Future Search – Die Mutter aller Zukunftskonferenzen

Überblick

Die „Future Search Methode“ (dies ist das Originalformat einer “Zukunftskonferenz”) ist ein kraftvolles Werkzeug, um in einem strukturierten Verfahren in größeren Gruppen Ziele zu entwickeln, gemeinsame Werte zu entdecken und einen konsistenten Handlungsplan zu erstellen. Die Methode Future Search greift dabei auf wissenschaftlich abgesicherte Erkenntnisse der Sozialpsychologie und Gruppendynamik zurück und erzielt damit immer wieder tiefgreifende systemische Wirkungen.

Beispiel: Future Search bei IKEA

Hamburg, im März 2003: 52 Personen treffen sich in einem der vornehmen Konferenzhotels der Hansestadt. Der Star der Veranstaltung steht etwas hinter einem schlichten Kaffeetisch: Es ist ein Sofa der Ektorp-Serie von IKEA. Versammelt haben sich einige Top-Manager des schwedischen Möbelherstellers, außerdem Designer, Produktentwickler, Hersteller, Spediteure, Filialmanager, Inventar-Experten, Einkäufer, Vertriebsmitarbeiter, Kunden und Kritiker. Sie sind angereist aus Schweden, Kanada, Deutschland, USA und weiteren Ländern, um über eine zentrale Frage zu beraten: „Wie können wir die Produktion von Ektorp optimieren, dabei den Preis um 30% senken, gleichzeitig den Gewinn beibehalten, die Produktqualität steigern und das Einkaufserlebnis für die Kunden verbessern?“  Diese Frage stand stellvertretend für das Ziel, im gesamten Unternehmen eine neue, schlankere Produktentwicklungs- und Produktionslinie einzuführen.

Auf dieser Zukunftskonferenz gelang es den Erfindern der Methode tatsächlich, den Produktionsprozess zu revolutionieren. Innerhalb kürzester Zeit wurden auf dieser ersten Future Search Konferenz von IKEA Entscheidungen getroffen, die später das gesamte Unternehmen prägen sollten. Hierarchiestufen wurden abgeschafft, das Design an die Kundenwünsche angepasst, Bürokratie entschlackt, Macht wurde neu verteilt. Abstimmungsprozesse, die unter normalen Umständen mindestens ein halbes Jahr oder länger gebraucht hätten, wurden auf dieser Konferenz in 16 gemeinsamen Arbeitsstunden vollendet. Nach der Konferenz hatten sieben Arbeitsgruppen innerhalb eines Monats weltweit ihre Arbeit aufgenommen, um die Ergebnisse dieses Future Search Workshops in die Tat umzusetzen. Seit diesem Erfolg lädt IKEA regelmäßig jedes Jahr Führungskräfte und relevante Beteiligtengruppen dazu ein, die drängenden Fragestellungen, die das gesamte Unternehmen betreffen, im Rahmen einer „Future Search Conference“ zu bearbeiten.

Typischer Ablauf einer Future Search Konferenz

Was sich in Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und Verbänden tausendfach bewährt hat, basiert auf wissenschaftlich fundierten Erkenntnissen aus sozialwissenschaftlichen und psychologischen Forschungsprojekten über das Zusammenspiel von Individuen in großen Gruppen und Systemen. Über die Jahrzehnte erfolgreicher Anwendung hat sich ein bewährter Ablauf von sechs Schritten herausgebildet, der je nach Gruppengröße bis zu 2 ganze Arbeitstage dauern kann:

Future Search: Typischer Ablauf einer Zukunftskonferenz (Future Search)

Im Idealfall stehen für eine Future Search Konferenz zwei halbe Tage und ein ganzer Arbeitstag über drei Tage verteilt zur Verfügung.

Kurzvideo

Bevor wir in die Details des Ablaufs gehen, hier ein kurzer und knapper Überblick über den Ablauf und die Schrittfolgen einer Zukunftskonferenz (Future Search):

Grundprinzipien

Die Future Search Methode beruht auf einigen “Grundregeln” und Grundannahmen.

Diese sind wichtige Bedingungen für das Gelingen einer Zukunftskonferenz, daher lassen Sie uns hier einen kurzen Blick darauf werfen:

Alle Interessengruppen in einem Raum

Schon bei der Einladung wird darauf geachtet, das „gesamte System“ in den Arbeitsraum zu holen. Das sind also nicht nur diejenigen Interessengruppen, die einen direkten und naheliegenden Bezug zur Fragestellung haben, sondern auch all jene, die mit den Folgen der getroffenen Entscheidungen leben müssen. Im Beispiel von IKEA sind dies nicht nur Designer, Prozess- und Personalexperten, sondern auch Materialzulieferer, Logistikexperten und Kunden. Jede dieser Gruppen wird in der Diskussion ihre eigene Sichtweise auf die Problemstellung haben und auch Erfahrungswissen zur Problemlösung beisteuern können.

Den Nutzen davon, mit dem ganzen System in einem Raum zu arbeiten, illustriert eine alte Sufi-Sage der „sieben Blinden mit dem Elefanten“:

Jeder der sieben Blinden sieht zunächst nur einen Teil des Ganzen. Ein Gesamtbild kann jedoch nur dann entstehen, wenn alle ihre Erfahrungen gemeinsam auswerten. Dies sind die Grundzüge des „whole system approach“. Dies ist einer der wichtigsten Grundsätze, den alle bewährten Großgruppenmethoden gemeinsam haben. Nur weil IKEA die Vertreter der wichtigsten Stakeholdergruppen zu seinem Strategietreffen eingeladen hat um an der Problemlösung mit zu arbeiten, konnte das Unternehmen mit nur einem Bruchteil seiner Angestellten in nur 16 Arbeitsstunden seine Entwicklungsprozesse revolutionieren.

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Grundregeln für die Gruppenarbeit im Future Search

Wenn jeder etwas Wichtiges beitragen kann, um das „ganze Bild“ zu sehen, braucht es  Regeln, die sicherstellen, dass alle Teilnehmer gehört und alle Beiträge gesehen werden können. Das ist umso wichtiger, wenn es sich um große Teilnehmerzahlen handelt. 24 bis 81 Teilnehmer sind keine Seltenheit bei Zukunftskonferenzen.

Um die Kommunikation unter allen Teilnehmern sicherzustellen, haben sich folgende Regeln bewährt:

1. Alle Ideen haben Gültigkeit
2. Alles wird auf Plakaten festgehalten
3. Aufeinander hören
4. Zeitrahmen einhalten
5. Auf Gemeinsamkeiten achten
6. Unterschiede und Probleme feststellen und für kreative Prozesse nutzen, nicht darin verharren oder versuchen sie zu lösen

Rollenteilung in den Gruppen

Die sechs Arbeitsphasen finden im regelmäßigen Wechsel zwischen Kleingruppenphasen und Plenumsarbeit statt. Eine klare Rollenteilung und Zeitstrukturierung hilft den Arbeitsgruppen, sich effizient zu organisieren und zu steuern.

Erfolgreich erprobte Rollen für die Gruppenarbeit sind:

• GesprächsleiterIn  achtet darauf, dass alle, die etwas beitragen wollen, in der verfügbaren Zeit gehört werden und dass die Gruppe ihre Aufgabe zeitgerecht bearbeitet.

• ZeitnehmerIn erinnert die Gruppe an das Zeitbudget und signalisiert beim Berichterstatten, wie viel Zeit verbleibt.

• ProtokollantIn hält Ergebnisse auf Plakaten in den Wörtern der Gruppenmitglieder fest und fordert Gruppenmitglieder auf, ihre Gesprächsbeiträge zusammenzufassen.

• BerichterstatterIn stellt Gruppenergebnisse in der vorgegebenen Zeit im Plenum vor.

Diese Rollen können innerhalb der Arbeitsgruppen rotieren.

Der Ablauf

Im Folgenden beschreibe ich nun die sechs Schritte der Future Search Methode.

Alle Schritte bauen systematisch aufeinander auf. Schritt für Schritt gelangen die Teilnehmenden zu Erkenntnissen und Einsichten, durch die sich am Ende der Handlungsplan bzw. die gemeinsame Strategie speist.

Hier nun die sechs wichtigen Grundschritte im Detail:

Schritt 1: Arbeiten mit der Vergangenheit – Die Zeitachse

An einer Wand hängt eine meterlange Papierbahn, auf die untereinander drei Zeitstrahle aufgemalt sind:

1. Welt
2. Profession
3. Selbst

Die Teilnehmer werden gebeten, zunächst in Stillarbeit auf einem Blatt Papier zu notieren, welche Ereignisse sie in diesen drei Bereichen als wichtig und prägend empfanden. Anschließend tragen sie gemeinsam die Ereignisse auf den Zeitstrahl an der Wand ein.

Nun entsteht eine Collage der unterschiedlichsten Ereignisse im Leben: Ausbildungsverläufe, Lebenswege, Brüche, Geburten, Trennungen, Neue Arbeitsstellen, Entwicklungsschmerzen, Weltereignisse, die das Berufsleben mitgeprägt haben – all dies wird an dieser Stelle üblicherweise sichtbar. Trotz aller Diversität der Teilnehmer werden sich wiederholende Muster und personenübergreifende Themen sichtbar. Die Teilnehmer erkennen: Trotz aller Unterschiede haben wir vieles gemeinsam, teilen ähnliche Erfahrungen und können uns in der gemeinsamen Arbeit gegenseitig wertvolle Ressourcen sein.

Diese Erkenntnis und die großen gemeinsamen inhaltlichen Linien, die sichtbar werden, bilden ein wichtiges inhaltliches und teambildendes Fundament für den folgenden Verlauf des Future Search.

Arbeiten mit der Gegenwart: Erstellen einer Trend-Mindmap

In der Auswertung der „Zeitachse“ aus dem ersten Schritt sind große gemeinsame inhaltliche Linien sichtbar geworden, welche die Teilnehmer verbinden.

In diesem zweiten Schritt wird nun ein gemeinsames Bild der Welt erstellt, so wie die Teilnehmer sie sehen. In einer Mindmap werden wesentliche externe Trends gesammelt, welche die Gegenwart prägen. Dabei sind alle Entwicklungseinflüsse der Gesellschaft gefragt, welche auch die Zukunft prägen werden: soziale, wirtschaftliche, technische, kulturelle, politische oder auch umweltbedingte Entwicklungseinflüsse.

Die Teilnehmer bekommen auf diese Weise einen Überblick darüber, welche Entwicklungseinflüsse in der Gruppe als prägend erlebt werden, können eigene Wahrnehmungen besser verorten oder werden weiterer Trends gewahr, welche sie bislang noch nicht gesehen haben. Die Gruppe beginnt also, gemeinsam „mehr vom ganzen Bild“ zu sehen.

Trend-Mindmap in der Zukunftskonferenz

Dies ist eine wichtige Grundlage für den nächsten Schritt:

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Herausarbeiten, wie die Trends unser Handeln beeinflussen

In diesem Arbeitsschritt werden die Ergebnisse aus dem gemeinsamen Mindmapping auf die Stakeholder-Ebene überführt. Die Leitfrage lautet hier: Was bedeuten die gemeinsam erarbeiteten Trends für unsere individuelle Arbeit bzw. für die Arbeit in der Interessengruppe?

Stolz und Bedauern 

Idealbilder der Zukunft entwerfen

Die Gruppe begibt sich gedanklich fünf, zehn oder zwanzig Jahre in die Zukunft und entwickelt dort eine Vision, wie sie sich die Zukunft idealerweise vorstellt:

• Wie soll unsere Zukunft dann sein, wie wird es dort aussehen, was wollen wir dann seit der Zukunftskonferenz heute erreicht haben? Welches sind die herausragenden Programme, Aktionen, Absprachen und Strukturen, die es dann geben wird, wenn alles so läuft, wie wir es wollen?
• Welche Maßnahmen müssen wir heute beschließen, damit diese Zukunft so eintreten kann? Welche Haupthindernisse mussten bewältigt werden, damit es losgehen konnte?

Hier ist einige Kreativität gefragt. Damit die Gruppe auch gedanklich „abheben“ kann, werden die Teilnehmer gebeten, ihre Arbeitsergebnisse im Plenum mit einer kreativen Methode darzustellen, zum Beispiel mit einem Radiointerview, einer Sondersendung im Fernsehen, einem Kunstwerk, einer Collage, einem Sketch, ein Radiointerview, einem Stammtischgespräch…

Diese Gruppe hat eine eigene Titelseite entworfen…

Entdecken einer gemeinsamen Plattform

Zugegeben: Der Begriff „gemeinsame Plattform“ klingt etwas holperig. Der englische Originalbegriff „finding common ground“ erscheint hier unübertroffen und kaum angemessen zu übersetzen. Ziel dieser Arbeitseinheit ist es, eine gemeinsame Basis zu finden, auf der alle gemeinsam weiter arbeiten können.

Zunächst arbeiten die gemischten Gruppen separat. In einem zweiten Schritt tauschen sich jeweils zwei Gruppen miteinander aus und erstellt ein gemeinsames Plakat über die „Werte und Grundsätze“, auf die sich beide Gruppen einigen konnten. Auf einem separaten Plakat wird festgehalten, auf welche Werte und Grundsätze sich die Gruppen nicht einigen konnten. So entdecken die Teilnehmer, was Ihnen gemeinsam ist und entdecken und akzeptieren, worin sich die Gruppen unterscheiden. Falsche Harmonie soll nicht vorgespielt werden.

Das Ziel des Future Search ist ja, einen gemeinsamen Handlungsplan zu entwerfen, der auf dem Boden einer gemeinsamen Plattform für die Zukunft entstanden ist. Die Erfahrung lehrt, dass Projekte, die alle unterstützen, eher verwirklicht werden. Insofern ist auch das Erkennen von Differenz ein wichtiger Schritt auf dem Weg, gemeinsam handlungsfähig zu werden.

Handlungsplanung

Bei der Handlungsplanung haben sich je nach Kontext und Gruppenzusammensetzung unterschiedliche methodische Ansätze als sinnvoll erwiesen. Gemeinsam ist allen Variationen, dass am Ende dieses Schrittes in einer Plenumspräsentation die Pläne transparent für alle sichtbar werden.

Wichtig bei der Gruppenzusammensetzung ist, dass die Personen in den Gruppen zusammen finden, die wirklich miteinander arbeiten wollen – und können. In Unternehmen gibt es oftmals bereits Arbeitsgruppen oder Task Forces, im NonProfit-Sektor können neue Interessensgruppen entstehen. Die Gruppenbildung sollte hier also nach dem jeweiligen Interesse der Teilnehmer erfolgen.

Einen detaillierten Ablauf- und Zeitplan für eine Future Search Konferenz können Sie sich am Ende des Artikels als pdf downloaden.

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Nutzen und Vorteile des Formats

Zukunftskonferenzen gehören zu den wirksamen Schlüsselwerkzeugen wirksamer und ganzheitlicher Führung. Sie wirken tief in Unternehmen und Organisationen hinein.

• Sie sind ein mächtiges Werkzeug zur Problemlösung, Strategieentwicklung, Handlungsplanung
• Komplexe Problemstellungen mit vielen involvierten Interessen/Beteiligtengruppen können innerhalb kürzester Zeit gelöst werden
• Durch den „whole system“-Ansatz können alle Fallstricke bei der Problemlösung umgehend erkannt und im gleichen Prozess gelöst werden
• Die Kompetenz vieler wird für die Entwicklung von Strategien gewinnbringend genutzt
• Strukturiertes, überschaubares Verfahren
• Im Vergleich zum Nutzen sind Zukunftskonferenzen ressourcenarm und effizient.

Wirkungen und Ergebnisse einer Zukunftskonferenz

Hier eine Präsentation von uns, welche die wesentlichen Grundschritte Schritte sowie Wirkungen und Ergebnisse einer Zukunftskonferenz “auf den Punkt” zusammenfasst:

Gefördert wird die Intensität der Umsetzung, wenn man es nicht bei einer Veranstaltung belässt. Der gleiche Kreis kann sich nach sechs bis zehn Monaten wieder für einen halben Tag treffen. Jede Gruppe berichtet dann von ihren Aktivitäten und plant weitere Schritte.

Materielle und immaterielle Ergebnisse

Neben der Entwicklung von gemeinsamen Zielen und Maßnahmen verhelfen Future Search Konferenzen oftmals zu innovativen Durchbrüchen. Sehr oft gibt es aber noch weitere „Früchte“ zu ernten: Future Search Konferenzen entwickeln oftmals die Energie und Kultur einer Organisation weiter. Gemeinsame Werte werden bewußt, Ressorts und Abteilungen bauen Vorurteile ab und entwickeln ein Verständnis füreinander. Vielfach entsteht das Gefühl, eine große Gemeinschaft zu sein, die eine wertvolle Vision verwirklichen will. Zukunftskonferenzen sind Arbeit, aber zugleich können sie auch ein mächtiges Ritual und ein „Gipfelerlebnis“ sein, das den Geist von Unternehmen formt.

Natürlich stellt sich auch hier die Frage der Nachhaltigkeit. Die Erfahrung zeigt, dass meistens sehr viel umgesetzt wird. Zukunftskonferenzen wirken besonders dann Nachhaltig, wenn man es nicht bei einer Veranstaltung belässt. Teile der Konferenz oder der ganze Kreis kann sich nach sechs bis zehn Monaten wieder für einen halben Tag treffen. Jede Gruppe berichtet dann von ihren Aktivitäten und plant weitere Schritte.

Einsatzgebiete und Durchführung

Wir nutzen Future Search bzw. Zukunftskonferenzen

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Weiterführende Quellen zur Future Search Methode