Strategie- und Teamentwicklung mit Zukunftskonferenzen.

Wenn in Abteilungen die Zusammenarbeit nicht stimmt, kann es helfen, gemeinsam an Zielen und Werten des Teams zu arbeiten. Für diese Arbeit „an der Wurzel eines Teams“ eignet sich eine verkürzte Fassung des Großgruppenformats „Future Search“. Future Search ist ein mächtiges Veranstaltungsformat für Zukunftskonferenzen, das wir bereits bereits andernorts ausführlich beschrieben haben. Wie die Schrittfolgen und Tools aus der Zukunftskonferenz auch Teams nachhaltig stärken können, beschreibt dieser Werkstattbericht.

Future Search – ein systemisches Instrument.

„Die effektivste Methode, um Menschen effektiver zusammen arbeiten zu lassen, ist nicht unbedingt an den Problemen der Vergangenheit zu arbeiten, sondern durch gemeinsame Arbeit an den zentralen Fragestellungen zur Zukunft zusammenzuwachsen“, so Marvin Weisbord, Erfinder der Methode „Future Search“.

Future Search ist als Großgruppenformat in den 80er Jahren in den USA entstanden. Future Search führt mittlere bis große Gruppen in sechs Arbeitsschritten zu einem gemeinsam erstellten Maßnahmenplan, der auf gemeinsam erarbeiteten Werten und Zielen, einer Analyse gegenwärtiger Trends und einer Untersuchung der gemeinsamen Vergangenheit basiert. Beim Future Search handelt es sich also um einen methodisch sehr systemischen Ansatz, der alle relevanten Systemkräfte mit ihren Sichtweisen und Erfahrungen in den Entwicklungsprozess einbindet. Alle relevanten Beteiligtengruppen werden eingeladen, an der Entwicklung einer gemeinsamen Zukunft mitzuwirken.

Beispiel: Teamentwicklung einer Marketing-Abteilung.

In einem unserer Beratungsfälle hatte sich die Marketing- und Kommunikationsabteilung einer Hilfsorganisation „auseinander gelebt“. Die unterschiedlichen Bereiche waren asynchron gewachsen und es daher gewohnt, sehr autonom zu arbeiten. Der autonome Arbeitsstil war antrainiert und sinnvoll, da es über Jahre keine starke Abteilungsleitung gab. Hohe Eigeninitiative war für die MitarbeiterInnen somit überlebenswichtig und ein bislang systemisch sinnvolles Verhalten.

In dem vorliegenden Fall machte es die über Jahre hinweg antrainierte Selbständigkeit Führungskräften aber schwer, die Abteilung zu leiten. Innerhalb von 4 Jahren kamen und gingen vier AbteilungsleiterInnen. Nachdem einer weiteren Führungskraft die Kündigung ausgesprochen worden war, kontaktierte uns der Vorstand der Organisation und bat um unsere Einschätzung sowie ein Angebot für eine Teamentwicklungsmaßnahme.

Nach einigen Telefoninterviews mit Teammitgliedern berieten wir im Beraterteam über den Fall. Es ergaben sich mehrere mögliche Ansatzpunkte für Interventionen:

• Schnittstellen und Strukturen,
• das systemische Zusammenspiel zwischen den unterschiedlichen Bereichen und den bisherigen Führungskräften
• bis hin zu interpersonalen Konflikten, die in einzelnen Fällen eine bedeutende Eskalationssstufe erreicht hatten.

Als „längsten Hebel“ identifizierten wir jedoch die Arbeit an den „Wurzeln“ der Gruppe.

• Welche gemeinsamen Ziele und Werte verbinden die Mitarbeiter?
• Warum könnte es sinnvoll sein, in Zukunft stärker zu kooperieren und sich auf einen strategischen Masterplan in der Außenkommunikation zu einigen?

Unsere stärkste Arbeitshypothese war: Wenn es gelingen würde, die Gruppe ein unwiderstehliches (!) Bild einer gemeinsamen Zukunft entwickeln zu lassen, würden sich die meisten der anderen bestehenden Herausforderungen in der Zusammenarbeit ebenfalls lösen.

„Future Search“ – Methode zur Entwicklung gemeinsamer Ziele und Werte.

Vor dem Hintergrund dieser Ausgangssituation haben wir uns für Future Search entschieden, da es ein sehr gründliches Verfahren ist. Die Arbeitsschritte sind recht kleinteilig, bauen aber so perfekt aufeinander auf, dass die Teilnehmer Schritt für Schritt einen „Energiezuwachs“ erleben. Es entsteht Schritt für Schritt ein Bild einer gemeinsamen Zukunft. Die Teilnehmer erarbeiten ein Fundament für die gemeinsame Arbeit und erleben, dass dieses Zukunftsbild von allen entwickelt und, was noch viel wichtiger, von allen getragen wird.

Dies weckt Energien und sorgt für starke Motivation unter den Mitarbeitern, das entwickelte Ziel und die abgeleiteten Maßnahmen auch wirklich erreichen zu wollen. Wir sprechen daher im Zusammenhang mit „Future Search“ von einem sehr systemischen Werkzeug, da es die Energien im System aktiviert, frei setzt und gezielt bündelt.

Der Ablauf einer Zukunftskonferenz lässt sich in sechs Schritte unterteilen, die grundsätzlich auch im Kontext einer Teamentwicklungsmaßnahme sinnvoll sind:

Future Search: Schematischer Ablauf

Methode mit vielen Wirkungen.

Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick über das systemische „Toolset“ aus dem Future Search – angepasst an den Kontext eines Teamentwicklungs-Workshops. Auch Strategie- und Visionsentwicklung oder Planungsworkshops sind mit diesem systemischen „Werkzeugkasten“ umsetzbar.

Im Beschriebenen Fall wurde in einer Abfolge von sechs Arbeitsschritten eine stabile Grundlage für die künftige Zusammenarbeit gelegt:

Untersuchen der Vergangenheit

Die Teilnehmer erstellen einen Zeitstrahl und sammeln wesentliche Ereignisse der vergangenen 20 Jahre, welche die Gegenwart bis heute prägen. Dabei sammelt die Gruppe die Ereignisse in drei unterschiedlichen Kategorien:

• Privates Umfeld,
• berufliche Ereignisse,
• Ereignisse in der Welt.

Es entsteht ein Bild davon, was die Gruppe miteinander verbindet: Hochzeiten, Trennungen, wichtige berufliche Meilensteine, weltgeschichtliche Ereignisse oder prägende Ereignisse im beruflichen Kontext, welche die Lebenswege der Teilnehmer bis in die Gegenwart beeinflusst haben.

Wirkung: Dieser Abschnitt schafft Nähe und eine emotionale Basis für weiteren konstruktiven Dialog.

Arbeiten in der Gegenwart: Zeitstrahl (Vergrößerung bei Klick - mehr Bilder siehe unten!)

Erarbeiten äußerer Trends

In einer Mindmap sammeln die Teilnehmer Trends in der Außenwelt. Welche Einflüsse gibt es, die das gemeinsame Handeln jetzt und in der Zukunft beeinflussen?

Wirkung: Viele erkennen hier zum ersten Mal das „ganze Bild“. Die Teilnehmer werden hier oft nachdenklich und erkennen, dass es Herausforderungen gibt, die nur gemeinsam zu bewältigen sind. Die Maßnahmen, wie auf die Herausforderungen zu reagieren ist, stehen nach dieser Phase implizit im Raum, werden aber erst in der nächsten Phase bearbeitet.

Trend-Mindmap in der Zukunftskonferenz

Wie beeinflussen die Trends unser Handeln?

In Kleingruppen erarbeiten die Teilnehmer im nächsten Schritt, wie die Trends das handeln beeinflussen. Sofern die Gruppe größer ist und sich Gruppen mit unterschiedlichen Interessen im Raum befinden, arbeiten die Teilnehmer in ihren Untergruppen.

Wirkung: Die Nachdenklichkeit weicht zupackender Energie. Das Bild der gemeinsamen Herausforderungen konkretisiert sich, ein Gefühl für gemeinsame Handlungsfähigkeit entsteht und erste Handlungsoptionen tauchen auf.

Stolz und Bedauern

Die Teilnehmer reflektieren in den Untergruppen, worauf sie bislang stolz sind in Bezug auf die geleistete Arbeit und was sie in ihrem Handeln, in der Geschichte des Unternehmens bedauern.

Wirkung: Freude wird geteilt, aber die Teilnehmer übernehmen auch Verantwortung für offensichtliche Schwächen. Die gerade entstandenen ersten gemeinsamen Ideen über gemeinsames Handeln kommen durch die Reflektion der bisherigen Schwächen auf den Prüfstand und werden konkretisiert.

Dieser Schritt erzeugt zunächst meist Nachdenklichkeit, wirkt aber in der Folge auch befreiend, denn er vermittelt ein Gefühl dafür, dass trotz der bisher erlebten Misserfolge gemeinsames Handeln greifbar wird und aus Fehlern gemeinsam gelernt werden kann.

Idealbilder der Zukunft entwerfen

Dieser Schritt ist eine gedankliche Herausforderung an die Gruppe, denn „Prognosen sind schwierig, besonders, wenn sie die Zukunft betreffen“ (Paul Watzlawick). Es geht daher in diesem Schritt auch nicht darum, eine genaue Vorhersage über künftige Entwicklungen zu liefern, sondern aus der Zukunftsperspektive die Gegenwart zu überprüfen:

• Wie wollen wir in fünf oder zehn Jahren gemeinsam arbeiten?
• Welche Entwicklungen sollen sich bis dahin vollzogen haben, welche Strukturen sollen uns umgeben?
• Was müssen wir heute beschließen, damit wir möglichst bald das Ziel erreichen können?

Wenn genug Zeit zur Verfügung steht, empfiehlt es sich hier, mit kreativen Ausdrucksformen zu arbeiten, wie zum Beispiel einem Sketch, einer Collage, einem Bild oder ähnliches. Diese Arbeitsformen aktivieren die rechte Gehirnhälfte, die für kreatives Denken zuständig ist.

Wirkung: Es entsteht der Wille, die beschriebene Zukunft zu schaffen. Die ersten Ideen für einen konkreten Handlungsplan entstehen, werden aber erst in der Handlungsplanung konkretisiert.

Diese Gruppe hat eine eigene Titelseite entworfen…

Zeitbedarf und Variationen.

Bis hierhin ist der Ablauf in Gruppen bis zu 12 Personen in einem Tag mit strenger zeitlicher Disziplin schaffbar.

Heißt: Diese Schritte moderieren sich nicht von selbst — sie verlangen ein sicheres Gespür für Timing und Gruppendynamik. Wer solche Formate künftig ohne externe Begleitung durch die eigene Organisation führen will, baut dieses Handwerk am besten systematisch auf, etwa in einer Strategie-Weiterbildung.

Der nächste Schritt wäre nun die Handlungsplanung und die Verständigung auf eine gemeinsame Plattform, wie im ausführlichen Artikel über Future Search beschrieben.

Im Kontext einer Teamentwicklung hat es sich als sinnvoll erwiesen, am Folgetag die Handlungsplanung zu entwickeln. In anderen Workshop-Designs haben Kunden am zweiten Tag einen Strategieworkshop durchgeführt, so dass der oben beschriebene Ablauf gewissermaßen als „Auftakt“ diente.

Systemische Wirkungen der Zukunftskonferenz.

Alleine die Länge der vorangegangenen Beschreibung legt nahe, dass es sich hierbei um ein sehr gründliches Verfahren handelt. Es packt das Team gewissermaßen „an den Wurzeln“ und besinnt es zunächst auf Gemeinsamkeiten, die alle teilen. Der Verlauf führt die Teilnehmer dann zu einer systemischen Umfeldanalyse und über aufeinander aufbauende Einzelschritte zu einer gemeinsamen Handlungsplanung.

Gerade weil die Schritte relativ kleinteilig sind, können sie tiefgehende Wirkungen entfalten. Schritt für Schritt bearbeiten die Teilnehmer ihre gemeinsame Vergangenheit, die Herausforderungen der Gegenwart und erarbeiten ein Bild, wie sie künftig miteinander arbeiten wollen. Die Einzelschritte bauen aufeinander auf und sind so komponiert, dass die Gruppe in ein gemeinsames produktives „Flow-Erlebnis“ kommen kann.

Die Gruppe aus dem beschriebenen Teamentwicklungs-Beispiel meldete nach einiger zurück: „Wir wissen nicht genau warum, aber jetzt scheint alles anders zu sein. Der Strategieworkshop war ein voller Erfolg. Die Teamentwicklung davor war gewissermaßen die Startrampe und eine exzellente Vorbereitung für unsere Strategie-Klausur“.

Anwendungsfelder von Zukunftskonferenzen/Future Search.

Die zugrundeliegende Methode hat sich in unserer Beratungspraxis auch in anderen Kontexten bewährt, so zum Beispiel auch im Rahmen von

• Teamentwicklung und Teamcoaching
• Entwicklung von Strategien
• Klausurtagungen, in denen das erklärte Ziel war, Strategien und Handlungspläne zu entwerfen.