Teil 1: Der „Start“ einer Konferenz
In diesem Artikel beschreiben wir mehrere bewährte Methoden, die den Einstieg zu Beginn einer Großgruppenkonferenz erleichtern. Die beschriebenen Methoden stammen aus einer Toolbox für „Real Time Strategic Change“ (RTSC) Konferenzen, können aber grundsätzlich auch zum Einstieg für andere Großgruppenformate oder Workshops genutzt bzw. adaptiert werden. Weitere Methodische Bausteine sind in dieser Artikelserie erschienen.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Teil 1: Der „Start“ einer Konferenz
- 2 Teilnehmer willkommen heißen
- 3 Ziele erläutern
- 4 Planungsgruppe vorstellen
- 5 Einführung durch die Moderatoren
- 6 Erkennen wer im Raum ist
- 7 Sich vorstellen und „warm werden“
- 8 Geschichten im Kreis erzählen
- 9 ⇒Unser Angebot
- 10 Unser Angebot in Grossgruppenmoderation
- 11 Weitere Methodische Bausteine
Teilnehmer willkommen heißen
„Der erste Eindruck zählt“: Bekannte Führungskräfte positionieren sich bei Ankunft der Teilnehmenden am Eingang und begrüßen die Teilnehmenden persönlich.
Als zusätzliche kleine Geste zur Begrüßung kann es wirksam sein, wenn eine Kleinigkeit z.B. eine Blume oder eine kleine Aufmerksamkeit überreicht wird. Besonders wirksam ist es, wenn diese bereits einen Bezug zum Thema der Konferenz herstellt.
Die Teilnehmenden merken dadurch sofort: „Etwas ist anders als sonst“. Auf diese Weise geschieht eine „Musterunterbrechung“. Diese kleine „Geste“ bewirkt auf diese Weise eine mentale „Öffnung“ auf das, was im Verlauf der Konferenz geschehen wird.
Ziele erläutern
Die Konferenz beginnt mit einer Begrüßungsrede durch den Auftraggeber (in der Regel eine Führungskraft), in der die Zielsetzungen der Konferenz erläutert und die Frage geklärt wird, warum die gesamte Organisation jetzt zwei oder drei Tage in diesem Raum verbringen soll.
Der Redner beschreibt, was die Konferenz veranlasst hat, stellt das angestrebte Ziel vor, welches von der Planungsgruppe erarbeitet wurde und erläutert, was die Zielsetzung für ihn persönlich bedeutet, bzw. was er sich von der Konferenz erhofft.
Es ist wichtig, dass die Führungskraft schon in der Anfangsrede die Mitarbeiter einlädt, ihre Ideen, Erfahrungen und Vorstellungen einzubringen, sowie konstruktiv Kritik zu üben. Somit wird deutlich, dass die Führungsetage im Verlauf der Konferenz zusammen mit den Mitarbeitern, in den Stuhlkreisen bzw. den kleinen Arbeitsgruppen, an der Umsetzung des Ziels arbeiten möchte.
Der Auftakt ist eine sehr wichtige Phase, die in der Vorbereitung besonders gute Planung und Aufmerksamkeit braucht. Falls von den Beteiligten nicht verstanden wird, was im Verlauf der Großgruppe erreicht werden soll, wird es früher oder später zu Schwierigkeiten kommen. Daher ist es besonders wichtig, dass alle erkennen wohin die gemeinsame Reise gehen soll.
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Planungsgruppe vorstellen
In dieser Phase stellt der Redner auch die Mitglieder der Planungsgruppe mit Namen und Funktion vor. Hier muss deutlich werden, dass diese Konferenz nicht allein vom Management geplant wurde.
Die Teilnehmenden sehen gleich zu Beginn, dass sie nicht bloß für etwas eingespannt werden, was „die da oben ausgeheckt“ haben, sondern die Konferenz aus ihrer Mitte heraus vorbereitet wurde. So ist es möglich, schnell das Vertrauen der Teilnehmer für die Veränderungen zu bekommen.
Einführung durch die Moderatoren
Nachdem der Gastgeber zu Ende gesprochen hat, stellen sich die Moderatoren vor und erklären den Teilnehmenden, dass sie nicht für die Inhalte der Konferenz verantwortlich sind, sondern der großen Gruppe helfen, an ihren eigenen Inhalten zu arbeiten.
Anschließend erläutern sie den Ablauf der Konferenz in ihren wichtigen Phasen.
- Aufrütteln,
- Blick nach außen,
- das eigene Potenzial entdecken
- Hoffnung auf eine positive Zukunft schaffen
- Maßnahmen planen
Es wird erklärt, dass die Stuhlkreise oder Arbeitstische eine komprimierte Version der ganzen Organisation darstellen, d.h. mehrere Funktionen und mehrere Hierarchieebenen sollen darin vertreten sein, damit die Organisation von verschiedenen Blickwinkeln aus verstanden werden kann.
Während der Konferenztage wird sich die Sitzordnung auch ändern, sodass noch anderer Kollegen und Kolleginnen kennengelernt werden können. Am Ende wird dann einmal in der Heimatgruppe gearbeitet, also mit den Kollegen, mit denen die Teilnehmer auch normalerweise zusammenarbeiten.
Auch Hinweise auf organisatorische Details gehören in diese Phase, unter anderem
- Zeitlicher Ablauf: Der zeitliche Verlauf, inkl. „großer“ Pausen,
- Freie Bewegung im Raum: man darf aufstehen und sich im Raum bewegen
- Individuelle Bedürfnisse: Wer zwischendurch mal eine kleine Pause braucht, kann diese individuell einlegen
- Mobiltelefone: Handynutzung nur in den „großen“ Pausen
Ebenfalls ein wichtiger Teil der Einführung ist die Erläuterung der vier Rollen innerhalb der Arbeitsgruppen:
- Moderator,
- Schreiber,
- Sprecher
- und Zeitnehmer.
Diese Rollen sollten vor Beginn einer Arbeitseinheit in den Gruppen gewählt werden und es wird auch ermutigt, die Rollen immer mal wieder zu wechseln.
Das Vorgehen der Moderatoren, gleich zu Anfang auf das organisatorische Vorgehen zu verweisen, und jedem klar zu machen, dass keiner zu irgendetwas gezwungen wird, lockert die Atmosphäre enorm auf. Es herrscht keine „Anwesenheitspflicht“, jedem ist es immer erlaubt, sich mal kurz die Beine zu vertreten oder einen Kaffee holen zu gehen.
Erkennen wer im Raum ist
Insbesondere wenn es sich um eine sehr große Organisation handelt, besteht unter den Konferenzteilnehmern oftmals keine Klarheit darüber, wer sich überhaupt im Raum befindet.
Dies lässt sich sehr gut über „soziometrische Aufstellungen“ lösen: Auf einer freien Fläche im Raum lässt man sich die Teilnehmenden nach definierten Kriterien im Raum positionieren.
Bewährte Kriterien sind zum Beispiel:
- Aufgabe innerhalb der Organisation (z.B. Verwaltung, Entwicklungsabteilung, Vertrieb, Produktion, Management…)
- Zugehörigkeit zu unterschiedlichen Standorten (die Fläche im Raum dient dann als „Landkarte“, die Moderatoren erläutern dann nur noch, wo „Norden“, „Süden“, „Westen“ und „Osten“ liegen, die Teilnehmenden ordnen sich selbständig zu und „verhandeln“ untereinander, wo welche Gruppe sinnvollerweise steht.
- Zeitachse: Länge der Zugehörigkeit zum Unternehmen, welche Unternehmenseinheit wurde wann „gegründet“ oder hinzugekauft…
Erkennen wer sich im Raum befindet, ist ein Schritt der nur ein paar Minuten kostet, der jedoch bewirken kann, dass sich die ganze Stimmung im Raum grundlegend verändert. Die Wirkung ist die Erkenntnis, dass sich tatsächlich das ganze System versammelt hat. Jeder vermag nun, vom gleichen Informationsstand aus, sich selbst und auch andere Teilnehmer in die Gruppe einzuordnen.
Sich vorstellen und „warm werden“
Um sich vorzustellen und mit dem Konferenzformat „warm“ zu werden haben sich die folgenden Fragestellungen als erster Arbeitsschritt sehr bewährt. Diese sind in fünr Minuten Einzelarbeit zu beantworten:
- Welche Herausforderungen sehe ich auf unsere Organisation zukommen?
- Welche Chancen sehe ich für die Organisation?
- Was hat mich in der letzten Zeit bei uns frustriert oder mich mit Sorge erfüllt?
- Was waren positive Erlebnisse in unserer Organisation?
- Auf welche eigenen Leistungen oder Leistungen meiner Einheit bin ich stolz?
- Was wünsche ich mir an meisten für die Zukunft der Organisation?
- Was wäre für mich ein gutes Ergebnis dieser Konferenz?
- (Bonsen, 2003)
Nach der Bearbeitungszeit erhält jeder die Gelegenheit, seine Sichtweise in der Arbeitsgruppe vorzustellen, zu sagen, wo er arbeitet, was er macht, wie lange er schon bei der Organisation ist usw. und insbesondere wie er die Fragen beantwortet hat.
Anschließend soll die Gruppe gemeinsam schauen, wo Gemeinsamkeiten oder Unterschiede in den Antworten bestehen. Alles wird auf ein Flipchart geschrieben. Dort wird ebenfalls notiert, was die Gruppe von der RTSC-Konferenz erwartet.
Im nachfolgenden Plenum präsentiert dann eine Gruppe ihre Ergebnisse und die anderen Gruppen werden aufgefordert zu ergänzen, wenn sie während ihrer Arbeit weitere Aspekte gefunden haben.
Die Bearbeitung der ersten Aufgabe hat mehrere Wirkungen:
- Aha-Effekt: Mit der Chance eigene Sichtweisen darzulegen, erfahren die Teilnehmenden, dass jeder einzelne gehört wird.
- Ballast abwerfen: wie zum Beispiel Unmut, Ärger, Verwirrung. Der Kopf wird somit für die anstehende Arbeit „freigemacht“.
- Gemeinsamkeit schaffen: Die Teilnehmer sitzen oft mit Kollegen in einem Kreis, die sie kaum oder gar nicht kennen, da sie in anderen Funktionen oder Standorten arbeiten. Trotz der sichtbaren Unterschiede deckt die erste Arbeitsaufgabe deutlich auf, dass es mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede gibt. Diese Erkenntnis bereitet den Boden für einen weiteren positiven Verlauf der Konferenz.
Geschichten im Kreis erzählen
Eine mögliche Variation für einen guten Start bietet die Vorgehensweise von Birgitt Williams Open Space-Konferenzen zu eröffnen.
Es kann auch in einer RTSC-Konferenz wertvoll sein, die erste Arbeitsaufgabe nicht in kleinen Gruppen, sondern im großen Kreis mit allen zu erarbeiten. Dazu wird ein großer Stuhlkreis benötigt. Das bedeutet, dass es nur praktikabel ist, wenn
- der Raum die Kapazitäten hat
- die Teilnehmerzahl dies überhaupt ermöglicht und
- die Konferenz bereits am Vorabend beginnt (andernfalls wird vermutlich zu wenig Zeit für die anderen Phasen der Konferenz bleiben – siehe auch den zeitlichen Verlauf von RTSC Konferenzen)
Wenn alle im großen Kreis sitzen wird die Aufgabe erläutert. Aus den oben genannten Fragen werden zwei oder drei ausgewählt und vorgestellt. Währenddessen werden mehrere Körbe mit Steinen herumgereicht und die Teilnehmer gebeten sich einen davon herauszunehmen. Die Steine sind von ganz unterschiedlicher Art, z.B. rund, eckig, klein, groß, edel, einfach etc. und jeder wird nun gebeten darüber nachzudenken, was dieser Stein ihm zu den zwei oder drei Fragen sagt. Anschließend setzen sich jeweils zwei Teilnehmer zusammen und erzählen sich gegenseitig, was sie auf diese Fragen geantwortet haben. Danach hat noch jeder der möchte, die Chance, seine Geschichte in der großen Runde zu erzählen. Oft wollen erstaunlich viele erzählen und die meisten sind überraschenderweise auch bereit lange zu zuhören, darum (und weil noch die Nacht benötigt wird um den Raum umzubauen) ist es sinnvoll, diese Form des Einstiegs auf den Vorabend zu legen.
⇒Unser Angebot
Unser Angebot in Grossgruppenmoderation
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Weitere Methodische Bausteine
Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie über bewährte Bausteine in Großgruppenkonferenzen. Hier alle Artikel zur Serie:
Real Time Strategic Change (RTSC) Konferenz-Methode – Der ultimative ÜberblickArtikel lesen 
Methoden-Baukasten für Großgruppenkonferenzen - Teil 1Artikel lesen 
Aus dem Methoden-Baukasten für RTSC-Konferenzen: Teil 2 - "Aufrütteln"Artikel lesen
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