Open Space: Hocheffektive Konferenzen - Moderation von erfahrenen Profis.

Open Space klingt nach einem Rezept zum perfekten Scheitern: Ohne vorher festgelegte Tagesordnung sollen 120 Mitarbeiter eines Logistikunternehmens in einem einzigen Raum über drängende Herausforderungen des Unternehmens diskutieren und einen gemeinsamen Handlungsplan entwerfen. Was soll dabei herauskommen außer einem großen Wirrwarr? Mehr als Sie glauben…

Ungewohnt - aber wirksam.

Unsere Kunden waren durchaus skeptisch, als wir ihnen die Methode “Open Space” im Rahmen einer Restrukturierung vorschlugen.

Aber es geschah etwas, das unsere Kunden so noch nicht kannten:

Innerhalb eines Tages wurden von den Mitarbeitern äußerst wertvolle und verwendbare Strategien und Konzepte erarbeitet, welche das Überleben des Unternehmens sichern halfen. Im Rahmen des Open Space gelang es innerhalb von relativ kurzer Zeit, die komplexe Herausforderung zu lösen und einen umsetzbaren Handlungsplan zu entwerfen.

Im Video erklären wir Ihnen, wie das gelingt:

Video zur Open Space Methode.

Welche Wirkungen und Ergebnisse werden mit einer Open Space Konferenz erzielt? Hier ein Video über eine der vielen Open Space Veranstaltungen, die wir gestaltet und moderiert haben:

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Die Stärke der Open Space Methode.

Die Stärke der Methode Open Space liegt darin, die Kompetenzen, Anliegen und unterschiedliche Perspektiven von vielen Menschen in einem Raum zu nutzen, um komplexe Themen innerhalb kurzer Zeit erfolgreich zu bearbeiten. Die Fragestellungen, die im Rahmen eines Open Space bearbeitet werden, können dabei sehr vielfältig sein: Im Open Space Verfahren haben wir bislang Unternehmensleitbilder entwickelt, komplexe Projekte geplant, die Grundlage zur Entwicklung eines neuen Produkts gelegt oder Strategien erarbeitet, um das langfristige Unternehmen von Unternehmen zu sichern. Die Beispiele lassen sich beliebig fortsetzen.

So funktioniert die Open Space Methode.

Überblick

• Open Space ist eine interaktive Konferenzmethode, in der die Einladenden einen thematischen Rahmen setzen und die Teilnehmer selber diejenigen Fragestellungen und Anliegen einbringen, die sie in Bezug zum thematischen Rahmen am meisten interessieren.
• Open Space Konferenzen eignen sich z.B. hervorragend, um
  • Komplexe Herausforderungen mit dem Wissen vieler zu lösen
  • Unterschiedliche Beteiligtengruppen gemeinsame Strategien entwickeln zu lassen
  • Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen
  • Miteinander Handlungspläne zu schmieden
  • Aufbruchstimmung und Energie zu erzeugen
• Open Space wird weltweit sehr erfolgreich in unterschiedlichsten Kontexten und Kulturen (Großunternehmen, NGOs, Verbände, Verwaltungen, Bürgerbeteiligung, Stadtentwicklung…) angewendet.

Ablauf

Typischer Ablauf einer eintägigen Konferenz:

1. Einführung und Übersicht Der Moderator erläutert das Thema der Veranstaltung, bespricht den Ablauf und führt in die Grundprinzipien einer Open-Space-Konferenz ein. Wichtig kann auch eine inhaltliche Rahmung sein, die oft in Form von Impuls-Vorträgen gegeben wird.

2. Anliegensammlung In der zweiten Phase werden die Anliegen der Teilnehmenden gesammelt und strukturiert. Es entsteht eine strukturierte Übersicht über Inhalt und Ablauf der Konferenz. In einer anschließenden „Marktplatz“-Phase können die Teilnehmer untereinander aushandeln, wann welcher Workshop statt findet und ob sich einzelne Zeiten verschieben lassen, damit möglichst alle an den Arbeitsgruppen teilnehmen können, die sie interessieren.

3. Arbeitsphase In Dutzenden von kleinen Arbeitsgruppen wird nun die Arbeit aufgenommen. Die Arbeitsbereiche sind ausgestattet mit Pinnwänden, Flipcharts, Moderationskarten, Stiften und den Formblättern für die Ergebnisdokumentation. Idealerweise steht während der ganzen Dauer der Open Space Konferenz ein pausenloses Pausenbuffet bereit. Dies dient auch als informeller Treffpunkt zum Austausch von Eindrücken und „Weiterdenken“ von Ideen.

4. Ergebnisse teilen In den Arbeitsgruppen entstehen regelmäßig eine Vielzahl von Ideen, Plänen und zentralen Erkenntnissen. Die Arbeitsgruppen fassen die Kernergebnisse auf Formblättern zusammen. Das Redaktionsbüro stellt diese Berichte auf einer Dokumentationswand den anderen Teilnehmenden zur Verfügung. In einer abschließenden „Lesephase“ und durchgehend in allen Pausen haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich über die Ergebnisse aller Arbeitsgruppen zu informieren, speziell auch von denjenigen Workshops, an denen sie selber nicht teilgenommen haben.

5. Maßnahmenplanung und Abschluss Je nach Zielsetzung haben sich unterschiedliche methodische Variationen für einen gelungenen und zielführenden Abschluss einer Open Space Konferenz bewährt, unter anderem

   • Priorisierung
   • Maßnahmenplanung
   • Ergebnisparcours
   • Gründung von weiterführenden Initiativen

Der Nutzen

Den Nutzen einer solchen Konferenz beschreiben Auftraggeber und Teilnehmende regelmäßig wie folgt:

• Hohe thematische Relevanz der Konferenz und der Einzelworkshops für alle Teilnehmenden
• Intensive Lernerfahrungen zu den Anliegen, die die Teilnehmer selber einbringen
• Fruchtbare Diskussionen und „Eye Opener“ in den Arbeitsgruppen
• „Aufbruchstimmung“ und das Gefühl, einen hohen Erkenntnisgewinn erzielt und relevante Themen weiter entwickelt zu haben
• starke und nachhaltige Vernetzung der Teilnehmenden durch die intensive gemeinsame Arbeit

Der Mehrwert der Open Space Methode.

Oft verbreitet ist auf einem Open Space die Entdeckung, wie ähnlich die Mitarbeiter denken und wie sich die Schwerpunkte ähneln, die sie für die Zukunft setzen. Es kommt immer wieder vor, dass einige Beteiligte äußern, dass sie nun erstmals die Hoffnung hätten, zu einem Unternehmen zusammen zu wachsen und die Probleme gemeinsam zu lösen. Das neue Gefühl, eine große Gemeinschaft mit gemeinsamen Zielen zu sein, setzt Energien frei. Und vielleicht ist Energie eines der zentralen Begriffe des Open Space Verfahrens: Eine solche Methode wirkt revitalisierend und motiviert nachhaltig zu eigenständigem Arbeiten und Denken, quer über Abteilungsgrenzen hinweg.

Der „offene Raum“ vermittelt eine Botschaft: „Bei uns zählen Initiative und Mut. In diesem Unternehmen ist es normal, in Hierarchie- und funktionsübergreifenden Gruppen zusammen zu arbeiten und zu denken. Hier gibt es Freiräume zum Handeln. Hier wird Unternehmertum im Unternehmen gewünscht und belohnt“. Ein weiterer Mehrwert ist natürlich unübersehbar: In kurzer Zeit werden Kompetenzen und Interessen von Mitarbeitern zusammen geführt, Pläne geschmiedet, neues Erkenntnisse generiert, Probleme unkompliziert und „auf dem kurzen Dienstweg“ gelöst oder Wissenslücken geschlossen.

Präsentation zur Open Space Methode.

Hier bekommen Sie einen kompakten Überblick über den Ablauf und die Stärken von Open Space Formats im Powerpoint-Format: https://de.slideshare.net/FlorianGrolman/open-space-methode

Und wenn Sie noch mehr erfahren möchten….

Hier eine noch ausführlichere Beschreibung des Open Space Verfahrens

Themensammlung

Ein Open Space beginnt mit der Sammlung von Themen. In der Mitte des Stuhlkreises liegen dazu Papierbögen und Stifte bereit, hinter den Stuhlkreisen ist eine meterlange Pinnwand mit einem Zeit- und Raumplan aufgebaut. Der Open Space „Begleiter“ (manch einer würde den Begriff „Moderator“ verwenden) gibt einen Überblick über den organisatorischen und zeitlichen Ablauf der Veranstaltung und bittet die Teilnehmer dann, ihre Anliegen an den Tag zu formulieren und vorzustellen.

Teilnehmerstimmen

„Ich habe dies als den spannungsreichsten Punkt der ganzen Veranstaltung empfunden“, gestand mir ein Vorstandsmitglied nach der zweitägigen Veranstaltung. „Denn wir haben hier auch Neuland betreten: Wir haben zwar geahnt, dass dieser offene Ansatz die richtige Methode sein würde, aber wir waren uns erst sicher, als die ersten Mitarbeiter tatsächlich die Mikrofone nahmen und ihre Anliegen vorstellten“. Innerhalb kurzer Zeit war die Pinnwand mit vielen Ankündigungen zu zweistündigen Mini-Workshops übersät, die von den Mitarbeitern selbst geleitet werden sollten.

Es ist wahrlich nicht jedermanns Sache, vor einer größeren Menschenmenge das Anliegen zu formulieren. Zu einer Open Space Konferenz sollten sich daher nur diejenigen einfinden, die wirklich etwas bewegen wollen, die „ihr“ Thema leidenschaftlich beschäftigt und denen ihr Anliegen so wichtig ist, dass es sie auch nicht schreckt, vor 50 oder 500 Kollegen das Thema vorzustellen, das sie umtreibt. Die Energieträger und Themenchampions werden gefordert, in denen das Feuer für eine Sache brennt. Daher kommt auch die Wahl der Überschrift einer Open Space Veranstaltung besondere Bedeutung zu: Open Space Workshops sind immer dann besonders erfolgreich, wenn die Hauptfragestellung der Veranstaltung eine hohe Relevanz für die Mitarbeiter hat. Bei der Wahl des Veranstaltungstitels ist daher Augenmaß und eine gründliche Vorbereitung unerlässlich.

Was auch immer geschieht… ein zentrales Open Space Motto

“Schmetterlinge” sorgen für Verknüpfung von Wissen

Vorhabenplanung: Konkrete Vereinbarungen als Abschluss einer Open Space Konferenz

Auch in kleinerem Rahmen funktioniert Open Space hervorragend, wenn das Anliegen “unter den Nägeln brennt”.

Anliegenwand auf einer großen Veranstaltung mit 700 Personen

Arbeitsphase

Steht die Tagesordnung fest, beginnt nun die Arbeitsphase im Open Space. In Dutzenden von kleinen Workshops wird nun die Arbeit aufgenommen. Mal sind es 4 Personen, mal 8, in anderen Arbeitsgruppen vielleicht 20. Die Gruppen nutzen entweder kleinere Räumlichkeiten für sich allein oder Teile eines großen Arbeitsraums, in dem dann einzelne Arbeitsbereiche mit Pinnwänden bereit stehen. Manche Gruppen brauchen eine Stunde, andere die vollen zwei oder sogar noch mehr Zeit.

Da die Pausen unplanbar sind, steht idealerweise während der ganzen Dauer des Open Space ein pausenloses Pausenbuffet bereit. Dies dient nicht nur der Stärkung von Geist und Seele, sondern auch als informeller Treffpunkt zum Austausch von Eindrücken und „Weiterdenken“ von Ideen. In den meisten Gruppen moderiert derjenige, der das Anliegen am Anfang eingebracht hat. Manchmal taucht aber auch eine zweite Führungspersönlichkeit auf, die das Anliegen übernimmt.

Ein Open Space lebt insgesamt vom Engagement der Beteiligten. Daher gilt während der gesamten Veranstaltung das „Gesetz der zwei Füße“: Stellt jemand fest, dass er in der ursprünglich von ihm gewählten Gruppe nichts beitragen oder hinzulernen kann, ist es ihm erlaubt (und dies ist sogar erwünscht!), die Gruppe zu wechseln. Jeder arbeitet daher also in vielen Gruppen mit, die sich jedes Mal anders zusammensetzen. Auf diese Weise wird neues Wissen generiert, neue Erkenntnisse befördert und es wird gewährleistet, dass sich nur diejenigen zusammen finden, die ein echtes Interesse an dem jeweiligen Thema haben. Und ganz nebenbei kann jeder neue Beziehungen knüpfen oder bestehende vertiefen.

Maßnahmenplanung

Nicht nach jedem Open Space ist eine Maßnahmenplanung angebracht. Wenn aber Pläne geschmiedet oder Arbeitsgruppen gegründet werden sollen, ist eine Maßnahmenplanung unabdingbar. Dazu werden nach der Lesephase die Top 10 Themen der Open Space Konferenz mit einer Punkteabfrage priorisiert. Als nächstes werden 10 Flipcharts aufgestellt und die Top-ten Themen verzeichnet, während sich die jeweiligen Initiatoren dazu gesellen. Alle übrigen Teilnehmer machen die Runde und äußern zusätzliche Anregungen. Anschließend setzen sich die Freiwilligengruppen, die diese Top-ten Themen entwickelt haben, noch einmal zusammen.

Aus vielen Stimmen ein paar konkrete Vorhaben machen: genau das ist auch die Kunst, wenn eine Mitarbeiterbefragung ausgewertet wird. Die Ergebnisse gehören nicht in eine Schublade, sondern in einen Raum voller Beteiligter. Wie das gelingt, zeigt der Workshop zu Mitarbeiterbefragungs-Ergebnissen.

Doch in diesem Stadium sollten nur diejenigen teilnehmen, die definitiv gewillt sind, nach dem Ende des Open Space an den jeweiligen Themen weiter zu arbeiten. Die zehn wichtigsten Gruppen treffen eine kurze Verabredung über ihr weiteres Vorgehen und werden als Gruppe fotografiert – ein symbolischer Akt der Bestärkung. Danach geht der Open Space mit einer abschließenden Reflektion unter allen Teilnehmern zu Ende.