Die Open Space Methode ist eine Großgruppenmethode, mit der man in mittleren oder großen Gruppen gemeinsam Strategien entwickeln, Umsetzungspläne präzisieren, Ideen sammeln oder auch Leitbilder entwickeln kann. Ein “Open Space” Workshop lebt normalerweise davon, dass alle Teilnehmenden ihre eigenen Themen und Ideen einbringen und diskutieren können. Was aber tun, wenn Kunden schon Ideen und Konzepte zum Thema der Open Space Konferenz mitbringen? Wenn Unternehmensleitung oder Vorstand schon einige unverrückbare Vorstellungen haben – macht Open Space als partizipativ angelegte Methode dann überhaupt noch Sinn?

Von Florian Grolman

Durchaus!

Denn auch in einem Open Space hat die Unternehmensleitung die Möglichkeit, steuernd einzugreifen. Das kann auf mehreren Wegen geschehen, die ich im Folgenden näher beschreiben möchte.

Kurz zur Erinnerung: In einer Open Space Konferenz machen die Teilnehmer die Tagesordnung selbst. Am Anfang eines Open Space wählen die Teilnehmer selber aus, welche Themen sie wann bearbeiten wollen. Das sorgt erfahrungsgemäß für ein Höchstmaß an relevanten Tagesordnungspunkten während der gesamten Konferenz und macht den Kern des Erfolgs dieser Methode aus. Je relevanter das Oberthema des Open Space gewählt ist und je involvierter und freier die Teilnehmer bei der Wahl ihrer Workshopthemen sind, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass viel gedacht, konstruktiv, kontrovers, aber eben auch lösungsorientiert diskutiert und gearbeitet wird.

Wenn aber nun gerade in der Freiheit der Themenwahl die Qualität der Ergebnisse begründet liegt, wird ein Open Space dann nicht weniger erfolgreich verlaufen, wenn Vorstand oder Geschäftsführung von vornherein einige Lösungsoptionen ausschließen oder bestimmte Rahmenbedingungen definieren?

Nicht unbedingt.

Natürlich macht eine Open Space Konferenz nur dann Sinn, wenn die Unternehmensleitung ein echtes Erkenntnisinteresse hat. Inhaltliche „Leitplanken“ und „Givens“ lassen sich aber auch in einer Open Space Konferenz festlegen und transportieren. Folgende Möglichkeiten dazu haben sich in meiner Praxis bewährt:

Die Unternehmensleitung erläutert vor der Eröffnung des Open Space in einem Eingangsstatement, warum die gewählte Fragestellung aus ihrer Sicht relevant ist und was mit den Ergebnissen geschehen soll. Hier kann dann auch deutlich gesagt werden, worüber diskutiert werden kann, aber auch, welche Aspekte unveränderbar bleiben. Erfahrungsgemäß werden sich Mitarbeiter diese Frage sowieso im Stillen stellen. Unmissverständliche Klarheit hilft hier also allen Seiten am meisten. Dass auch eine nachvollziehbare Begründung für Unverrückbares geliefert werden sollte, versteht sich von selbst.
Wenn die Unternehmensleitung sicherstellen will, dass über ganz bestimmte Themen in jedem Fall diskutiert wird, kann sie diese entweder persönlich in der Themenfindungsphase einbringen oder entsprechende Arbeitsgruppenblätter vorbereiten und in der Mitte des Raums auslegen, dort wo am Anfang Stifte und Papier für die Vorstellung Arbeitsgruppen bereit liegen. Nicht selten finden sich Teilnehmer, die sich dieser Themen dann spontan annehmen und sie selber vorschlagen.

Was bedeutet das für einen Open Space im Rahmen z.B. einer Leitbildentwicklung?

Meistens entstehen Leitbilder nicht aus dem Nichts. Unternehmen haben nicht selten schon zu Qualitätsmanagement, Corporate Social Responsability oder Corporate Governance gearbeitet. In diesen Papieren finden sich dann oft auch schon inhaltliche Eckpfeiler, die ins Leitbild übernommen werden sollen. Sofern Unternehmensleitungen dies wünschen, sollte dies vorab transparent gemacht werden. Auch wenn das Top Management Wert darauf legt, dass bestimmte Themen im Rahmen Open Space in jedem Fall diskutiert werden, kann ohne Weiteres wie oben beschrieben verfahren werden.