Wie kann man Strategien in kurzer Zeit in großen Gruppen unter Beteiligung vieler Stakeholder und Beteiligtengruppen entwickeln? Dazu haben wir in unserer Beratungspraxis ein bewährtes Verfahren entwickelt, das wir Ihnen hier vorstellen werden.

Von Florian Grolman

Inhaltsverzeichnis

1 Strategien entwickeln in großen Gruppen – warum?
2 Strategie im Großgruppen-Setting – die ultimative Anleitung
3 Im Anschluss: Management-Attention
4 Finalisierung, Kommunikation und Umsetzung
5 Strategien mit großen Gruppen entwickeln?
6 Unser Angebot in Strategieentwicklung
7 Weiterführende Artikel zu Strategieentwicklung

Strategien entwickeln in großen Gruppen – warum?

Zum Wesen der Strategieentwicklung gehört die Beteiligung relevanter Wissens- und Erfahrungsträger. Dies sind meist

interne oder externe Experten
Führungskräfte
Mitarbeitende mit relevantem Know-How
Mitarbeiter aus koordinierenden oder zuliefernden Stabs-Abteilungen

Je nach Größe der Organisation und nach gewähltem Beteiligungsgrad können in Strategieprozessen also viele Personen beteiligt sein.

Wir stellen Ihnen hier ein effizientes Format vor,

dass es großen Gruppen ermöglicht, gemeinsam und trotzdem effizient Strategien zu entwickeln
dass alle Beteiligten ihre ihre Sichtweisen, Perspektiven, ihr Wissen und ihre Erfahrungen einzubringen,
dass alle Argumente gehört werden
und das dabei ausgesprochen zeit- und ressourcenschonend ist..

Warum ist das Format wegweisend?

Warum ist unser Großgruppen-Strategie-Format wegweisend? Es liefert innerhalb nur eines Tages eine sehr hohe Ergebnisqualität:

Eine fundierte Analyse der Herausforderungen im jeweiligen Handlungsfeld,
konkrete Vorschläge zum Vorgehen,
den Entwurf eines Handlungsplans, mit den jeweils benötigten Ressourcen zur Umsetzung
und beteiligt dabei nahezu beliebig viele Führungskräfte und Mitarbeitende. Das sorgt für einen hohen Motivationsschub und minimiert Reibungsverluste bei der Strategie-Umsetzung.

Strategie im Großgruppen-Setting – die ultimative Anleitung

In unserer Beratungspraxis hat sich ein Verfahren herauskristallisiert, dass es ermöglicht innerhalb nur eines Tages mit Gruppen bis zu 60 Personen

strategische Arbeitsschwerpunkte
und erste Vorschläge zur Umsetzung

zu entwickeln.

Jetzt erklären wir den Ablauf Schritt für Schritt:

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Überblick

Hier zunächst eine Übersicht über die grobe Schrittfolge:

Im Folgenden erklären wir Ihnen jeden Schritt im Detail:

Einführen

Ein guter Prozess braucht einen guten Start. Alle Teilnehmenden brauchen Orientierung

Kontext erläutern:
Warum sind wir hier? Wozu dient das Ganze?
Verfahren und Ablauf erklären:
Wie ist der Ablauf, und wie bauen die einzelnen Schritte aufeinander auf?
Erwartungsmanagement und Relevanz deutlich machen:
Was passiert mit den Ergebnissen?

Strategischer Input

Nicht alle Teilnehmenden werden einen ausreichend guten Wissensstand haben. Welche Initiativen laufen im Unternehmen, welche nächsten Schritte sind geplant, welchen Blick hat das Top-Management auf die strategischen Fragestellungen?

Ein strategischer Input des Top-Managements gibt den Teilnehmenden Orientierung und bietet dem Management darüber hinaus die Möglichkeit,

eigene “Duftmarken” im Strategieprozess zu setzen
Impulse zum weiteren Nachdenken zu geben
und Fragen zu formulieren, die aus Management-Perspektive im Rahmen des Strategie-Großgruppen-Workshops zu bearbeiten wären.

Auf die richtige Balance kommt es an

Hier liegt eine Stolperfalle: Wenn das Management hier zu viele “Setzungen” vornimmt, kann dies (je nach Unternehmens- und Führungskultur) einen eigenständigen Denkprozess der Gruppe hemmen.

Andererseits kann eine “Prise Wissen” aus dem Senior Management Team auch beflügelnd wirken und wertvolle Denkprozesse anregen.

Hier kommt es also auf die “richtige Dosis” an: Zu viel Impuls hemmt, zu wenig Impuls aber auch. Daher briefen wir die Führungskräfte, die zu Beginn die strategische “Rahmung” setzen entsprechend und sorgen mit unserer Erfahrung für die richtige Balance.

Danach beginnt die eigentliche Strategie-Arbeit:

Umfeldanalyse

Um Strategien zu entwickeln, braucht es Kenntnis und eine Analyse des Umfeldes. Passende Leitfragen dazu sind:

Welche Entwicklungen kommen auf die Organisation zu?
Welche Trends werden relevant, worauf müssen wir reagieren?

Ohne Ziel stimmt jede Richtung?

Wir entwickeln mit Ihnen Ziele und Strategien, die wirklich zu Ihnen passen. Mit 19 Jahren Erfahrung! Vereinbaren Sie hier ein kostenfreies Erstgespräch!

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Alle Teilnehmenden versammeln sich vor einer großen Wand und erstellen zusammen mit der Moderation eine große Mindmap, in der alle Trends und Entwicklungen gesammelt und strukturiert werden.

Es beginnt nun eine lebhafte Debatte: Welche Zukunftstrends sind wirklich relevant, zu welchem Zweig der Mindmap passt der genannte Trend am besten, welche Zusammenhänge bestehen zu den bereits genannten Entwicklungen? Die Moderation hat alle Hände voll zu tun, alle Beiträge “aufzufangen” und in der Mindmap sinnvoll zu verorten.

Schnell füllt sich die Wand mit Sichtweisen, Perspektiven und Aussagen. Je mehr “Material” und Gedanken zusammen kommen, desto mehr fühlen sich weitere Teilnehmende inspiriert, ihre eigene Gedanken, Sichtweisen und Erfahrungen zum Thema beizusteuern.

In dieser Phase nimmt die Gruppe typischerweise “Witterung” mit dem Thema auf: Das abstrakte Thema “Strategie” wird nun aufeinmal greifbar, facettenreich und “farbig”. Zusammenhänge werden sichtbar, Parallelen zum eigenen Arbeitsbereich werden gezogen, die Relevanz der zukünftigen Entwicklungen und ihre Verknüpfung zum Fortbestand des eigenen Bereichs, Teams und der Gesamtorganisation werden instinktiv erfasst.

Stolperfalle

Typischerweise entstehen hier schon erste Ideen für mögliche Handlungsfelder, erste Arbeitsgruppen und sogar Maßnahmen. Die Moderation nimmt diese auf, fokussiert jedoch zunächst weiter auf die Zukunftstrends, die Konkretisierungen erfolgen noch nicht – aber schon bald in den nächsten Arbeitsschritten der Strategie-Konferenz.

Priorisierung

Nach einer Weile lebhafter Diskussion verebben die Diskussionsbeiträge. Es scheint das Allermeiste gesagt zu sein.

Nun ist der Zeitpunkt gekommen, gemeinsam zu priorisieren: Welche Trends sind die Wichtigsten? Welche Trends müssen im Rahmen einer Zukunftsstrategie im Blick behalten werden?

Alle Teilnehmende priorisieren die 4 wichtigsten Trends mit jeweils einem Klebepunkt. Im Handumdrehen entsteht ein Bild, welche Zukunftstrends der Gruppe insgesamt am Wichtigsten sind.

Herausarbeiten von Handlungsfeldern

Nach der Erkundung von relevanten Zukunftstrends folgt nun der Transfer:

Was folgt aus den Zukunftstrends für uns als Organisation?
Welche Themen müssen wir anpacken, welche Projekte anschieben?
Worum müssen wir uns kümmern, damit wir zukunftsfähig bleiben?

Die Themen werden

gesammelt
strukturiert
und schließlich mit konkreten Fragestellungen versehen.

Hier ein anonymisiertes Beispiel aus einer unserer Kunden-Workshops:

Handlungsfelder mit Fragestellungen für die vertiefenden Arbeitsgruppen

Vertiefungsgruppen

In Kleingruppen werden die strategischen Handlungsfelder bearbeitet. Die Fragestellungen aus dem vorangegangenen Schritt dienen hierzu als Arbeitsgrundlage.

Strukturierte Ergebnis-Plakate helfen dabei, die Arbeit in den Kleingruppen zu strukturieren und eine einheitliche “Ergebnisqualität” über alle Vertiefungsgruppen hinweg zu gewährleisten.

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Zwischenpräsentation

Im nächsten Schritt präsentieren die Arbeitsgruppen ihre Zwischenergebnisse in Kurzpräsentationen.

Striktes Timeboxing

Das mit den “Kurz-Präsentationen” meinen wir bei initio sehr ernst. Selten geben wir für die Präsentation von Zwischenergebnissen aus Arbeitsgruppen mehr als 2, maximal 3 Minuten Zeit.

Warum?

Mehr Zeit verführt die Präsentierenden zu ausführlichen Erklärungen, die nur selten zu größerer Klarheit beitragen. Da wir

die Ergebnisplakate stets auch über Beamer stark vergrößern und so für alle (auch in den hinteren Reihen) gut lesbar machen
und unsere strukturierten Ergebnisplakate in ihrer Eindeutigkeit zur Ergebnisklarheit zwingen,

braucht es in den von uns moderierten Workshops nur selten längere Erklärungen. Das, was es zu verstehen gibt, steht meist sowieso schon da.

In Kombination mit striktem “timeboxing” (hier arbeiten wir mit einer Stoppuhr-App und visuellem Feedback für die Präsentierenden) können wir so in kurzer Zeit Ergebnisse auch aus vielen Arbeitsgruppen “vergemeinschaften”.

Die Vorteile eines solchen Vorgehens liegen auf der Hand:

Alle sind auf dem aktuellen Stand der Diskussion
wenig Ermüdungserscheinungen unter den Zuhörenden
dynamisierende Atmosphäre
größere Klarheit in der Präsentation
Zeitersparnis

Klare Vereinbarungen zum Schluss!

Üblicherweise brennt den Teilnehmenden nun eine Frage unter den Nägeln: Wie geht es mit den Ergebnissen nun weiter?

Wie schon erwähnt empfehlen wir ausdrücklich, dies schon in der Einladung zur Veranstaltung und zusätzlich auch zu Beginn des Strategie-Großgruppen-Workshops deutlich zu machen, damit alle Teilnehmenden die Relevanz des Vorhabens einschätzen und den Termin in ihren Kalendern entsprechend priorisieren können.

Klare Vereinbarungen sind aber auch zum Abschluss noch einmal gefragt. Hier einige typische Vereinbarungen aus einem unserer realen Kunden-Workshops:

Klare Vereinbarungen helfen in der anschließenden Umsetzungsphase und würdigen die erzielten Ergebnisse sowie das zeitliche Engagement der Teilnehmenden.

Auf diese Weise kann Management auch die Relevanz des Strategie-Prozesses für die Organisation gezielt und wirkungsvoll unterstreichen und damit deutliche Führungsakzente für die Zukunft setzen.

Im Anschluss: Management-Attention

Ist es Ihnen aufgefallen?

In diesem Text nannten wir die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen bewusst nicht “Ergebnisse” sondern “Zwischenergebnisse”.

Denn nicht alle Vorschläge werden aus Sicht des Managements in der zu diesem Zeitpunkt zu 100% in der vorliegenden Form so umsetzbar sein. Das ist auch nicht zu erwarten. Schließlich verfügt Management

meist über tiefere Einblicke über andere, parallele Entwicklungsprozesse im Unternehmen
muss abwägen zwischen unterschiedlichen Interessen und Interessengruppen,
kennt existierende Zielkonflikte besser
erkennt, welche inhaltlichen Vorfestlegungen welche personellen und strukturellen Folgen haben würden (und und muss diese am Ende dann auch verantworten!)

Aber erfahrungsgemäß sind die allermeisten Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen eben doch sehr gut weiter verwendbar und eine gute Grundlage, um darauf aufzubauen.

Finalisierung, Kommunikation und Umsetzung

In der Regel braucht es im Anschluss an den Strategie-Workshop nun

ein Feedback mit Leitplanken des Managements
Arbeitsgruppen, welche die Zwischenergebnisse weiter konkretisieren und in einen validen Umsetzungsplan überführen
sowie Koordination, damit Maßnahmen und Projekte sich nicht überschneiden und sinnvoll ineinander greifen.

Die Kommunikation der Umsetzungs-Maßnahmen ist dabei ein nicht zu vernachlässigender Faktor: Siehe dazu auch unser ausführlicher Artikel zu gelungener Change-Kommunikation.