Vorbereitung von Open Space, World Café und anderen Großgruppenveranstaltungen

Drei wichtige Grundprinzipien

Großgruppenmoderationen wie Open Space oder World Café, Real Time Strategic Change oder Future Search folgen gemeinsamen systemischen Prinzipien:

1. Sie variieren zunächst Meinungen, Standpunkte und Bedürfnisse,
2. selektieren im nächsten Schritt die wichtigsten Ergebnisse
3. und planen schließlich ihre Umsetzung und Implementierung.

Damit dies gelingen kann, neue Erkenntnisse und handlungsleitende Ergebnisse entstehen können, braucht es eine Reihe von Vorbereitungsschritten und sollten einige Prinzipien beachtet werden, die sich in allen Vorbereitungsprozessen zu Großgruppenformaten ähneln.

1. Prinzip: Relevante Systemkräfte beteiligen

Großgruppenkonferenzen werden einberufen, wenn komplexe Herausforderungen mit den Erfahrungen und dem Wissen vieler gelöst werden sollen. Motivation und Energie für einen Großgruppenprozess entstehen aber nur dann, wenn innerhalb der Veranstaltungen Fragestellungen behandelt werden, die für die Teilnehmer wirklich relevant sind. Aus diesem Grund ist es aus unserer Sicht zwingend, bereits bei der Vorbereitung von Großgruppenkonferenzen ein Gremium zu beteiligen, welches in seiner Zusammensetzung die Organisation und ihre Interessen abbildet.

2. Prinzip: Umgang mit Ergebnissen transparent machen

In vielen Unternehmen und Organisationen gibt es unsichtbares, aber lähmendes Narkotikum: Unabgeschlossene Projekte lähmen den Veränderungswillen der Mitarbeiter. Der viel zitierte Satz „Das hatten wir schon mal und das hat auch nichts genützt“ ist ein Beleg dafür.

Umso wichtiger ist es, von Anfang an transparent zu machen, was mit den Ergebnissen von Großgruppenkonferenzen wie Open Space oder World Café umgegangen werden soll.

• Welche Fragen dürfen gestellt und bearbeitet werden, welches ist der „Zielraum“ für das Projekt?
• Welche Rahmenbedingungen stehen schon fest, welche Vorentscheidungen sind bereits gefallen, welche Aspekte stehen daher nicht mehr zur Diskussion?
• Was wird mit guten und noch ausarbeitungsbedürftigen Ideen geschehen? Wer entscheidet das und nach welchen Kriterien?
• Welche Ressourcen werden bereitgestellt, um Projektideen weiter zu verfolgen?
• Wer soll, darf oder muss „Ownership“ für diese Projekte übernehmen?
• Gibt es Follow-Up Veranstaltungen, um den Umsetzungsstand zu überprüfen und ggf. weitere Maßnahmen zu beschließen?

Gelingensfaktor Begleitkommunikation

Wir empfehlen darüber hinaus, Großgruppenveranstaltungen in eine Kommunikationsstrategie einzubetten, die den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zum Abschluss (auch von Folgeprojekten) begleitet. Das gilt auch für Stakeholder-Konferenzen oder Führungskräfte-Workshops. Zum Erklären, Vorbereiten und Bewerten sollten solche Mitarbeitermedien genutzt werden, die sich im Arbeitsalltag bereits bewährt haben und rege genutzt werden. Dies könnten zum Beispiel Plattformen wie Intranets, Firmenzeitungen, Email-Newsletter, Abteilungssitzungen und Führungskräftemeetings sein.

3. Prinzip: Nachhaltige Wirkungen ermöglichen

Wir sprachen es oben schon an: Wenn nachhaltige Wirkungen im Unternehmen oder der Organisation erzielt werden sollen, braucht es

• Eine klare Strategie, wie die Veranstaltung im Gesamtkontext der Unternehmensentwicklung eingebettet ist
• Einen transparenten Plan, wie mit den Ergebnissen umgegangen werden soll
• Ressourcen, insbesondere Projektmittel, Arbeitszeit und Personal, um Ergebnisse auch umsetzen zu können.

Wir empfehlen darüber hinaus, die Ergebnisse einer Großgruppenkonferenz mit einigem zeitlichen Abstand im Rahmen eines Follow-Up-Workshops zu überprüfen und ggf. weitere Maßnahmen zur Umsetzung zu beschließen.

Workshop, Großgruppe oder Konferenz geplant?

• Interaktive, aktivierende Formate
• 250 erfolgreiche Veranstaltungen

… und 21 Jahre Erfahrung in vielen Branchen!

Jetzt Beratung erhalten

• kostenlos & unverbindlich

Workshop, Großgruppe oder Konferenz geplant?

• Interaktive, aktivierende Formate
• 250 erfolgreiche Veranstaltungen

… und 21 Jahre Erfahrung in vielen Branchen!

Jetzt Beratung erhalten

• kostenlos & unverbindlich

Beispielhafter Ablauf zur Vorbereitung von Großgruppenmoderationen

Diese Schritte sind bei der Vorbereitung und Durchführung von Großgruppenveranstaltungen typischerweise zu durchlaufen:

1. Kontext- und Auftragsklärung (Beratungsgespräch)
2. Methodische Beratung (Beratungsgespräch)
3. Vorbereitungstreffen ( ca. 3h Workshop)
4. Durchführung der Großgruppenkonferenz (Workshop, je nach Methode ½ bis 2 ½  Tage)
5. Follow-Up Treffen (Workshop, ½ bis 1 Tag)

Kontext- und Auftragsklärung

In einem ersten Gespräch wird der Kontext eines Auftrags näher beleuchtet:

• Warum eine Großgruppenveranstaltung? Was soll nachher anders sein? Welches Ziel verfolgt der Auftraggeber?
• In welchem Kontext zu anderen Veränderungsmaßnahmen steht die Großgruppenveranstaltung?
• Inwieweit können, sollen und dürfen die Mitarbeiter bei der Formulierung der Arbeitsthemen und Leitfragen der Veranstaltung einbezogen werden?
• Wie soll mit den Ergebnissen weiter umgegangen werden?

Dieses erste Gespräch kann telefonisch erfolgen.

Herausfordernd für Führungskräfte kann hier die Tatsache sein, dass sie ein Stück Steuerung abgeben müssen. Nicht sie selbst definieren die finale Fragestellung bzw. Überschrift der Veranstaltung, sondern ihre Mitarbeiter. Aufgabe der Führungskraft ist es hier vor allem, den „Zielraum“ und die „Rahmung“ einer Veranstaltung vorzugeben, so dass das Vorhaben sinnvoll in den weiteren Entwicklungsprozess des Unternehmens eingebettet ist. In gewissem Sinne ist die Entscheidung für eine Großgruppenveranstaltung also ein Stück gelebte „stellvertretende Führung“ im Sinne eines systemischen Führungsansatzes.

Auswahl der passenden Großgruppenmethode

Im nächsten Schritt ist eine intensivere Beratungsarbeit notwendig, weswegen wir in diesem Schritt ein persönliches Treffen empfehlen. Folgende Themen stehen bei einem solchen Treffen typischerweise im Fokus:

• Auswahl der Beratungsmethode: Anhand der gesammelten Informationen werden passende Methoden identifiziert und ggf. schon ausgewählt.
• Welche Foren, Arenen, Kanäle oder sonstige Arten von Kommunikationskanälen stehen zur Verfügung, um über die Veranstaltung im Vorhinein und ihre Ergebnisse zu berichten und ggf. auch über Wirkungen zu reflektieren?
• Nach welchen Kriterien sollte die Vorbereitungsgruppe zusammengesetzt sein, so dass diese das gesamte System abbildet?
• Wer soll an der eigentlichen Großgruppenveranstaltung teilnehmen?

Vorbereitungstreffen mit Stellvertretergremium

Die Vorbereitungsgruppe einer Großgruppenveranstaltung sollte das Unternehmen oder die Organisation bestmöglich repräsentieren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass im Vorbereitungstreffen für eine Großgruppenkonferenz Fragestellungen erarbeitet werden, die den Teilnehmern der Veranstaltung wirklich unter den Nägeln brennen (siehe 1. Prinzip).

Mit einem trichterartigen Filterverfahren werden relevante Fragestellungen identifiziert, formuliert, priorisiert und schließlich für die Veranstaltung ausgewählt.

Den eigentlichen Ablauf einer Großgruppenveranstaltung haben wir in anderen Artikeln am Beispiel der Methoden Open Space und World Café bereits erklärt.

Nachsteuern und Begleiten

Gemeinsam Handlungspläne zu entwerfen ist wichtig. Mindestens ebenso wichtig ist es, die Veränderungsenergie nach Großgruppenveranstaltungen direkt zu nutzen und die ersten Veränderungen zeitnah und vor allem für alle sichtbar umzusetzen.

Um die Veränderungsdynamik mittel- und langfristig zu sichern, empfehlen wir, Follow-Up Treffen als festen Bestandteil bei der Planung von Großgruppenveranstaltungen mit einzuplanen. Follow-Up Treffen dienen dazu,

• Den Umsetzungsstand der beschlossenen Projekte regelmäßig zu prüfen
• Lösungen für auftretende Probleme bei der Umsetzung zu erarbeiten
• Anschlussprojekte zu identifizieren und zu planen
• Sicherzustellen, dass Mitarbeiter über den Stand der Umsetzung und weitere geplante Maßnahmen kontinuierlich auf dem Laufenden gehalten werden (kaum etwas ist so lähmend für die künftige Veränderungsfähigkeit von Organisationen wie der Eindruck unter Mitarbeitern, die bisherigen Projekte seien ineffektiv gewesen oder gar völlig im Sande verlaufen)

Diese Prinzipien setzen wir in allen Großgruppen-Prozessen ein, unter anderem auch bei der Vorbereitung unserer bewährten Führungskräfte-Konferenzen.

⇒Unser Angebot

initio hilft Ihnen gerne bei der strategischen Planung, Vorbereitung, Durchführung und Moderation von Großgruppenveranstaltungen.