Großgruppenmethoden
Funktioniert Open Space mit festen inhaltlichen Vorgaben?.
So integrieren Sie bestehende Konzepte und Strategien erfolgreich in Open Space Konferenzen
Das Wichtigste in Kürze
- Open Space und feste Vorgaben schließen sich nicht aus. Die Leitung kann steuern — offen, nicht heimlich.
- Der Hebel heißt Transparenz. Givens vorab benennen, begründen, sichtbar machen. Verdeckte Grenzen killen die Energie.
- Zwei erprobte Wege: ein klares Eingangsstatement — und Themen aktiv einbringen oder als Arbeitsgruppenblatt auslegen.
Die Open Space Methode ist eine Großgruppenmethode, mit der man in mittleren oder großen Gruppen gemeinsam Strategien entwickeln, Umsetzungspläne präzisieren, Ideen sammeln oder auch Leitbilder entwickeln kann. Ein “Open Space” Workshop lebt normalerweise davon, dass alle Teilnehmenden ihre eigenen Themen und Ideen einbringen und diskutieren können. Was aber tun, wenn Kunden schon Ideen und Konzepte zum Thema der Open Space Konferenz mitbringen?
Wenn Unternehmensleitung oder Vorstand schon einige unverrückbare Vorstellungen haben oder inhaltliche Vorgaben machen wollen – ist Open Space als partizipativ angelegte “bottom-up”-Methode dann überhaupt noch sinnvoll?
Durchaus!
Denn auch in einem Open Space hat die Unternehmensleitung die Möglichkeit, steuernd einzugreifen. Das kann auf mehreren Wegen geschehen, die ich im Folgenden näher beschreiben möchte.
Kurz zur Erinnerung: In einer Open Space Konferenz machen die Teilnehmer die Tagesordnung selbst. Am Anfang eines Open Space wählen die Teilnehmer selber aus, welche Themen sie wann bearbeiten wollen. Das sorgt erfahrungsgemäß für ein Höchstmaß an relevanten Tagesordnungspunkten während der gesamten Konferenz und macht den Kern des Erfolgs dieser Methode aus. Je relevanter das Oberthema des Open Space gewählt ist und je involvierter und freier die Teilnehmer bei der Wahl ihrer Workshopthemen sind, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass viel gedacht, konstruktiv, kontrovers, aber eben auch lösungsorientiert diskutiert und gearbeitet wird.
In einer Open Space Konferenz machen die Teilnehmer die Tagesordnung selbst.
Wenn aber nun gerade in der Freiheit der Themenwahl die Qualität der Ergebnisse begründet liegt, wird ein Open Space dann nicht weniger erfolgreich verlaufen,
- wenn Vorstand oder Geschäftsführung von vornherein einige Lösungsoptionen ausschließt,
- bestimmte Rahmenbedingungen definieren
- oder andere Vorgaben machen?
Nicht unbedingt.
Natürlich macht eine Open Space Konferenz nur dann Sinn, wenn die Unternehmensleitung ein echtes Erkenntnisinteresse hat.
Ohne echtes Interesse wird es Theater
Der teuerste Fehler: einen Open Space inszenieren, obwohl das Ergebnis längst feststeht. Heißt: Beteiligung als Kulisse. Das merken die Teilnehmer sofort — und quittieren es mit Rückzug. Steuern ja. Vorspielen nein.
Inhaltliche „Leitplanken“ und „Givens“ lassen sich aber auch in einer Open Space Konferenz festlegen und transportieren.
Folgende Möglichkeiten dazu haben sich in unserer Beratungspraxis bewährt:
- Die Unternehmensleitung erläutert vor der Eröffnung des Open Space in einem Eingangsstatement, warum die gewählte Fragestellung aus ihrer Sicht relevant ist und was mit den Ergebnissen geschehen soll. Hier kann dann auch deutlich gesagt werden, worüber diskutiert werden kann, aber auch, welche Aspekte unveränderbar bleiben. Erfahrungsgemäß werden sich Mitarbeiter diese Frage sowieso im Stillen stellen. Unmissverständliche Klarheit hilft hier also allen Seiten am meisten. Dass auch eine nachvollziehbare Begründung für Unverrückbares geliefert werden sollte, versteht sich von selbst.
- Wenn die Unternehmensleitung sicherstellen will, dass über ganz bestimmte Themen in jedem Fall diskutiert wird, kann sie diese entweder persönlich in der Themenfindungsphase einbringen oder entsprechende Arbeitsgruppenblätter vorbereiten und in der Mitte des Raums auslegen, dort wo am Anfang Stifte und Papier für die Vorstellung Arbeitsgruppen bereit liegen. Nicht selten finden sich Teilnehmer, die sich dieser Themen dann spontan annehmen und sie selber vorschlagen.
Was bedeutet das für einen Open Space im Rahmen z.B. einer Leitbildentwicklung?
Meistens entstehen Leitbilder nicht aus dem Nichts. Unternehmen haben nicht selten schon zu Qualitätsmanagement, Corporate Social Responsibility oder Corporate Governance gearbeitet. In diesen Papieren finden sich dann oft auch schon inhaltliche Eckpfeiler, die ins Leitbild übernommen werden sollen. Sofern Unternehmensleitungen dies wünschen, sollte dies vorab transparent gemacht werden. Auch wenn das Top Management Wert darauf legt, dass bestimmte Themen im Rahmen Open Space in jedem Fall diskutiert werden, kann ohne Weiteres wie oben beschrieben verfahren werden.
Häufige Fragen.
Funktioniert Open Space mit festen inhaltlichen Vorgaben?
Ja. Die Leitung kann steuern, ohne die Methode zu verraten. Entscheidend ist nur: Die Grenzen liegen offen auf dem Tisch, nicht verdeckt im Kopf der Geschäftsführung.
Wie bringt die Unternehmensleitung ihre Themen in einen Open Space ein?
Zwei Wege haben sich bewährt. Ein Eingangsstatement, das Relevanz und Grenzen klar benennt. Oder vorbereitete Arbeitsgruppenblätter, die in der Mitte ausliegen — oft greift ein Teilnehmer das Thema von selbst auf.
Wann ist ein Open Space trotz Vorgaben nicht sinnvoll?
Wenn das Ergebnis längst feststeht und Beteiligung nur Kulisse ist. Ohne echtes Erkenntnisinteresse wird der Open Space zur Inszenierung — und die Teilnehmer merken es.
Passt Open Space zur Leitbildentwicklung mit bestehenden Papieren?
Ja. Meist gibt es schon Vorarbeiten aus Qualitätsmanagement, CSR oder Governance. Diese Eckpfeiler gehören vorab transparent gemacht — dann tragen sie den Prozess, statt ihn heimlich zu verengen.
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