Open Space Konferenzen veranstalten wir gerne und oft. Über die Open Space Methode haben wir schon viel geschrieben, auch über den Ablauf. Aber was kann bei der Vorbereitung und Durchführung schief gehen? Hier 5 entscheidende Erfolgsfaktoren, die Sie kennen sollten, wenn Sie eine Open Space Konferenz planen .

Von Florian Grolman

Hier die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine Open Space Veranstaltung:

1 Grundlage schaffen: Präzise Auftragsklärung durchführen
2 Ins Boot holen: Hintergründe und Haltung erläutern
3 Stabilen Rahmen bauen: Vorbereitungs-Workshop durchführen
4 Wirkungsvoll arbeiten: Methode an Zielstellung anpassen
5 Video: Anpassungen an das Open Space Format
6 Wirkungen verstärken: Raum für Emotionen geben
7 Unser Angebot
8 Gelingen von Open Space Veranstaltungen

Nach vielen Dutzend sehr erfolgreicher Open Space Veranstaltungen und viel Erfahrung in der Großgruppenmoderation und der Durchführung von interaktiven Workshops und Führungskräfte-Konferenzen kennen wir die Open Space als Format inzwischen so gut, dass wir unsere jahrelange Erfahrung gerne mit Ihnen teilen. Die folgenden Fallstricke haben wir zum Teil selbst erlebt – zum großen Teil aber auch vorher erkannt und vermieden. Raten Sie mal, an welcher Stelle wir erst mit den Jahren „durch Erfahrung klug“ wurden… :=)

Grundlage schaffen: Präzise Auftragsklärung durchführen

„Wir suchen einen Open Space Moderator. Können Sie das machen, und was kostet das?“, wäre eine typische Anfrage, die uns so oder ähnlich regelmäßig erreicht. „Ja, natürlich“, antworten wir meist. „Aber was genau wollen sie erreichen? Was soll nach der Konferenz anders sein?“

So oder so ähnlich steigen wir ein in die Auftrags- und Kontextklärung, auf die wir aus gutem Grund großen Wert legen. Denn Großgruppenveranstaltungen stehen ja stets in einem Kontext und sind immer nur ein Schritt in einem Gesamtprozess. Diesen nicht genau zu kennen ist grob fahrlässig.

Je genauer wir

die spezifischen Herausforderungen verstehen
den Kontext kennen
die Historie in die methodische und inhaltliche Planung einbeziehen können,

desto besser können wir beurteilen,

ob die Methode zu den Zielstellungen passt,
ob die erwünschten Ziele mit Open Space erreichbar sind oder eine anderes Vorgehen für das Anliegen besser geeignet wäre,
oder ob Ungeklärtes im Raum steht, das vorher bearbeitet gehört, damit der Open Space Workshop ein Erfolg werden kann.

Fallbeispiel: Wie Kontexte Workshops überlagern können

In einem großen Innovationsprojekt eines technologiegetriebenen mittelständischen Unternehmen wurde wenige Tage vor Durchführung der Open Space Konferenz der Projektleiter ausgetauscht. Wir erfuhren davon als eher beiläufige Mitteilung der Projektassistenz. Gleichzeitig wurde uns ein neuer Titel für die Veranstaltung mitgeteilt.

Bei uns schrillten die „Alarmglocken“: Welche neue Zielstellung verband der neue Projektleiter mit der Konferenz? Kannte er die Open Space Methode? Teilte er die grundsätzlichen Haltungen, die mit einer Großgruppenveranstaltung im Open Space Format verbunden sind? Innerhalb weniger Stunden mussten wir einen neuen Auftragsklärungsprozess durchlaufen. In dem ersten Gespräch mit der neuen Projektleitung stellte sich heraus, dass die Geschäftsführung des Unternehmens mit der bisherigen Entwicklung mehr als unzufrieden war und nun mit neuen, härteren Rahmenbedingungen für das Projekt massiv gegensteuerte.

Das Projektteam stand nun also vor der Aufgabe, unter enormen Zeitdruck einen schlüssigen Plan zu entwickeln, wie es mit den neuen Anforderungen umgehen sollte. Wir hatten Glück: Die typische Schrittfolge des Open Space Formats (Anliegen sammeln – bearbeiten – verdichten – priorisieren – einen Handlungsplan entwerfen) passt dazu exzellent. Auch der neue Projektleiter erkannte das Potenzial des Verfahrens ließ sich auf das Verfahren ein.

Das Feedback der Teilnehmer am Ende des Workshops gab uns recht: Die wesentlichen „business issues“ konnten identifiziert und erfolgreich bearbeitet werden, das Projektteam rückte trotz des „Schocks“ der personellen und strukturellen Veränderungen enger zusammen und konnte darüber hinaus auch einige seiner projektinternen Kommunikationsdefizite beheben.

Ins Boot holen: Hintergründe und Haltung erläutern

Die „Philosophie“ der Open Space Methode mutet Führungskräften und Entscheidern einiges zu. Die Grundannahmen hinter dem Verfahren setzen viel Vertrauen in die Teilnehmenden und den Prozess voraus. Wer mit der Methode nicht vertraut ist, und die wichtigsten Stellschrauben nicht kennt, kann hier schnell “Schiffbruch” erleiden (wir helfen bei Vorbereitung und Durchführung natürlich gern).

Die Methode fußt auf der Annahme, dass

die Eingeladenen relevante Fragestellungen und Anliegen zum Thema des Workshops formulieren und einbringen werden
die Teilnehmer eher Teil der Lösung sind – und nicht des Problems
dass das Planungsteam die richtigen Personen kennt und einlädt, die man in einen Raum versammeln muss, um in einem mehrstufigen Verfahren die Lösung für ein bestehendes Problem zu finden
diejenigen, die zur Konferenz erscheinen, gemeinsam eine Lösung entwickeln können und werden
sich soziale Systeme so gut selbst organisieren können, dass die Kleingruppen im Open Space effektiv arbeiten

Ein weiterer Unsicherheitsfaktor ist das Ergebnis der Konferenz: Open Space Konferenzen funktionieren dann besonders gut, wenn die Lösung des zu behandelnden Problems unbekannt ist. In einer der zentralen Gelingensbedingungen liegt also gleichzeitig auch die größte Chance.

Führungskräfte und Entscheider müssen also einiges an „Unsicherheit“ aushalten können. Das ist durchaus nicht jedermanns Sache und setzt bestimmte Haltungen und ein eher modernes Verständnis von „systemischer Führung“ voraus. Wir machen jedoch regelmäßig und stets die Erfahrung, dass Workshops im Open Space Format sehr positive Wirkungen entfalten und unter Teilnehmern und Führungskräften am Ende immer äußerst positiv bewertet werden (zumindest wenn wir sie durchführen).

Das mag an unserer gründlichen Vorbereitung liegen, bei der wir Sie natürlich gern unterstützen: Im Vorbereitungsprozess für Großgruppenworkshops achten wir stets darauf,

dass alle Beteiligten wissen, worauf sie sich einlassen
die methodische Schrittfolge und die Hintergründe dazu kennen und verstehen
eine Haltung teilen, dass auch „normale Mitarbeiter“ sehr wohl in der Lage sind, sich in einem weitgehend offenen Prozess selbst zu organisieren und mit ihrem „Know-how“ und ihrer Erfahrung konstruktiven Lösungen erarbeiten können und werden – oder zumindest das Experiment wagen, ob das funktioniert (und wir wissen als erfahrene Berater und Großgruppenmoderatoren, dass das funktioniert!).

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Stabilen Rahmen bauen: Vorbereitungs-Workshop durchführen

Open Space ist ein sehr offenes Verfahren. Die meisten Auftraggeber haben anfangs die Befürchtung, dass Themen und Forderungen zur Sprache kommen, die nur wenig mit ihrem Hauptanliegen zu tun haben oder im Verlaufe der Veranstaltung Forderungen erhoben werden, denen der Auftraggeber nicht entsprechen kann oder möchte.

Einerseits muss also ein stabiler thematischer „Rahmen“ her, der klar macht, wozu die Teilnehmenden geladen sind – und wozu nicht. Gleichzeitig soll das Thema auch so sehr „unter den Nägeln brennen“, dass die Teilnehmenden motiviert sind, ihre Anliegen einzubringen und dazu intensiv zu arbeiten.

Um beides zu gewährleisten, empfehlen wir dringend, einen Vorbereitungsworkshop durchzuführen. Daran sollte ein Querschnitt derjenigen teilnehmen, die später auch zur eigentlichen Open Space Konferenz eingeladen werden. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass

Unterschiedliche Sichtweisen und Erwartungshaltungen auf und an die Veranstaltung schon im Vorfeld diskutiert und miteinander abgeglichen werden
Eine Überschrift für die Veranstaltung gefunden wird, die den unterschiedlichen Interessen und Perspektiven gerecht wird
Eine thematische Rahmung entstehen kann, die gewährleistet, dass die Teilnehmenden mit Engagement und Interesse ihre Aspekte zum Thema einbringen und diskutieren können
die Ergebnisqualität und –tiefe den Erwartungen des Auftraggebers voll und ganz entspricht.

Insofern ist also die Durchführung eines Vorbereitungsworkshops eine zentrale Gelingensbedingung für Open Space.

Unser Vorgehen bei der Vorbereitung von Open Space Konferenzen

Bei der Vorbereitung achten wir stets darauf, dass

Alle relevanten Stakeholder bei der Vorbereitung der Konferenz einbezogen wurden
Ein Veranstaltungstitel gewählt wird, der aktivierend, ermutigend und klar formuliert ist
dass das zentrale Ziel des Auftraggebers klar an alle Eingeladenen kommuniziert wird und im Fokus der Veranstaltung steht
Methode und Auftrag zueinander passen

Wir beraten und begleiten Sie professionell und mit viel Erfahrung Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der Planung, Vorbereitung, Durchführung, Ergebnissicherung und Nachbereitung.

Wirkungsvoll arbeiten: Methode an Zielstellung anpassen

Viele Open Space Begleiter halten sich beim Ablauf sehr genau an das Original-Format, welches Harrison Owen in den 80er Jahren in den USA entwickelte. Das ist grundsätzlich sicher nicht verkehrt und machen auch wir auch oft so. Manchmal jedoch brauchen Kunden spezielle Lösungen – und dann sollte man dringend das Format an die Anforderungen anpassen (dabei helfen wir natürlich gern).

Ein Beispiel: Das Originalformat sieht vor, dass die Arbeitsgruppen eine schriftliche Kurzdokumentation anfertigen und diese in einer „Ergebnisgalerie“ mit allen Teilnehmenden geteilt werden.

Im oben geschilderten Fallbeispiel hätte diese Form der „Vergemeinschaftung“ der Ergebnisse aus den Gruppenarbeiten nicht gereicht. Um den Erkenntnisgewinn der Ingenieure zu fördern, haben wir zu Beginn des zweiten Tages abweichend vom Originalformat eine Phase der Kurzpräsentationen eingebaut. Jede Arbeitsgruppe hatte hier maximal 2 Minuten Zeit, ihre Ergebnisse vorzustellen.

Wichtig war dabei die strikte zeitliche Begrenzung: Bei mehr als 20 Anliegen wären längere Präsentationen oder gar Nachfragen sehr ermüdend und lang geworden.
Als hilfreich hat sich dabei auch die Visualisierung der Kernergebnisse auf Flipcharts erwiesen. Das machte es den anderen Teilnehmenden leichter, den mehr als 20 Kurzpräsentationen zu folgen.
Rückfragen waren aus Zeitgründen in der Präsentationsphase selbst nicht zugelassen (andernfalls hätten wir wegen der Vielzahl der Anliegen dazu viele Stunden gebraucht). Natürlich gab es dennoch Diskussionsbedarfe. Diese haben wir nach jeder Präsentation „per Handzeichen eingesammelt“. In der anschließenden Kaffeepause konnten dann die Rückfragen gestellt werden, so dass der Austausch bilateral sehr zeiteffizient erfolgen konnte.

Auch andere Anpassungen sind natürlich denkbar, um das Format den Zielstellungen des Auftraggebers gemäß optimal zu nutzen.

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Video: Anpassungen an das Open Space Format

In diesem Video sehen Sie ein Beispiel dafür, wie die „Philosophie“ der Open Space Methode gekonnt in den Business-Kontext übertragen werden kann:

In unseren Vorbereitungsprozessen passen wir das Format stets so an, dass Ihre Zielstellungen optimal erreicht werden. Hierzu verfügen wir über ein großes methodisches Repertoire. Welche methodischen Ergänzungen in Ihrem Falle sinnvoll wären, erfahren Sie in einem kostenfreien Erstgespräch.

Wirkungen verstärken: Raum für Emotionen geben

Oft verwenden wir die Open Space Methode im Rahmen von Veränderungsprozessen oder im Kontext von Change Management. Da Menschen aus genetischer Sicht nicht für Veränderungen prädestiniert sind, tun sich viele eher schwer, sich von Gewohnheiten und Gewissheiten zu lösen und sich für neue Erfahrungen zu öffnen.

Im Verlauf von Open Space Konferenzen passiert jedoch genau dies häufig: Teilnehmende sammeln durch die vielen Gesprächsrunden und unterschiedlichen Betrachtungsweisen der anderen neue Erfahrungen und gleichen diese mit ihren eigenen Sichtweisen ab.

Nicht selten entstehen dadurch am Ende von Open Space Veranstaltungen emotionale Momente, in denen die Teilnehmenden noch einmal den gesamten Prozess reflektieren.

Diese Emotionen sichtbar zu machen, birgt großes Potenzial für den weiteren Entwicklungs- oder Veränderungsprozess von Unternehmen bzw. Organisationen. Daher geben wir in unserer Open Space Praxis am Ende der Veranstaltung ausgiebig Raum, um diese Erfahrungen zu teilen. Oft wird in den Abschlussrunden geäußert, dass

man nicht genau wusste, was einen erwartet – das Ergebnis die eigenen Erwartungen an die Konferenz jedoch übertraf
man sich selber nicht habe vorstellen können, dass man mit so vielen neuen Erkenntnissen und Sichtweisen aus der Veranstaltung herausgehen würde
es überraschte, wie viele andere Menschen ähnliche Perspektiven und Ziele haben und man nun eine gute Basis für zukünftiges gemeinsames Handeln erschaffen habe
es nun wichtig sei, die Planungen, Ideen und konzeptionellen Ansätze weiter zu verfolgen und im Unternehmensalltag nachhaltig zu verankern.

Diese Momente sind deswegen so wertvoll, weil sie durch wichtige gemeinsame Erfahrungen und Erkenntnisse eine „Plattform für gemeinsames Handeln“ schaffen. Um diesen Erkenntnissen Raum zu geben, schließen wir Open Space Konferenzen regelmäßig mit einer „Abschlussrunde“ ab, in der wir allen Anwesenden die Möglichkeit geben, ihre Eindrücke, Kernerkenntnisse und Gefühle mit den anderen zu teilen. Wie genau das funktioniert, lesen Sie unter anderem in unseren 47 Praxistipps zur Durchführung von Open Space.