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Tipps für effiziente Sitzungen, effiziente Besprechungen und effiziente Meetings
11 Tipps für effiziente Meetings und bessere Besprechungen

11 Tipps für effiziente Meetings und bessere Besprechungen

Endlose, ineffiziente Meetings, Besprechungen und Sitzungen: Immer wieder begegnen wir in unserer Beratungsarbeit Teams, die sich über fruchtlose, langwierige und wenig effiziente Meetings beklagen. Nicht selten sind dies „Abstimmungsrunden“ oder „Teamleiter-Sitzungen“ unter Führungskräften. Oft werden wir gefragt, was man tun kann, um diesem Sitzungs-Horror zu entkommen. Hier 11 einfache, aber effiziente Tipps, wie Sie ihre Meetings, Besprechungen und Sitzungen effizienter gestalten können.

Zeit begrenzen

Ein altes Sprichwort sagt: „Die Dinge brauchen immer so lange, wie Zeit für sie vorhanden ist“. Erinnern Sie sich noch, wie Sie „über Nacht“ Ihre Abschlussarbeit fertig bekommen, ihr Referat erfolgreich vorbereitet, Ihre 30seitige Seminararbeit bis zum Morgengrauen in die Tastatur gehackt haben? Eben.

Es zeigt sich in allen Lebensbereichen: Die Dinge gehen schneller, wenn weniger Zeit für sie vorhanden ist. Spätestens als Elternteil lernen Sie das.

Unser Tipp: Die Verknappung der Ressource Zeit diszipliniert Vielschwätzer und sorgt für zügiges Abarbeiten der Tagesordnungspunkte. Wagen Sie einen radikalen Schnitt: Die erfolgreichsten Sitzungen sind oft die, für die nur 30 Minuten zur Verfügung standen!

Langzeit-Effekt: Wenn Ihnen kurze Sitzungen mit der Zeit besser gelingen, werden Teilnehmer Vertrauen fassen in die neue Zeit-Disziplin und engere Anschlusstermine planen. Spätestens dann ziehen alle mit und haben eine Interesse daran, schnell fertig zu werden. So kreieren Sie einen sich selbst verstärkenden Effekt!

Agenda vorher abstimmen

Was kommt dieses Mal auf die Tagesordnung, was nicht? Diese simple Frage ist ein enorm wichtiger Planungsschritt. Wenn sie dies vorher klären und Themen auch mal ohne Hemmungen nach Priorität auf die nächste Sitzung „schieben“, durchlaufen die Teilnehmer schnell wichtige Lernschritte:

  • Wir haben nur wenig Zeit, also beschränken wir uns auf Wesentliches.
  • Ich überlege vorab zweimal, ob mein Thema wirklich wichtig ist – denn alles, was nicht wirklich wichtig ist, wird sowieso „geschoben“.

Unser Tipp: legen Sie vorab klar fest, wer die Tagesordnung koordiniert. Stellen Sie sicher, dass derjenige

  • den nötigen Überblick
  • die „Erlaubnis“ der Gruppe
  • und die notwendige Autorität

hat, Themen je nach Priorität auf ein nächstes Meeting „zu schieben“.

Es wird nur das besprochen, was wirklich ALLE angeht.

Viel zu oft werden Dinge besprochen, die nicht wirklich alle Teilnehmenden etwas angehen. Stellen Sie schon bei der Auswahl der Themen sicher, dass die behandelten Tagesordnungspunkte wirklich für alle relevant sind.

Unser Tipp: Sind einige der Tagesordnungspunkte nicht für alle Eingeladenen relevant, wird das Meeting zweigeteilt. Im ersten Teil werden die Themen besprochen, die für alle wichtig sind. Im zweiten Teil bleiben nur diejenigen im Raum, die wirklich dabei sein müssen.

Sie werden sehen: Das trägt enorm zur Effizienz und Zufriedenheit aller bei.

Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ ersatzlos streichen

„Sonstiges“ ist per Definition eine Wundertüte für Ungeplantes. Diesen TOP sollten Sie ersatzlos streichen, damit nicht durch die „Hintertür“ die stringente Planung und zeitliche Disziplin von Einzelnen unterlaufen werden kann.

Übrigens: Insbesondere als Führungskraft haben Sie hier die Chance, ein gutes Vorbild zu sein! ;=)

“Stehung” statt “Sitzung”

Schon die Karthäuser-Mönche wussten: Im Gehen denkt’s sich besser – und oft auch schneller! Es mag ungewöhnlich klingen, aber:

  • Die Sitzungszeit wird sich dramatisch verkürzen, wenn Sie die bei Besprechungen im Stehen abhalten – also „Stehung“ statt Sitzung! Oft gibt es Bürocontainer oder Regale mit praktischer Höhe, so dass man sich gut abstützen und Notizen machen kann. Wählen Sie den Sitzungsort nach der passenden Möblierung aus. Das funktioniert – wirklich!
  • Ein weiterer willkommener Effekt, der oft zu beobachten ist: Diskussionen verlaufen im Stehen oft dynamischer und die Teilnehmer einer „Stehung „diskutieren engagierter.
  • Stehen macht wach! Dieser „Aufweck-Effekt“ wirkt über die eigentliche Sitzungszeit hinaus. Stehungen machen Unternehmen also insgesamt produktiver!

Straffe Moderation

Nebensächliches wird zu lange diskutiert, Ihre Leute neigen dazu vom Thema abzuschweifen? Hier hilft stringente Moderation. Die Aufgaben des Moderators/der Moderatorin:

  • Tagesordnung abarbeiten
  • Beschlüsse dokumentieren
  • Zeitmanagement
  • Dafür sorgen, dass alle wesentlichen Beiträge gehört werden
  • Auf Einhaltung der Sitzungsregeln achten
  • Wenn er oder sie in Workshop-Moderation ist: Den Diskussions- und Erkenntnisprozess bei kniffeligen Themen mit passenden Methoden unterstützen.

Unser Tipp: Es macht sich mit der Zeit bezahlt, zwei oder drei Teammitgliedern zu einer Moderations-Fortbildung zu schicken. Das zahlt sich nicht nur in Sitzungen, sondern oft auch in anderen Feldern, z.B. Meetings zur Projektplanung aus.

Missverständnisse zur Moderation von Meetings
Bei dieser Gelegenheit ist es Zeit, mit ein paar Missverständnissen zur Sitzungsmoderation aufzuräumen:

  • Moderatoren müssen durchaus nicht immer die ranghöchsten Teilnehmer sein. Im Gegenteil: Führungskräfte machen das nicht zwingend immer am besten! Auch „normale“ Teammitglieder können diese Aufgabe übernehmen und haben oftmals ungeahntes Talent.
  • Moderator/in muss nicht immer der gleiche sein: Die Moderatoren-Rolle kann im Team wechseln. Eine gute Gelegenheit, mal „auf Probe“ in Führung zu gehen!

Visualisierung von Ablauf und Ergebnissen

In vielen Büros stehen Flipcharts, Whiteboards und Pinnwände ungenutzt herum. Warum eigentlich?

Unser Tipp:

  • Großformatige Visualisierungen der Tagesordnung sorgen für Orientierung zum Ablauf und geistige Klarheit
  • Eine laufende Dokumentation der Beschlüsse und Vereinbarungen sorgen im Verlauf der Sitzung das gute Gefühl, die Tagesordnungspunkte systematisch abzuarbeiten – und dabei gute Ergebnisse zu erzielen!
  • Pro-Tipp: Moderne Apps wie z.B. „Camscanner“ liefern im Handumdrehen sehr gut lesbare Fotoprotokolle, die direkt als pdf verschickt/gespeichert werden können.

„GEMO“-Prinzip einhalten

„GEMO“ steht für „Good enough, move on?“ („Ist es gut genug, können wir das abhaken?“)

Das habe ich bei der BASF gelernt: Dort gibt es in einigen Bereichen eine Kultur, die Dinge nicht „bis ins allerletzte Detail“ durchzudiskutieren, sondern sich mit einem „guten Zwischenstand der gemeinsamen Diskussion“ zufrieden zu geben. Das hilft, in Sitzungen den Blick fürs Wesentliche zu bewahren und die Details anschließend „auf dem kleinen Dienstweg“ zu finalisieren.

Das läuft dort im Konzern so: Irgendwann, wenn eine Sitzungsgruppe dazu neigt, sich in Details zu verlieren und die Phase der „allerletzten Differenzierungen“ in den Diskussionsbeiträgen gekommen ist, fragt ein Teammitglied (oder die Moderation): „GEMO – ist das gut genug, können wir weiter machen?“ Die Gruppe hält kurz inne und überlegt, ob alles wirklich Wichtige schon gesagt wurde. Meist gibt es ein dann ein allgemeines Nicken oder einen allerletzten Einwand, man hält die wesentlichen Ergebnisse schriftlich fest und wendet sich dann dem nächsten Thema zu.

Die Vorteile:

  • Zeitersparnis: Die knappe Ressource Zeit wird nur für Wesentliches verwendet
  • GEMO fördert Reflexion und Konzentration: Die wiederkehrende Anwendung dieser Regel etabliert in der Gruppe mit der Zeit einen stetig im Hintergrund mitlaufenden „Reflexionsprozess“ auf der Meta-Ebene über den Verlauf der Diskussion an sich: „Sind wir schon am GEMO-Punkt, oder brauchen wir noch etwas mehr Zeit?
  • Kulturwandel: Es wird zur Gruppennorm, Verantwortung für gemeinsames Zeitmanagement zu übernehmen und das „zeitliche Investment“ aller Gruppenmitglieder als solches zu achten und nicht überzustrapazieren

Man kann das „GEMO-Prinzip“ auch als gelebtes „Pareto-Prinzip“ betrachten: 20% der Zeit bringen oftmals 80% des gewünschten Ertrags. Das reicht sehr oft, um tragfähige Ergebnisse in kurzer Zeit zu erzielen.

Unser Tipp: Etablieren Sie das „GEMO-Prinzip“ als eine feste Sitzungsregel und machen Sie das zur „Routine-Frage“ der Moderation bei jedem Tagesordnungspunkt – und zwar lange bevor sich die Gruppendiskussion in endlosen Details verliert.

Sitzungsregeln festlegen

Ihre Kollegen und Mitarbeiter neigen dazu, sich zu unterbrechen, auf dem Smartphone zu tippen, zu spät zu kommen? Sitzungsregeln können helfen, ihre Mitarbeiter zu disziplinieren.

Unser Tipp: Führen Sie die Sitzungsregeln als „lebendes Dokument“ auf einem großen Poster ein. Dieses bleibt im Raum über die Sitzungen hinweg hängen. Jeder kann etwas dazu schreiben oder die Regeln kommentieren – natürlich nur vor oder nach den Besprechungen. Das Prinzip dabei: Die Regeln auf dem Plakat gelten so lange als akzeptiert, bis jemand schriftlich widerspricht – oder die Regeln in „Eigeninitiative“ weiter entwickelt!

  • Es sorgt immer wieder für Auflockerungen, sobald jemand bemerkt, dass sich das wieder verändert hat
  • Es kann während der Besprechungen jederzeit Bezug auf die Sitzungsregeln genommen werden – denn sie hängen ja großformatig im Raum!
  • Die schleichende Veränderung des Plakats sorgt für Interaktion und Auflockerung unter den Teilnehmern (sehr oft zu beobachten vor oder nach den Sitzungen). Und sie laden dazu ein, immer mal wieder einen Blick auf die bestehenden Regeln zu werfen („Hat sich in der Zwischenzeit etwas verändert?“)

Pro-Tipp: Hängen Sie Stifte in der Nähe auf, so dass sich Ihr Team stets eingeladen fühlt, das „lebende Plakat“ zu verändern und weiter zu entwickeln!

Serientermine ausdünnen

Der Sitzungstermin ist als „Terminserie“ im Outlook hinterlegt? Das erhöht die Wahrscheinlichkeit für gähnende Langeweile dramatisch.

Unser Tipp: Berufen Sie die Sitzungen dann ein, wenn sie akut nötig sind. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Notwendigkeit des Meetings von Zeit zu Zeit überprüfen

Nicht selten erleben wir, dass regelmäßige Terminserien vor längerer Zeit „aus gutem Grund“ einberufen wurden. Aber die Welt dreht sich weiter: Inzwischen mag der ursprüngliche Grund gar nicht mehr existieren. Überprüfen Sie also von Zeit zu Zeit, ob regelmäßig stattfindende Sitzungen wirklich noch zielführend sind oder von den Eingeladenen eher als „lästige Pflichtübung“ empfunden werden.

Wenn das so ist: Probieren Sie mal eine Zeit lang aus, ob es auch ohne geht. Wenn ja: Entledigen Sie sich von zeitraubendem Sitzungs-Balast und machen Sie Platz für wirklich Wichtiges in Ihren Kalendern. Und falls sich die Sitzung im Nachhinein als unverzichtbar herausstellt, werden Sie und Ihr Team das bald merken. Dann dann war es auch kein Fehler, wenn Sie das am Ende doch noch gemeinsam herausgefunden haben.

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