzipien der Selbstorganisation, die zu den Grundprinzipien des Open Space gehören.

 

 

Beschriftungen und Hinweisschilder

Mit klaren optischen Signalen und einem strukturierten Rahmen versuchen wir, den Teilnehmern die Selbstorganisation so weit wie möglich zu erleichtern und ihnen Sicherheit und Orientierung zu vermitteln. Klare Hinweisschilder und Visualisierungen unterstützen die Teilnehmer bei der Arbeit.

Durchführungstipps:

Wir plotten oder malen große und gut sichtbare Plakate:

  • Die „Open Space Regeln“, „Das Gesetz der zwei Füße“, Hummel und Schmetterling, „Augen auf, mit Überraschungen ist stets zu rechnen“,
  • Hinweisschilder für WC, Redaktionszentrale, Archiv, Catering, „Raucherecke“ (draußen)
  • Mehrere Ablaufpläne, gut sichtbar in den Räumlichkeiten verteilt. Mit kleinen „Jetzt“-Pfeilen aus Pappe, die wir im Takt der Veranstaltung weiter schieben, geben wir jederzeit inhaltliche und zeitliche Orientierung.

 

Redaktionszentrale: Dokumentation und Archiv

Die Redaktionszentrale ist die organisatorische Schaltstelle für die gesamte Open Space Veranstaltung. Sie sollte gut sichtbar ausgeschildert sein, denn sie ist Anlaufstelle für Teilnehmer, Auftraggeber, Caterer und ggf. auch andere Schaltstellen wie Haustechnik, Zulieferer usw. Die Redaktionszentrale hat folgende Funktionen:

  • Archiv für Dokumentationsbögen und Ergebnisse der Arbeitsgruppen
  • Büro: Ablaufpläne, Listen, Verzeichnisse lagern hier zentral. Die Dokumentationsbögen werden hier durchnummeriert, verzeichnet, in die Dokumentationsmappe abgelegt von DIN A4 auf DIN A3 vergrößert und so schnell wie möglich an der Dokumentationswand aufgehängt
  • Materiallager: Hier gibt es Nachschub für alle Materialien, die auf dem Open Space gebraucht werden – für Teilnehmer und das Helferteam
  • Anlaufstelle: Für alle Fragen von Teilnehmern, Auftraggebern, Dienstleistern, Haustechnik
  • Koordinationszentrale: Damit alle Anliegen und auftretenden Herausforderungen koordiniert und zielgerichtet bearbeitet werden können

 

Durchführungstipps:

  • Die Redaktionszentrale sollte durchgehend besetzt sein. Handelt es sich um eine größere Veranstaltung mit vielen Helfern, sollten die Rollen und Aufgaben der Helfer klar definiert sein. Diejenigen, die in der Redaktionszentrale arbeiten wollen, müssen intensiv über die Abläufe und organisatorischen Details gebrieft sein.
  • Ordnung ist das halbe Leben – und ein wesentlicher Erfolgsfaktor, damit die Redaktionszentrale effektiv arbeiten kann. Es hat sich bewährt, 1 bis 2 Helfer exklusiv für die Arbeit in der Redaktionszentrale abzustellen und ihnen ausreichend Zeit zu geben, um sich und ihren Arbeitsort zu organisieren. Da speziell auf großen Veranstaltungen schnelles, informiertes und koordiniertes Handeln nötig werden kann, sollten die Assistenzen in der Redaktionszentrale stets über alle wichtigen organisatorischen Details informiert sein und eng mit dem Verantwortlichen für Logistik zusammen arbeiten. Bewährt hat sich nach unserer Erfahrung auch eine klare Beschilderung der Ablageorte für Archivmaterial, die Dokumentation und wichtige Durchführungsinformationen (Telefonliste, Zuständigkeiten), da diese schnell griffbereit sein müssen.
  • Wir empfehlen, Verbrauchsmaterialien in unmittelbaren Zugriff für die Teilnehmer zu halten, so dass diese sich im „Self-Service“-Verfahren mit Stiften, Papier, Pinnwandnadeln, Moderationskarten etc. versorgen können.

 

Rollenaufteilung bei Großveranstaltungen: Moderatoren, Assistenzen, Helferteam

Kleine Veranstaltungen mit bis zu 40 Teilnehmern erfordern einen wesentlich kleineren Personalaufwand als große Open Space Workshops. Bei bis zu 40 Teilnehmern reicht ein erfahrener Open Space Moderator mit einer Hilfskraft, die vor Ort eingewiesen werden kann. (siehe „Aufbau eines Open Space“).

Bei Open Space in einer Größenordnung von 600 Personen haben wir mit 2 Moderatoren, 3 erfahrenen Assistenzen und 3 Helfern erfolgreich gearbeitet. Unterstützt wurden wir in diesen Fällen beim Auf- und Abbau durch externe Dienstleister für Technik und Catering.

 

Durchführungstipps:

  • Ein guter Mix aus erfahrenen Kräften und lernbegierigen Helfern hat sich als erfolgreiches Konzept erwiesen. Eine solche Mischung empfiehlt sich aus mehreren Gründen, u.a. auch wegen der „Nachwuchspflege“.
  • Der Logistik-Aufwand bei großen Open Space Veranstaltungen ist enorm. Hier beauftragen wir regelmäßig eine bewährte Fachkraft (in unserem Jargon der „Logistikexperte“), die über hinreichende Erfahrung bei der Planung von großen Open Space Veranstaltungen verfügt. Der Logistikexperte sollte idealerweise auch die Leitung des Helferteams übernehmen. So können Fragen und auftretende Herausforderungen während der Veranstaltung am schnellsten bearbeitet und geklärt werden. Gerade bei großen Open Space Veranstaltungen mit mehren Hundert Teilnehmern sollten Moderatoren die Planung der Infrastruktur unbedingt verlässlich delegieren, denn sie werden während der Veranstaltung ihre Konzentration für den Gruppenprozess brauchen.

 

Catering: Das pausenlose Pausenbuffet

Das „pausenlose Pausenbuffet“ dient nicht nur der Verpflegung und Revitalisierung der Teilnehmer und Helfer, es dient bei zentraler Platzierung in den Veranstaltungsräumen auch als Treffpunkt und geeigneter Ort zum Austausch von Neuigkeiten. „Schmetterlinge“ und „Hummeln“ werden hier vorbei fliegen und sich über ihre Erlebnisse austauschen. Da die Vernetzung von Wissen, Ergebnissen und Erfahrungen aus den Arbeitsgruppen ein durchaus erwünschter Effekt ist, hat das „pausenlose Pausenbuffet“ also auch eine strategische Funktion für den Erfolg der Veranstaltung.

 

Durchführungstipps:

  • Als gute, sprichwörtlich „vitalisierende“ Zutaten haben sich Gemüsesticks mit Dips und Obst erwiesen. Tagungshotels sind erfahrungsgemäß nur bei expliziter Intervention von ihrem üblichen zuckerhaltigen Repertoire von Keksen und Süßigkeiten abzubringen.
  • Nicht am Catering sparen! Wessen Leib geschmeichelt wird, dessen Seele ist es meistens auch. Ein gutes Catering ist aus unserer Sicht ein wirksames Signal der Wertschätzung an die Teilnehmer. Und: Hungrige Mägen denken nicht gern!

 

Fotografieren/Recht am eigenen Bild

Auf den von uns durchgeführten Open Space Workshops achten wir auf die Wahrung der Privatsphäre. In Zeiten von sozialen Netzwerken und Suchmaschinen, die selbständig Personenprofile aus verschiedenen Quellen es Internets zusammenstellen, ist es nicht allen Teilnehmern recht, ungefragt fotografiert zu werden.

Durchführungstipp:

  • Wir tragen dieser Problematik Rechnung, indem wir neben dem Willkommensstand mit den Namensschildern eine einfache Konvention einführen: Wer sein Namensschild mit einem roten Punkt gut sichtbar markiert, gibt damit kund, nicht fotografiert werden zu wollen. Die von uns beauftragten Fotografen werden gebrieft, diesem Wunsch unbedingt folge zu Leisten. Sollten doch versehentlich Fotos von Teilnehmern mit rotem Punkt auf dem Namensschild auf den von uns erstellten oder beauftragten Veranstaltungsfotos auftauchen, löschen wir diese aus unserem Bestand.

 

Materialaufwand

Als Open Space Begleiter sorgen wir dafür, dass

  • Stets Ausreichend Material zur Verfügung steht
  • Die Arbeitsräume vor jeder Arbeitsphase aufgeräumt und mit Material aufgefrischt werden

Durchführungstipps:

Folgende Materialausstattung empfehlen wir für die Arbeitsgruppen:

  • 4 Neuland No 1 Marker, frisch aufgefüllt in allen Grundfarben
  • Klemmbrett mit Dokumentationsbogen
  • Pinnwand mit Flipchartbögen
  • Moderationskarten (die meisten Gruppen nutzen Flipcharts zur Visualisierung, daher reicht eine überschaubare Anzahl)
  • Neuland Pinnwand-Nadeln, aufgesteckt auf Nadelkissen

 

Für die Anliegenwand:

  • Überschriftplakat
  • Fineliner
  • Halter für die Fineliner
  • Klebepunkte aus zusammengefaltetem Krepp-Papier oder, je nach Beschaffenheit des Untergrunds, Pinnwand-Nadeln zum Anbringen der Anliegenblätter

 

Für die Dokumentationswand:

  • Siehe Anliegenwand
  • Genügend Platz lassen, damit neben den Dokumentationsblättern die Ergänzungsblätter (Din A4) Platz haben

 

Für die „Kreismitte“ bei Anliegensammlung und Vorhabenplanung

  • Anliegen-Bögen (z.B. gelber Karton, 120 gr, DIN A 3)
  • Teppich (2×2 Meter) oder flache Kissen zum Hinknien
  • Neuland No 1 Marker zum Beschriften der Anliegenblätter
  • Behälter für die Marker
  • Bewährt hat sich auch ein Blumenstrauß als gestaltendes Element

 

Weitere Hinweise zum benötigten Material finden Sie unter „Downloads“.

 

Vorbereitung eines Open Space

Gelingensbedingungen

Das Gelingen eines Open Space hängt von einigen Grundvoraussetzungen ab, die kritische Faktoren für einen gelungenen Prozess sind. Eine Open Space Konferenz funktioniert dann besonders gut, wenn

  • das Thema für die Teilnehmer relevant ist,
  • es unter den Nägeln brennt,
  • das Thema eine hohe Komplexität hat,
  • die Lösung des Problems noch nicht bekannt ist,
  • das Thema viele Facetten hat,
  • es vielversprechend zu sein scheint, eine Lösung „aus dem System heraus“ (dem Unternehmen, den Fachleuten einer Organisation, ggf. mit Kunden oder anderen Anspruchsgruppen oder betroffenen Bürgern) gemeinsam zu entwickeln,
  • Vertreter möglichst alle relevanten Beteiligtengruppen („Stakeholder“) teilnehmen und somit vielfältige Binnen – und Außenperspektiven abgebildet werden.
  • es einen intensiven Vorbereitungsprozess gab, an dem Stellvertreter aller relevanten Beteiligtengruppen teilgenommen haben

 

Klärung der Rahmenbedingungen mit dem Auftraggeber

Bei aller Offenheit dient eine Open Space Konferenz immer einem bestimmten Zweck. Meistens gibt es einen konkreten Auftraggeber, der dann auch den thematischen Rahmen und den Zielraum vorgibt.

Es ist daher legitim, wenn der Auftraggeber einen inhaltlichen Rahmen für die Veranstaltung setzt. Im Kontext- und Auftragsklärungsprozess stehen müssen daher folgende Fragen geklärt werden:

  • Inhaltliche „Rahmung“ der Veranstaltung: Wie sieht der Auftraggeber das zentrale Thema? Welche Fragen sollen bzw. sollen möglichst nicht behandelt werden?
  • Erarbeiten eines „Zielraumes“: Welche Erwartungen knüpft ein Auftraggeber an den Ressourceneinsatz, zu welchen Kernfragen soll der Open Space eine Antwort geben?
  • Welche Entscheidungsfreiheit haben die Teilnehmer der Open Space Konferenz? Worüber können sie nicht entscheiden? Welche Entscheidungskompetenzen behält sich der Auftraggeber vor? Ist eine ergebnisoffene Arbeit gewährleistet?
  • Wie wird mit den Ergebnissen nach dem Open Space umgegangen? Wie werden die Ergebnisse und Handlungsaufträge in die Routineprozesse der Organisation integriert?
  • Wie wird Nachhaltigkeit bzw. die Umsetzung der Ergebnisse sichergestellt?
  • Welche Ressourcen stehen für dem Open Space Vorbereitungsteam und dem eigentlichen Workshop zur Verfügung:
    • Länge der Veranstaltung
    • Zusammensetzung und Größe der Vorbereitungsgruppe
    • Räume, Helferteam, Budget, externe Dienstleister, interne Ansprechpartner

Das Vorbereitungsgremium

Entscheidend für das Gelingen einer Open Space Veranstaltung ist, dass die Fragestellung für die Teilnehmenden einer Open Space Konferenz eine hohe Relevanz hat. Dies lässt sich sicherstellen, indem die wesentlichen Beteiligtengruppen bereits an der Vorbereitung einer Veranstaltung beteiligt werden. Im Rahmen eines etwa dreistündigen Vorbereitungsworkshops werden die wesentlichen Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Open Space geschaffen.

Folgende Ziele werden mit einem solchen Prozess erreicht:

  • Herausarbeiten des Themenkerns und Erarbeiten einer „Überschrift“ für die Veranstaltung (siehe auch nächstes Kapitel)
  • Information in die Organisation hinein zu tragen und Feedback-Schleifen aus der Organisation heraus zu gewährleisten
  • Erarbeiten und Sicherstellen der notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen

 

Das Einbeziehen der wesentlichen „Systemkräfte“ hat mehrere Wirkungen:

  • Die Verantwortung für die Veranstaltung unter den Mitarbeitern und innerhalb der Organisation steigt
  • Wahrnehmung: „Es passiert etwas – und es ist wichtig“
  • Wesentliche Fragestellungen werden schon einmal „vordiskutiert“
  • Im Vorbereitungsprozess werden die kritischen Themen und Aspekte meist schon deutlich und können vorbereitet werden
  • Planungsfehler werden schneller sichtbar und können noch im Vorfeld korrigiert werden
  • Relevante Sichtweisen aus dem Unternehmen werden bereits im Vorbereitungsprozess abgebildet, Interessen können ausgelotet und verhandelt werden
  • Erste kritische Themen und Widerstände kommen zum Vorschein und geben wichtige Informationen über die wahren Bedürfnisse der Organisation und ihrer Mitarbeiter
  • Akzeptanz der Veranstaltung insgesamt steigt

 

Das ganze System in einem Raum: Die richtigen Teilnehmer auswählen

Open Space Konferenzen stehen in der Tradition des systemischen Denkens und Handelns in Organisationen. Eine wichtige Gelingensbedingung von systemischen Interventionen ist, diejenigen Personen an Strategie- und Entscheidungsprozessen zu beteiligen, welche

  • direkt oder indirekt von dem behandelten Thema/den Auswirkungen von Entscheidungen zum Thema betroffen sind
  • die ein direktes oder indirektes Interesse an der Bearbeitung des Themas haben
  • Autorität und Ressourcen haben, Entscheidungen umzusetzen
  • Expertise und Erfahrung in dem behandelten Thema haben
  • die eine wertvolle Wissensressource für die Entscheidungsfindung sind
  • externe Sichtweisen beisteuern können, um alle Perspektiven auf die zu lösende Herausforderung sehen und bearbeiten zu können
  • ein echtes Interesse daran haben, das Thema zu bearbeiten bzw. die Herausforderung zu meistern (also direkt oder indirekt betroffen sind)

 

Anders ausgedrückt: Alle Subsysteme einer Organisation oder auch externe Systeme, die ein direktes oder indirektes Interesse an der Bearbeitung des Themas haben, sollten Vertreter zu einer Open Space Konferenz entsenden. Möglichst viele interne und externe Sichtweisen auf das zu bearbeitende Thema sollten innerhalb der Teilnehmergruppe vertreten sein.

Um dies zu gewährleisten, empfiehlt es sich, bereits in der Vorbereitungsphase eine Vorbereitungsgruppe einzurichten, die aus Vertretern der wesentlichen Interessensgruppen (Stakeholder-Gruppen) besteht.

 

Titel des Open Space Workshops

Eine Überschrift für eine Großgruppenveranstaltung schafft Orientierung und Identität. Sie kann aber auch wichtige Aussagen darüber treffen, welche Herausforderung als so zentral zu einem Themengebiet empfunden wird, dass sich diese bereits in der Überschrift einer Veranstaltung wieder findet.

Die zentrale Überschrift für die Open Space Konferenz wird in einem Vorbereitungsworkshop erarbeitet. Wir als Open Space Moderatoren sorgen dafür, dass bereits in dieser Phase möglichst viele Sichtweisen der unterschiedlichen Beteiligtengruppen zur Sprache kommen. Wenn alle Perspektiven „auf dem Tisch“ liegen und den Teilnehmern bewusst wird, dass alle vorgetragenen Standpunkte einen „Teil des Ganzen“ sind, gelingt es, eine gemeinsame Überschrift zu finden. Bereits in dieser Phase entfaltet die Open Space Methode erste integrierende Wirkung.

 

 

Förderliche Bedingungen für Nachhaltigkeit der Ergebnisse

Als Open Space Begleiter sind wir weder für die Nachhaltigkeit noch für die Qualität der Ergebnisse verantwortlich. Zwar sorgen wir für angemessene und professionelle Rahmenbedingungen und somit für die notwendigen Grundvoraussetzungen für das Entstehen relevanter Ergebnisse, aber die Ergebnisqualität hängt eben auch sehr stark von der Auswahl, der Denkfreude und dem Engagement der Teilnehmenden ab. Ob Ergebnisse nachhaltig umgesetzt werden bzw. wirken, ist vor allen Dingen Sache des Auftraggebers und der Teilnehmenden selbst.

 

Durchführungstipps:

In der Vorbereitung und Durchführung achten wir auf folgende Kontextfaktoren:

  • Vorbereitungstreffen mit einer Gruppe, die in etwa die erwartete Teilnehmerschaft abbildet. Der Auftraggeber sollte ebenfalls vertreten sein. Idealerweise hat diese Gruppe die Autorität, die notwendigen Entscheidungen zu Thema, Überschrift, Einladung und Organisation des Open Space zu treffen. Ein solcher Vorbereitungsworkshop dauert in der Regel 3,5 Stunden.
  • Nächstes Treffen: Die Einladung zur Veranstaltung enthält gleich schon die Ankündigung, Ort und Termin zum Nachfolgetreffen, bei dem die Vorhaben, die in der Handlungsplanung am Ende des Open Space verabredet wurden, angeschaut und überprüft werden. Dabei stehen Fragen wie „Wo stehen die Projekte? Gibt es weitere Vorhaben? Wie geht es weiter mit den Ergebnissen? Gibt es weitere „nächste Treffen“?“ im Mittelpunkt.
  • Teilnehmerkreis: Das Einladungsverfahren sollte sicherstellen, dass all diejenigen eingeladen werden, die notwendig erscheinen, die Erwartungen unter der gewählten Überschrift auch tatsächlich einzulösen.
  • Genügend Zeit für die Veranstaltung: Ideal sind 3 Tage Zeit, 16h auf drei Tage verteilt (Nachmittag, ganzer Tag, Vor- oder Nachmittag), zweimal schlafen, mit der Handlungsplanung am letzten Tag. In der beraterischen Praxis führen wir jedoch regelmäßig auch Open Space Workshops an einem Tag durch.
  • Dokumentationswand: Sammeln und Publizieren der Ergebnisse während der Veranstaltung und Zeit, diese Ergebnisse gemeinsam zu sichten und zu ergänzen (siehe „Durchführungstipps“, insbesondere auch „Sharing der Ergebnisse“). Auf diese Weise wird das gesammelte Wissen der Teilnehmenden genutzt und vernetzt.
  • Kontaktliste: Eine Kontaktliste sorgt dafür, dass sich die Teilnehmenden wiederfinden können und die Arbeitsgruppen über das Ende der Open Space Veranstaltung hinaus Kontakt halten und an den Ergebnissen weiter arbeiten können. Die Kontaktliste wird im Laufe der Veranstaltung von den Teilnehmenden selber an einer separaten Pinnwand erstellt.
  • Selbstorganisation: Wir weisen deutlich darauf hin, dass alles von den Teilnehmenden, soweit es irgend möglich ist, selbst getan wird (Anliegengruppen organisieren, Dokumentationsblätter anfertigen, Kontaktliste erstellen, Ergebnisse anderer Gruppen sichten und ergänzen, nächste Schritte planen, Vorhaben formulieren und umsetzen…)

 

Open Space Begleiter sind vor allem für den Prozess, die Teilnehmer für Inhalt und Ergebnisse und der Auftraggeber für geeignete Rahmenbedingungen verantwortlich.

 

 

Anwendungsbeispiele

Die Open Space Methode benutzen wir in folgenden Kontexten:

  • In der Strategieentwicklung
  • Zur Entwicklung von Leitbildern
  • Zur Lösung komplexer Fragestellungen, zu deren Bearbeitung viele Beteiligtengruppen mit unterschiedlichen Perspektiven eingebunden werden müssen, um die bestmögliche Antworten zu finden
  • In der Ideen-Entwicklungsphase zur (Weiter-)Entwicklung komplexer Technologie
  • In Restrukturierungsprozessen
  • in der Teamentwicklung
  • In Entwicklungsprozessen, in denen „Bottom-Up“-Lösungen gefragt sind und in denen generell die Zusammenarbeit vieler mit unterschiedlichen Perspektiven gebraucht wird und erwünscht ist

 

 

Zusammenfassung

Open Space ist eine partizipative Methode, die den Arbeitsprozess von mittleren bis sehr großen Gruppen strukturiert. Unter der thematischen Überschrift werden die Anliegen der Teilnehmer frei gewählt und selbständig bearbeitet. Die Teilnehmer sind für die Ergebnisse verantwortlich, Auftraggeber und Moderatoren für Rahmung und Rahmen.

Gute Arbeitsbedingungen, Klarheit über den Umgang mit den Ergebnissen, Nachfolgetreffen, genügend Ressourcen zur Umsetzung der Ergebnisse fördern eine nachhaltige Umsetzung der Ergebnisse.

Es kommt immer wieder vor, dass es bei Interessenten Bedenken gibt, ob ein so offener Ansatz wie beim Open Space wirklich zu verwendbaren Ergebnissen führt. Nach vielen Jahren Open Space Praxis haben wir darauf eine klare Antwort: Ja, dies ist der Fall – vor allem dann, wenn

  • die Gelingensbedingungen sichergestellt sind,
  • das Thema unter den Nägeln brennt
  • und eine repräsentative Teilgruppe der Teilnehmern in den Vorbereitungsprozess einbezogen wurde.

 

Dann können Open Space Konferenzen ein sehr wirksames Mittel sein, um komplexe Fragestellungen unter Einbeziehung vieler Binnen- und Außenperspektiven zu bearbeiten und zu lösen.

 

Downloads

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Wir begleiten Sie kompetent durch alle Phasen und in allen Aspekten einer Open Space Veranstaltung: Planung, Vorbereitung, Auf- und Abbau, Catering sowie Durchführung, Moderation, Dokumentation und Nachtreffen. Wir haben mit Veranstaltungen jeglicher Größenordnung von 20 bis 1000 Teilnehmern professionelle Routine.

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Open Space Methode: 47 Praxistipps zur Vorbereitung
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