Methode World Cafe: Tipps für einen gelungenen Abschluss

Die Herausforderung

Konzentrierte Gesichter, lebhafte Gespräche, ein konstantes Murmeln im Raum: Offenbar hat das Vorbereitungsteam für das World Cafe mit der Fragestellung den Nerv der Teilnehmer getroffen. Die Papiertischdecken auf den Stehtischen werden eifrig beschrieben und bemalt, das Helferteam hängt die voll beschriebenen Papiere an die Pinnwände an der Seite des Raums. Auf dieser Veranstaltung kann die Methode World Cafe ihr volles Potenzial entfalten: Erfahrungen und Ideen vernetzen und multiplizieren sich, neues Wissen entsteht.

Mit dem Protokollieren der Diskussionen in den Gesprächsrunden an den World Cafe -Tischen ist es jedoch nicht getan. Wie erfahren die anderen 120 Teilnehmer von den Gesprächsergebnissen und Ideen der Nachbartische, an denen sie nicht teilnehmen konnten? Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.

“Viele Kunden schlagen zunächst vor, die Ergebnisse vom Verwaltungsrat, dem Vorstand oder sonstigen Honoratioren würdigen zu lassen”, sagt Berater Florian Grolman von der initio Organisationsberatung. “Das ist aber nicht immer die beste Idee. Denn wenn die Ergebnisse von 120 Teilnehmern durch die Brille eines Einzelnen kommentiert werden, sehen zwangsläufig viele Teilnehmer ihre Ergebnisse nicht gewürdigt oder schlimmstenfalls ihren Beitrag geschmälert. Damit ginge die öffnende und aktivierende Wirkung des Veranstaltungsformats World Cafe sofort wieder verloren”.

Nicht nur die Auswahl der aktivierenden Fragen will also gut bedacht sein, sondern auch die Auswertung und der Abschluss eines World Cafes. Welche Form geeignet ist, um die Ergebnisse der Teilnehmerdiskussionen auszuwerten, zu würdigen und zusammen zu fassen, hängt von mehreren Faktoren ab: Dem  Ziel der Veranstaltung, der Gruppengröße, der Kultur der veranstaltenden Organisation und auch von den Räumlichkeiten.

Hier einige Erfahrungen aus unserer Beratungspraxis:

Metaplan-Auswertung

Was passiert: In der dritten und letzten Fragerunde des World Cafes beschreiben die Teilnehmer Moderationskarten mit den drei wichtigsten Vorschlägen oder Ideen für die Zukunft. Diese zahlenmäßige Beschränkung dient als “Qualitätsfilter”.

Vorteile: Eine übersichtliche und gut durchdachte Ideensammlung entsteht, die auf einer Pinnwand gesammelt und für die Gruppe visualisiert werden kann. Spart Zeit bei der Auswertung.

Nachteile: Nur bei kleineren Gruppen anwendbar.

Vernissage mit Priorisierung

Was passiert: Alle Tischdecken mit den Diskussionsergebnissen werden in einer Art “Ergebnis-Galerie” ausgestellt. Jeder Teilnehmer bekommt drei Klebepunkte, mit denen die subjektiv wichtigsten Ergebnisse markiert werden können.

Vorteile: Innerhalb kürzester Zeit entsteht ein Stimmungsbild im Raum. Wichtiger Nebeneffekt: Alle Teilnehmer sind gezwungen, sich einen Überblick über alle Arbeitsergebnisse zu verschaffen.

Fishbowl-Diskussion

Was passiert: Stellvertreter aller Stakeholder im Raum diskutieren stellvertretend für die restlichen Teilnehmer in einem Stuhlkreis über die Ergebnisse, die bei der Priorisierung am meisten Punkte bekommen haben. Beliebte Variante: Ein Stuhl im “Fishbowl” bleibt frei für spontane Äußerungen und Diskussionsbeiträge aus dem Publikum, muss aber regelmäßig wieder geräumt werden, um weitere Beiträge aus dem Auditorium zu ermöglichen.

Vorteile: Unterschiedliche Interessen im Raum können gehört und gewichtet werden, in kontroversen Situationen ist hier eine erste Annäherung möglich. Trägt zur weiteren Verdichtung der Ergebnisse bei.

Nachteile: Braucht etwas Zeit, partizipativer Ansatz passt nicht in jede Unternehmenskultur

Wandelnde Podiumsdiskussion

Was passiert: Eine Anzahl  von Honoratioren geht von Pinnwand zu Pinnwand und diskutiert die am höchsten gepunkteten Ergebnisse direkt an den ausgestellten “Ergebnis-Tischdecken”. Hierzu werden drahtlose Mikrofone benötigt.

Vorteile: Lebhafte Diskussionen sind wahrscheinlich.

Nachteile: Publikum muss entweder “mitgehen” und damit lange stehen oder im Sitzen die Köpfe “verrenken”.

Achtung: Braucht straffe und gut vorbereitete Moderation.

Handlungsplanung

Was passiert:  Nach der Vernissage und Priorisierung (s.o.) versammeln sich alle Teilnehmer erneut in der Mitte des Raums. Mit Hilfe von vorbereiteten Formblättern können sich nun freiwillige Arbeitsgruppen zusammen finden, welche Ideen und Vorschläge nach der Veranstaltung weiter ausarbeiten.

Vorteile: Ideen werden sofort in konkrete Handlungen übersetzt

Nachteile: Passt nicht zu allen Zielsetzungen von Veranstaltungen.

Achtung: Geschäftsführung bzw. Vorstand sollte vorher verbindlich ankündigen, inwieweit die Ergebnisse der Arbeitsgruppen im weiteren Prozess berücksichtigt werden sollen und können.

→ Unser Angebot für die Moderation von World Cafés

Für die Moderation und die gesamte Durchführung von World Cafes steht unser eingespieltes Team bundesweit zur Verfügung, auch für große Gruppen.