Vorbereitung & Moderation: Grosssgruppen-Veranstaltungen von erfahrenen Profis

Warum Grossgruppen-Veranstaltungen?

Das Wesen von Grossgruppen-Formaten ist die Beteiligung von Mitarbeitenden und Stakeholdern. Dies ist regelmäßig gefragt im Rahmen von Change-Management, Strategieprozessen und vielen weiteren Themen der Organisationsentwicklung.

Mit Grossgruppenmethoden lassen sich Gruppen mit bis zu 2000 Personen als wertvolle Wissensressource nutzen, in Strategie- oder Veränderungsprozesse einbeziehen und zu gemeinsamen Handeln bewegen.

Unter Einbeziehung der relevanten Beteiligtengruppen werden

1. Strategische Eckpunkte formuliert,
2. oder auch komplette Strategien entworfen,
3. Umsetzungspläne entwickelt,
4. Zukunftsvisionen erarbeitet,
5. Prozesse und Schnittstellen definiert,
6. Teams entwickelt,
7. Projekte aufgesetzt, nachgesteuert oder evaluiert
8. und die Qualität der Zusammenarbeit generell Schritt für Schritt verbessert.

Grossgruppenveranstaltungen sind daher ein unverzichtbares Element von Organisationsentwicklung und diskursiven Beratungsprozessen. Als erfahrene Grossgruppenmoderatoren arbeiten wir mit unterschiedlichen Großgruppenverfahren und beraten Sie, welches Format welche Wirkungen erzielt und am besten zu Ihren Zielen passt.

Wenn es sich um komplexere Herausforderungen handelt, erarbeiten wir auch individuelle Grossgruppen-Designs und kombinieren bewährte Elemente aus effektiven Verfahren, um gezielt nachhaltige Entwicklungen zu ermöglichen.

In diesem Artikel schildern wir eine Auswahl von bewährten Grossgruppenverfahren, die tiefe Wirkungen in Ihre Organisation hinein entfalten werden, zeigen Unterschiede und Gemeinsamkeiten sowie bewährte Haltungen auf und geben Ihnen einige Praxistipps an die Hand.

Hier zunächst die bekannten “großen” Formate, weiter unten im Text schildern wir Ihnen auch einige “Eigenentwicklungen” , die wir bereits erfolgreich bei unseren Kunden durchgeführt haben..

Kundenstimmen zur Zusammenarbeit mit uns

Auswahl typischer Großgruppen-Methoden

Future Search – Zukunftskonferenz

• führt heterogene Gruppen in einer bewährten Abfolge von Einzelschritten zum Erarbeiten von Handlungsplänen, Strategien und einem stabilen gemeinsamen Fundament für die künftige Zusammenarbeit
• Schafft ein Bewusstsein für Verbindendes, wirft einen Blick auf die Herausforderungen der Zukunft (Umfeldanalyse) und entwickelt daraus eine Plattform gemeinsamer Werte und eine Handlungsplanung
• Bewährt bei Strategieentwicklung, Entwicklung von Visionen und Zukunftsplänen sowie in der Teamentwicklung.

Unsere Erfahrung

Das von Sandra Janoff und Marvin Weisboard entwickelte Format haben wir schon in den unterschiedlichen Kontexten erfolgreich eingesetzt, z.B. im Rahmen von Strategieentwicklung, Bürgerbeteiligung oder in äußerst komplexen Situationen, in denen kaum noch jemand an eine gemeinsame Lösung glaubte. Das Format ist allerdings recht zeitaufwändig und braucht 16 Zeitstunden zur Durchführung, verteilt auf zwei, idealerweise drei Tage.

World Café

• Bringt Gruppen jeglicher Größe zu ausgewählten Impulsfragen miteinander ins Gespräch
• Nutzt die Lust der Menschen auf intensive Gespräche „in Caféhausatmosphäre“, sorgt dabei aber regelmäßig für hervorragende Ergebnisse
• Unaufwendige, zeitsparende und effiziente Methode, auch für begrenzte Zeitbudgets
• Eignet sich zum Erarbeiten von Handlungsplänen und Strategien
• sorgt dafür, dass viele Menschen gezielt zu spezifischen Fragestellungen innerhalb kürzester Zeit verwertbare Ergebnisse produzieren
• erzeugt Resonanz und gibt Feedback auf Impulsvorträge oder Entscheidungen der Führung

Unsere Erfahrung

Wir haben bereits mehr als 100 World Café Veranstaltungen durchgeführt. Die Methode funktioniert in wirklich allen Kontexten, Kulturen und Hierarchieebenen. Allerdings müssen die Fragen wirklich “sitzen”. Beim Erarbeiten relevanter Fragestellungen helfen wir Ihnen gern.

Open Space

• Die Teilnehmer versammeln sich unter einer gemeinsamen Überschrift
• Die Teilnehmer bringen selber die Anliegen ein, die Ihnen zum gemeinsamen Thema unter den Nägeln brennen
• In Kleingruppen werden die Anliegen bearbeitet und weitere Themen identifiziert, die im Rahmen des Open Space bearbeitet werden. Die Ergebnisse der Gruppenarbeit werden ins Plenum zurück gespeist.
• Aus den Diskussionen werden Projekte identifiziert und ein Handlungsplan erstellt.
• Sorgt dafür, dass die Anliegen bearbeitet werden, die wirklich wichtig sind und lässt die Teilnehmer für ihre Themen in Verantwortung gehen
• Nutzt das Potenzial des gesamten “Systems”
• Eignet sich zum Bearbeiten von vielen Detailfragen, lässt Teilnehmern Raum für Themen, die ihnen wirklich wichtig sind, bringt verwertbare Ergebnisse und eine gemeinsame Handlungsplanung

Unsere Erfahrung

Wir haben bereits Open Space Veranstaltungen mit 870 Personen durchgeführt. Auch größere Teilnehmerzahlen sind möglich. Neben methodischer Kompetenz braucht man dazu allerdings ein erfahrenes Team und eine logistische Planungs- und Durchführungssicherheit. Fragen Sie uns in einem kostenfreien Erstgespräch nach unserem bewährten Konzept.

Real Time Strategic Change (RTSC)

• Eignet sich besonders, um Strategien und Umsetzungspläne zu verfeinern und zu implementieren
• Immer dann, wenn grobe Konzepte bereits vorliegen und Mitarbeiter oder mittleres Management an der Umsetzung beteiligt werden sollen
• Teilnehmende arbeiten oft in ihren “Heimatgruppen” (d.h. mit Kolleg*innen mit ähnlicher Funktion), um die Grobkonzepte “herunterzubrechen” auf ihren eigenen Aufgabenbereich
• Sehr flexibles und wirksames Format: RTSC besteht aus einem großen “Methodenkoffer”. Je nach Zielstellung können die unterschiedlichen Bausteine so miteinander kombiniert werden, dass die Ziele der Großgruppenkonferenz erreicht werden.

Unsere Erfahrung

Die Flexibilität der Methode ist ihre große Stärke: Die Bausteine aus dem RTSC- “Methodenkoffer” wenden wir in den unterschiedlichsten Kontexten an und sind auch jenseits klassischer RTSC-Konferenzen einsetzbar. Das Original-Format sieht Konferenzlängen von 2 Tagen vor. Wir haben auch schon kürzere Strategie- und Change-Großgruppen sehr erfolgreich im RTSC-Format umgesetzt.

Grossgruppenformat zur Strategieentwicklung – nur 1 Tag!

Wenn Strategien entwickelt werden, kann es sinnvoll sein, viele Beteiligtengruppen und Wissensträger in den Strategieprozess einzubeziehen. Dazu haben wir ein Format entwickelt, in dem Organisationen und Unternehmen innerhalb nur eines Workshop-Tages

1. strategische Eckpunkte formulieren
2. Initiativen zur Implementierung gründen
3. und erste Verabredungen zur Umsetzung treffen können.

–> Die Details lesen Sie in unserem Artikel “Strategieentwicklung in großen Gruppen“.

Vorbereitung von Grossgruppenmoderationen

Allen Großgruppenmethoden sollte ein ausführlicher Vorbereitungsprozess vorweg geschaltet sein. So wird gewährleistet, dass in der Veranstaltung die Themen bearbeitet werden können, die den Teilnehmern auch wirklich wichtig sind.

Im Vorbereitungsprozess sollten Stellvertreter aller wesentlichen Beteiligtengruppen eingebunden sein. Nur so können die Anliegen, die den Beteiligtengruppen relevant erscheinen, schon in der „Überschrift“ und  in der Vorfeldkommunikation der Veranstaltung berücksichtigt werden. Ein gelungener Vorbereitungsprozess erhöht die Wahrscheinlichkeit signifikant, dass die Ergebnisqualität der Veranstaltung den Erwartungen entspricht (oder sie meist noch ein wenig übertrifft).

Unsere Erfahrung

In 2,5 Stunden erarbeiten wir in im Rahmen eines Vorbereitungs-Workshops gemeinsam mit Ihnen und Vertretern der wesentlichen Beteiligtengruppen ein gemeinsames inhaltliches Verständnis der geplanten Großgruppenveranstaltung. Das schafft bereits

• im Vorfeld Motivation
• für umsetzbare Ergebnisse während der Veranstaltung
• und für erhöhte Umsetzungsgeschwindigkeit danach.

Grundprinzipien der Grossgruppenmoderation

Grundschritte

Bei allen Unterschieden haben die oben beschriebenen Großgruppenverfahren auch vieles gemeinsam. So durchlaufen alle Formate die folgenden vier Grundschritte:

Grundhaltungen

• Die Moderation ist für den Gesamtprozess, nicht für das Ergebnis verantwortlich. 
  Allerdings sorgen wir durch gründliche Vorbereitung mit den Kunden dafür, dass das Ergebnis nicht hinter den Erwartungen zurück bleibt (sondern diese meist noch übertrifft).
• Die Methode ist nur Mittel zum Zweck.
  Es gibt funktionierende, bewährte Formate – wir passen diese aber an, wenn wir glauben, dass das Ziel dadurch noch besser erreichbar ist.
• Unvorhersehbares passiert immer – es kommt auf den Umgang damit an.
  Übung macht den Meister: Routine und Erfahrung im Umgang mit großen Teilnehmerzahlen und den Dynamiken in komplexen Ausgangssituationen erwirbt man erst in der Praxis. In uns finden Sie dafür einen erfahrenen Sparringspartner.

Umsetzungstipps

1. Kontrollieren Sie nur das, was Sie können. 
   Eine gründliche Vorbereitung ist das “A&O”. Wir helfen Ihnen dabei.
2. Für den Rest – sorgen Sie für einen verlässlichen Rahmen!
   Die Unterschiedlichen Sichtweisen der Beteiligten sollten vorab in den Vorbereitungsprozess einfließen. So schützen Sie sich und die Teilnehmenden vor unangenehmen “Überraschungen” vor Ort. Je nach Teilnehmerzahl braucht es ein erfahrenes Helferteam vor Ort. Auf Wunsch bieten wir alle Dienstleistungen einer “Full Service Agentur” inklusive Produktionsbüro an.
3. Briefen Sie alle Beteiligten ausführlich.
   Ob Vorstand, Technik, Teilnehmermanagement – es lauern viele “Fehlerquellen”. Wir kennen (und vermeiden) sie alle.

Kombination mehrerer Formatelemente (Video)

Kann man die Formate auch miteinander kombinieren oder anpassen?
Ja, das ist durchaus möglich.

Hier sehen ein Beispiel für eine solche “Eigenkreation”: In diesem Video beschreiben wir ein solches Format.

In diesem Beispiel haben wir im Rahmen einer Großgruppenveranstaltung mit 230 Führungskräften in der Schweiz zum Thema Kulturwandel gearbeitet. Das eigens dafür konzipierte Format haben wir aus Elementen des World Café, Open Space und RTSC und einer Eigenkreation neu zusammengesetzt.

Sehen sie selbst: