Mitarbeiterbefragung: So funktionieren Auswertungs-Workshops, Maßnahmen, Follow-Up am Besten.

Nach Mitarbeiterbefragungen braucht es professionell moderierte Auswertungs-Workshops zur Analyse und Ableitung von Maßnahmen. Dabei kann viel schief gehen. Hier erfahren Sie, wie Sie die häufigsten Stolpersteine vermeiden, worauf zu achten ist und wie eine erfahrene Beratung helfen kann.

Typische Themen in Mitarbeiterbefragungen.

Bei den Mitarbeiterbefragungen geht es nicht selten „ans Eingemachte“. Deswegen Auswertung-Workshops für Führungskräfte und Mitarbeitende herausfordernd sein - besonders dann, wenn die Ergebnisse große Verbesserungsbedarfe nahelegen.

Dies sind typische Themen:

• Arbeitszufriedenheit
• Atmosphäre und Umgang im Team
• Führungsverhalten
• Zielklarheit
• Partizipation
• Selbstständiges Arbeiten
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Interne Kommunikation
• Konfliktfähigkeit
• Gratifikations-Erleben
• Erlebte Fairness
• Unternehmenskultur

… und vieles Weitere mehr.

Wenn die Befragungs-Ergebnisse hier nicht positiv ausfallen, haben Führungskräfte und Mitarbeitende nicht selten eine Reihe von „Hausaufgaben“ zu erledigen.

Die Herausforderung in Auswertungs-Workshops von Mitarbeiterbefragungen.

Je schlechter die Ergebnisse aus der Mitarbeiterbefragung für ein Team, desto mehr ist auf eine konstruktive Atmosphäre in den Auswertungs-Workshops zu achten. Meistens gibt es dann **grundsätzliche „Themen“**und „Polaritäten“ zwischen Führungskräften und Mitarbeiter, die im Rahmen der Mitarbeiterbefragung wie unter einem „Brennglas“ überdeutlich zutage treten.

In den Auswertungs-Workshops kann es dann bei unerfahrenen Moderator*innen zu unnötigen Zuspitzungen kommen, die es zu vermeiden gilt, damit die Wünsche der Mitarbeiter hinter den „schlechten Nachrichten“ aus der Mitarbeiterbefragung gleichwohl gehört und angemessen und konstruktiv weiter bearbeitetwerden können. Hier ist also viel „Fingerspitzengefühl“ und gekonnte Moderation mit den passenden Methodengefragt. Dies gilt umso mehr, als dass die meisten Mitarbeiterbefragungen ja vor allem mit dem Ziel durchgeführt werden,

• Die Qualität der Zusammenarbeit insgesamt zu verbessern
• Führung und Kultur der Zusammenarbeit zu verbessern
• Bestehende Mitarbeiter zu behalten und neue leichter rekrutieren zu können
• Miteinander ins Gespräch zu kommen zu der wesentlichen Frage, was verändert bzw. angepackt werden muss, um die gemeinsame Arbeit zu verbessern.

Unser Vorgehen in Auswertungs-Workshops von Mitarbeiterbefragungen.

Es geht also darum,

• die Führungskraft „abzuholen“,
• Team und Führungskraft in einen konstruktiven, wertschätzenden Dialog zu bringen
• und im Verlauf des Workshops einen Maßnahmenplan erarbeiten, der von allen mitgetragen wird.

Hier ein Beispiel, aus einem der vielen Auswertungs-Workshops, die wir moderiert haben, um diese Ziele zu erreichen:

Im Vorfeld

1. Ergebnisse analysieren
2. Rahmenbedingungen klären
3. Ziele des Workshops definieren
4. Erfolgsindikatoren definieren
5. Für Gelingensbedingungen sorgen
6. Intensives Vorgespräch, auch ein vorbereitendes Coaching mit der Führungskraft
7. auch Vorgespräche mit einer Stellvertretergruppe der Team-Mitglieder

Darauf achten wir im Auswertungs-Workshop

• Strategische Rahmung des Unternehmens muss bekannt sein
• Team-Beitrag zum Gesamtergebnis deutlich machen
• Methode an Thema und Zielstellung anpassen
• Angemessene Pausen zum „Kauen und Verdauen“
• Angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen

Typischer Ablauf eines Auswertungs-Workshops einer Mitarbeiterbefragung.

1. Ziele und Ablauf vorstellen
2. Befragungsergebnis vorstellen
3. Resonanz, Reflexion, Analyse und Bewertung: Was bedeutet das für uns als Team / für mich als Führungskraft
4. Maßnahmen entwickeln:
5. Vereinbarungen treffen und festhalten
6. Reflexion:
   1. Was haben wir erreicht
   2. Was war besonders positiv an diesem Workshop
   3. Was nehme ich mit

Maßnahmen entwickeln – wie funktioniert das?

Die von uns eingesetzten Methoden hängen maßgeblich von den zu bearbeitenden Schwerpunktthemen ab.

In der Nachbereitung

• Auswertung und Reflexion mit der Führungskraft
• Nachhalten nach ca. 3 Wochen
  • Wie geht’s mit den Ergebnissen
  • Wie und was wird umgesetzt
  • Welche Hindernisse gibt es (noch) bei der Umsetzung

Auch ein anschließendes Coaching für die Führungskraft kann hier sinnvoll sein.

Stolpersteine.

Veränderung externer Rahmenbedingungen

Nicht selten legen die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung nahe, dass externe Faktoren bzw. Rahmenbedingungen verändert werden müssten, die außerhalb des direkten Einflussbereichs des Teams und der betreffenden Führungskraft liegen.

Schauen Sie: Eine Befragung bringt erst dann etwas, wenn ihre Ergebnisse tatsächlich Rahmenbedingungen verändern. Sonst bleibt sie Statistik. Damit es so weit kommt, lohnt sich früh eine erfahrene Beratung zur Mitarbeiterbefragung.

Sofern wir dies bei der Analyse der Umfrageergebnisse bemerken (was oft der Fall ist), klären wir bereits in der Vorbereitungsphase,

• mit welchen externen Stakeholdern diese Themen bearbeitet werden müssten (meist eine höhere Führungsebene oder Stabsfunktionen)
• und ob, wann und in welchem Rahmen diese spezifischen Themen dort bearbeitet werden können.

Mit diesen Informationen können dann auch im Auswertungs-Workshop Vereinbarungen zu diesen „Rahmen-Themen“ getroffen werden („wer verhandelt wann und wo das betreffende Thema“).

Workshop-Teilnehmende haben Angst sich frei zu äußern

Manche Teams oder Teammitglieder fühlen sich unwohl bei dem Gedanken, sich im Beisein der Führungskraft zum Führungsverhalten ihres Vorgesetzten zu äußern, insbesondere dann, wenn sie diese nicht positiv bewertet haben.

In solchen Fällen sorgen wir dafür, dass Aussagen zum Führungsverhalten getrennt in kleineren Gruppen gesammelt und dann von einer Sprecherin / einem Gruppensprecher als „Gruppenergebnis“ vorgetragen werden. Auf diese Weise ist dann nicht mehr nachvollziehbar, welche Aussage von wem getroffen wurde.

Gleichzeitig werden die wesentlichen „Kernbotschaften“ dennoch an die Führungskraft transportiert.

Führungskraft verliert ihr Gesicht bzw. wird „beschädigt“

Es ist besonders wichtig, im Vorgespräch mit der Führungskraft – vor allem bei schlechter Beurteilung des Themas „Führung“ – den Unterschied zwischen Rolle und Person zu reflektieren. Ebenso das Thema, wie Führungskräfte professionell mit Kritik oder negativen Bewertungen umgehen. Das Vorgespräch hilft, die Bewertungen emotional zu verdauen, um im Workshop souverän agieren zu können. Dadurch wird im Workshop der Eindruck vermieden, dass die Führungskraft ihr Gesicht verliert oder als Person beschädigt wird.

Zugleich ist ein souveräner Umgang mit Kritik ein vorgelebtes Beispiel für das gesamte Team.

(Un)Freiwillige Teilnahme

Wenn die Durchführung von Auswertungs-Workshops nichtverpflichtend ist, kann dies zu unerwünschten Effekten führen:

• Führungskräfte, die schlechte Bewertungen haben, führen keine Workshops durch. Dadurch erhöht sich die Frustration der Mitarbeiter.
• Führungskräfte, die eine sehr gute Bewertung haben, führen Workshops nicht durch. Dadurch wird die Chance einer kontinuierlichen Verbesserung vertan.
• Mitarbeitende nehmen an der Befragung nicht mehr teil, „da sich sowieso nichts ändert“.
• Wenn Organisationen „schlechte Erfahrungen“ mit vorangegangenen Prozessen dieser Art haben, kann sich im gesamten Haus eine „schlechte Stimmung“ gegen das Projekt „Mitarbeiterbefragung“ breit machen – obwohl die Absicht ursprünglich gut gemeint und sinnvoll war.

Auch diese Situationen kennen und beherrschen wir. Wir sind geübt darin, mit Widerständen zu arbeiten, die dahinterliegenden Bedürfnisse zu erkennen und in konstruktive Veränderungsenergie zu verwandeln.

Überparteiliche Haltung.

Hinter Kritik stecken häufig legitime Bedürfnisse des Teams. Bei kritischen Befragungs-Ergebnissen gelingt es nicht jeder Führungskraft, die konstruktive „Botschaft“ hinter dem Befragungs-Ergebnis wahrzunehmen.

Wir sehen unsere Rolle hier als „neutrale Vermittler“. Unsere Aufgabe besteht darin, Führungskraft und Team „zusammen zu bringen“ und den Anliegen beider Seiten überparteilich Gehör zu verschaffen.

Dabei helfen unter anderem diese Techniken:

„Re-Framing“

Wir sorgen dafür, dass „Vorwürfe“ und „Forderungen“ als unerfüllte Bedürfnisse wahrgenommen werden können.

Das macht es der jeweils anderen Seite leichter, das tiefere Anliegen hinter einer möglicherweise unverdaulich formulierten „Botschaft“ zu hören. Nach diesem Lernschritt können alle Seiten üblicherweise viel konstruktiver arbeitenals vorher.

Zwischen Rolle und Person unterscheiden

Wenn für eine Führungskraft „unangenehme Nachrichten“ in den Befragungsergebnissen stecken, legen wir umso größeren Wert auf ein ausführliches Vorab-Gespräch.

Denn es ist wichtig, dass Führungspersonen nie aus dem Blick verlieren, dass sie im Rahmen des Feedbacks in ihrer Rolle als Führungskraft gemeint sind – und in der Regel nicht als Mensch.

Klärung statt Rechtfertigung

Es gehört zu den 10 goldenen Feedback-Regeln: Beim Annehmen von Feedback niemals in den „Rechtfertigungs-Modus“ verfallen. Viel wichtiger ist, die „Botschaft hinter der Botschaft“ zu verstehen und zielführende Vereinbarungen zur Verbesserung zu treffen und umzusetzen.

Unser Team besteht aus ausgebildeten Berater*innen, teilweise auch mit psychologischem Hintergrund. Wir navigieren auch durch „heikle Situationen“ sicher und ohne, dass eine Seite ihr „Gesicht verliert“ oder tiefere Verletzungen davonträgt.

Auswertung von Mitarbeiterbefragungen: Coaching vorab und auch danach.

Wir legen Wert darauf, dass alle Beteiligten mit

• Motivation
• einem hohen Maß an Klärung
• und konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Situation

aus unseren Auswertungs-Workshops herausgehen.

Damit die typischen Stolperfallen (s.o.) vermieden werden können, ist ein vorbereitendes Coaching für Führungskräfte manchmal sinnvoll – insbesondere dann, wenn die Ergebnisse der MitarbeiterbefragungVerbesserungspotenziale nahelegen.

Wir bieten daher neben dem üblichen Vorbereitungs-Gespräch auch ein vorbereitendes Coaching auf den Auswertungs-Workshop an. Auch eine Coaching-Begleitung in der Umsetzungsphase bieten wir als unterstützende Maßnahme an.

Mitarbeiterbefragungen Online, virtuell & „klassisch“.

Die Auswertungs-Workshops und auch die dazugehörige Vor- und Nachbereitung lassen sich auch sehr gut online mit MS Teams, Zoom & Co durchführen.

Wir gestalten unsere virtuellen Workshops stets sehr interaktiv, binden alle Teilnehmenden aktivierend ein und erzielen dabei sofort verwertbare und umsetzungsorientierte Resultate, die von allen akzeptiert und mitgetragen werden.

Workshops zur Auswertung von Mitarbeiterbefragungen: Fazit.

Workshops zur Auswertung von Mitarbeiterbefragungen sind unumgänglich, wenn die Befragung spürbare Verbesserungen in der Organisation entfalten soll. Dazu braucht es

• eine systematische Auswertung über alle Hierarchie-Ebenen hinweg
• die Identifikation von Handlungsfeldern
• das Ableiten von konkreten Maßnahmen
• und sehr konkrete Vereinbarungen zur Umsetzung
• sowie das entsprechende Commitment zur Umsetzung von Führungskräften und Teams.

Dabei sind die unterschiedlichen Perspektiven aus Sicht der Führung und aus Sicht der Mitarbeiter stets zu berücksichtigen.

Bei der Auswertung von Mitarbeiterbefragung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmenhandelt es sich also idealerweise um eine Iteration in einem fortwährenden Organisationsentwicklungsprozess, die unter breiter Beteiligung aller hierarchischer Ebenen durchgeführt werden sollte.

Wir haben in diesen Themen sehr viel Erfahrung. Unser Beratungsangebot umfasst

1. die Gestaltung des Gesamtprozesses (inkl. Vermeidung aller „Stolperfallen“!)
2. und die Moderation der Auswertungs-Workshops in den Bereichen und Teams.
3. Alle Workshops führen wir auch online/virtuell für Sie durch.

• Wir unterstützen Sie mit 21 Jahren Erfahrung!
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