Großgruppenmethoden
Methode World Cafe: Tipps für einen gelungenen Abschluss.
5 bewährte Methoden
Das Wichtigste in Kürze
- Ein World Café erzeugt Divergenz: viele Tischdecken, viele Ideen. Die eigentliche Arbeit beginnt danach — beim Zusammenführen.
- Die Ergebnisse von einem Einzelnen würdigen zu lassen, kippt die Wirkung. Heißt: Viele Teilnehmer sehen ihren Beitrag entwertet.
- Welche Auswertung passt, entscheidet nicht der Geschmack, sondern Ziel, Gruppengröße, Kultur und Raum.
World Café Ergebnisse sammeln und abschließen: Im Großgruppenformat World Café werden in kurzer Zeit viele Ideen, Konzepte, Strategien oder Vorschläge entwickelt. Jede der vielen wechselnden Kleingruppen produziert im Durchschnitt drei “Tischdecken”, vollgeschrieben mit Ideen und Vorschlägen. Wie wird aus dieser Vielfalt (“Divergenz”) wieder ein handhabbares Ergebnis, mit dem man zeitnah weiterarbeiten kann? In diesem Artikel beschreiben wir mehrere Methoden, mit denen das machbar ist.
Die Herausforderung.
Konzentrierte Gesichter, lebhafte Gespräche, ein konstantes Murmeln im Raum: Offenbar hat das Vorbereitungsteam für das World Cafe mit der Fragestellung den Nerv der Teilnehmer getroffen. Die Papiertischdecken auf den Stehtischen werden eifrig beschrieben und bemalt, das Helferteam hängt die voll beschriebenen Papiere an die Pinnwände an der Seite des Raums. Auf dieser Veranstaltung kann die Methode World Cafe ihr volles Potenzial entfalten: Erfahrungen und Ideen vernetzen und multiplizieren sich, neues Wissen entsteht.
Mit dem Protokollieren der Diskussionen in den Gesprächsrunden an den World Cafe -Tischen ist es jedoch nicht getan. Wie erfahren die anderen 120 Teilnehmer von den Gesprächsergebnissen und Ideen der Nachbartische, an denen sie nicht teilnehmen konnten? Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.
“Viele Kunden schlagen zunächst vor, die Ergebnisse vom Verwaltungsrat, dem Vorstand oder sonstigen Honoratioren würdigen zu lassen”, sagt Berater Florian Grolman von der initio Organisationsberatung. “Das ist aber nicht immer die beste Idee. Denn wenn die Ergebnisse von 120 Teilnehmern durch die Brille eines Einzelnen kommentiert werden, sehen zwangsläufig viele Teilnehmer ihre Ergebnisse nicht gewürdigt oder schlimmstenfalls ihren Beitrag geschmälert. Damit ginge die öffnende und aktivierende Wirkung des Veranstaltungsformats World Cafe sofort wieder verloren”.
Fehlermuster: Würdigung durch Einzelne
Der naheliegende Reflex: die Ergebnisse vom Vorstand oder anderen Honoratioren kommentieren lassen. Klingt wertschätzend, wirkt aber gegenteilig. Heißt: Was 120 Teilnehmer erarbeitet haben, läuft durch die Brille eines Einzelnen — und viele sehen ihren Beitrag geschmälert. Die aktivierende Wirkung des Formats ist damit sofort dahin.
Nicht nur die Auswahl der aktivierenden Fragen will also gut bedacht sein, sondern auch die Auswertung und der Abschluss eines World Cafes. Welche Form geeignet ist, um die Ergebnisse der Teilnehmerdiskussionen auszuwerten, zu würdigen und zusammen zu fassen, hängt von mehreren Faktoren ab: Dem Ziel der Veranstaltung, der Gruppengröße, der Kultur der veranstaltenden Organisation und auch von den Räumlichkeiten.
Nicht nur die Auswahl der aktivierenden Fragen will also gut bedacht sein, sondern auch die Auswertung und der Abschluss eines World Cafes.
Hier einige Erfahrungen aus unserer Beratungspraxis:
Welche Auswertung passt?
Es gibt nicht die eine richtige Form. Vier Größen entscheiden: das Ziel der Veranstaltung, die Gruppengröße, die Kultur der Organisation und der Raum. Heißt: Erst diese vier klären, dann die Methode wählen — nicht umgekehrt.
Metaplan-Auswertung.
Was passiert: In der dritten und letzten Fragerunde des World Cafes beschreiben die Teilnehmer Moderationskarten mit den drei wichtigsten Vorschlägen oder Ideen für die Zukunft. Diese zahlenmäßige Beschränkung dient als “Qualitätsfilter”.
Vorteile: Eine übersichtliche und gut durchdachte Ideensammlung entsteht, die auf einer Pinnwand gesammelt und für die Gruppe visualisiert werden kann. Spart Zeit bei der Auswertung.
Nachteile: Nur bei kleineren Gruppen anwendbar.
Vernissage mit Priorisierung.
Was passiert: Alle Tischdecken mit den Diskussionsergebnissen werden in einer Art “Ergebnis-Galerie” ausgestellt. Jeder Teilnehmer bekommt drei Klebepunkte, mit denen die subjektiv wichtigsten Ergebnisse markiert werden können.
Vorteile: Innerhalb kürzester Zeit entsteht ein Stimmungsbild im Raum. Wichtiger Nebeneffekt: Alle Teilnehmer sind gezwungen, sich einen Überblick über alle Arbeitsergebnisse zu verschaffen.
Fishbowl-Diskussion.
Was passiert: Stellvertreter aller Stakeholder im Raum diskutieren stellvertretend für die restlichen Teilnehmer in einem Stuhlkreis über die Ergebnisse, die bei der Priorisierung am meisten Punkte bekommen haben. Beliebte Variante: Ein Stuhl im “Fishbowl” bleibt frei für spontane Äußerungen und Diskussionsbeiträge aus dem Publikum, muss aber regelmäßig wieder geräumt werden, um weitere Beiträge aus dem Auditorium zu ermöglichen.
Vorteile: Unterschiedliche Interessen im Raum können gehört und gewichtet werden, in kontroversen Situationen ist hier eine erste Annäherung möglich. Trägt zur weiteren Verdichtung der Ergebnisse bei.
Nachteile: Braucht etwas Zeit, partizipativer Ansatz passt nicht in jede Unternehmenskultur
Wandelnde Podiumsdiskussion.
Was passiert: Eine Anzahl von Honoratioren geht von Pinnwand zu Pinnwand und diskutiert die am höchsten gepunkteten Ergebnisse direkt an den ausgestellten “Ergebnis-Tischdecken”. Hierzu werden drahtlose Mikrofone benötigt.
Vorteile: Lebhafte Diskussionen sind wahrscheinlich.
Nachteile: Publikum muss entweder “mitgehen” und damit lange stehen oder im Sitzen die Köpfe “verrenken”.
Achtung: Braucht straffe und gut vorbereitete Moderation.
Handlungsplanung.
Was passiert: Nach der Vernissage und Priorisierung (s.o.) versammeln sich alle Teilnehmer erneut in der Mitte des Raums. Mit Hilfe von vorbereiteten Formblättern können sich nun freiwillige Arbeitsgruppen zusammen finden, welche Ideen und Vorschläge nach der Veranstaltung weiter ausarbeiten.
Vorteile: Ideen werden sofort in konkrete Handlungen übersetzt
Nachteile: Passt nicht zu allen Zielsetzungen von Veranstaltungen.
Achtung: Geschäftsführung bzw. Vorstand sollte vorher verbindlich ankündigen, inwieweit die Ergebnisse der Arbeitsgruppen im weiteren Prozess berücksichtigt werden sollen und können.
Häufige Fragen.
Wie wertet man ein World Café aus?
Nicht mit einer Standardform. Es gibt mehrere Wege: die Metaplan-Sammlung, die Vernissage mit Punktvergabe, die Fishbowl-Diskussion, die wandelnde Podiumsdiskussion oder die Handlungsplanung. Welcher passt, entscheiden Ziel, Gruppengröße, Kultur und Raum.
Sollten Vorstand oder Honoratioren die Ergebnisse würdigen?
Selten eine gute Idee. Kommentiert ein Einzelner die Ergebnisse von 120 Teilnehmern, sehen viele ihren Beitrag nicht gewürdigt oder geschmälert. Die öffnende Wirkung des Formats geht dabei verloren. Besser sind Formen, die alle Ergebnisse sichtbar machen — etwa eine Vernissage mit Priorisierung.
Wie fasst man die vielen Tischdecken zu einem verwertbaren Ergebnis zusammen?
Über einen Verdichtungsschritt. Klebepunkte in einer Ergebnis-Galerie erzeugen schnell ein Stimmungsbild, eine Fishbowl-Runde gewichtet die wichtigsten Punkte weiter. Aus Divergenz wird so wieder etwas Handhabbares.
Welche Auswertung eignet sich für große Gruppen?
Die Metaplan-Auswertung stößt bei großen Gruppen an ihre Grenzen. Vernissage mit Priorisierung, Fishbowl oder eine wandelnde Podiumsdiskussion skalieren besser — sie machen die Ergebnisse für alle sichtbar, ohne jeden Beitrag einzeln vorzutragen.
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