World Café – Die 7 wichtigsten Fragen für eine erfolgreiche Vorbereitung.

Bei der Vorbereitung eines erfolgreichen World Cafés gibt es eine Reihe wichtiger Fragen zu berücksichtigen. Hier die wichtigsten Punkte, die bei der Vorbereitung eines gelungenen World Cafés zu berücksichtigen sind.

Erste Schritte zur Vorbereitung eines World Cafés.

• Berufen Sie eine kompetente Planungsgruppe ein. Diese sollte aus Vertretern all jener Bereiche ihrer Organisation/ihres Unternehmens bestehen, die von den Ergebnissen des World Cafés betroffen sein werden oder die ein hohes Interesse an den behandelten Fragestellungen haben.
• Klären Sie die Fragen: Was soll mit dem World Café erreicht werden? Welches ist das Kernthema, und welche Fragen wollen wir im Rahmen des World Cafés erkunden.

Warum ist eine kreative Kaffeehaus-Atmosphäre wichtig?.

• Haben Sie schon einmal Tagungsgäste in einer Kaffeepause erlebt oder die belebten Gespräche in einem Wiener Kaffeehaus? Die Methode World Café lebt von der Lust auf Kommunikation und dem Spaß an intensiven Gesprächen. Eine gemütliche und kreative Gesprächsatmosphäre befördert fruchtbare Diskussionen.
• Achten Sie bei der Auswahl des Tagungshauses oder eines geeigneten Raumes auf viel Luft und Licht und geeignete Ausstattung.
• Achtung: Ein World Café braucht deutlich mehr Platz als eine klassische Tagung (Richtwert: 3-4qm pro Person).
• Versuchen Sie eine klassische Kaffeehausinszenierung zu schaffen. Dabei helfen hohe Bistrotische (dynamisieren die Diskussionen!), wie sie bei Stehempfängen benutzt werden. Decken Sie diese Tische hübsch ein: Eine Tischdecke aus großen beschreibbaren Papierbögen (80 Gramm, unbedruckt). Auch ein kleines Gesteck auf dem Tisch und etwas „Knabberzubehör“ wirkt Wunder.
• Sorgen Sie für guten Kaffee, der diesen Namen verdient. Echte Café-Genießer mögen keinen abgestandenen Kaffee aus Thermoskannen.
• Sorgen Sie für gute Beleuchtung. Wenn Tageslicht nicht in ausreichendem Maße gegeben ist, helfen Deckenfluter oder Stehleuchten.

Wie entwickelt man gute Fragen für ein World Café?.

• Wirksame und relevante Fragestellungen zu finden ist der Dreh- und Angelpunkt von World Cafés.  Gute Fragen sind spannend formuliert, laden zu tiefen Diskussionen ein und wecken die Neugier der Teilnehmenden.
• Die Fragen sollten aufeinander aufbauen und gleichzeitig trennscharf sein.
• Mit einem bewährten Verfahren entwickeln wir im Rahmen eines Vorbereitungsworkshops aktivierende Fragen, die den Teilnehmenden “unter den Nägeln” brennen. Hier können Sie mehr dazu erfahren.

Schreibt man bei World Cafés wirklich auf die Tischdecken?.

• Ja. Beim World Café kommt es vor allem auf die Gespräche an den Tischen an. Wenn die Fragen gut gestellt sind, kommen gute Ergebnisse von ganz allein. Wichtig ist, dass Erkenntnisse und Ideen dann aufgeschrieben werden, wenn Sie entstehen. Auch beim Protokoll darf es informell zugehen, insofern ist Schreiben auf die Tischdecken ausdrücklich erlaubt.
• Nicht zu empfehlen sind handelsübliche Papiertischdecken, wie man sie in Bierzelten benutzt. Die Papierqualität reicht einfach nicht aus. Eine einfache Alternative sind Flipchartbögen oder „Magic Charts“ (s.u.)

Wie werden die Ergebnisse eines World Cafés in der Gruppe geteilt und ausgewertet?.

• Sehr bewährt hat sich eine Vernissage mit “wandelnder Podiumsdiskussion” am Ende. Sind nicht genügend Pinnwände vorhanden, eignet sich auch der Einsatz von Magic Charts. Diese bestehen aus beschreibbarem folienartigen Material und haften selbständig an Fenstern, anderen glatten Oberflächen oder Wänden des Tagungsraums.
• Sehr bewährt haben sich dabei unsere World Café Spezialdisplays, mit denen sich die runden “World Café Tischdecken” drehen lassen (und das ohne sich den Kopf dabei zu verrenken). Sie gehören regelmäßig zu unserer Standard-Ausstattung und wurden exklusiv für uns angefertigt. Diese kann man bei uns auch mieten.
• Aber es gibt noch diverse weitere Optionen zur Auswertung und Abschluss eines World Cafés. Hier haben wir einige bewährte Optionen für Sie zusammengestellt.

Was sind die World Café Prinzipien und wie werden sie kommuniziert?.

• Die Methode World Café basiert auf der sogenannten „World Café Etiquette“. Diese wird vorab vom Moderator visualisiert und erklärt.
• Als hilfreich hat sich erweisen, wenn sich die Gesprächsregeln noch einmal als kleine Aufsteller auf den Tischen wieder finden. So stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer auf die wesentlichen Fragestellungen konzentrieren und die Aufmerksamkeit auf den Tischen bleibt.

Wo kann ich noch mehr über die Methode World Café erfahren?.

Weiterführende Quellen

• In diesem Überblick zur Methode World Café finden Sie weiterführende Artikel zum Thema.
• Die Vorbereitung und Durchführung von World Cafe Veranstaltungen ist eines unserer Spezialgebiete. Vereinbaren Sie ein kostenfreies Erstgespräch!