Die 11 größten Stolpersteine bei der Moderation von Online Meetings, virtuellen Workshops und digitalen Konferenzen.

Noch immer werden virtuelle Meetings, online Konferenzen und digital durchgeführte Workshops von vielen als „Hemmschuh“ erlebt. Völlig zu Unrecht, wie wir meinen.

Denn wenn Sie die größten Fehler kennen und vermeiden, können auch Ihre virtuellen Meetings sehr effizient sein. Hier die elf Stolpersteine bei der Moderation von virtuellen Workshops – und wie Sie die vermeiden.

„Kamera Aus“ Kultur.

In vielen Online-Meetings hat sich eingeschlichen, die Kameras auszuschalten und sich nur auf der „Tonspur“ zu unterhalten.

Das ist aus vielerlei (und ziemlich offensichtlichen) Gründen keine gute Idee:

• Als soziale Wesen sind wir darauf trainiert, kleinste Regungen in Gesicht, Körperhaltung und Ausdruck zu registrieren. Diese „nonverbalen“ Signale sind fast noch wichtiger zum Gelingen von Kommunikation als das, was gesagt wird.
• Wenn diese Signale fehlen, können diejenigen, die sich an einer Diskussion beteiligen, nicht mehr gut einschätzen, wie ihre Beiträge aufgenommen werden.
• Unsicherheit entsteht, die Bereitschaft, sich einzubringen und konstruktiv oder gar kritisch mitzudiskutieren, sinkt.

Die Folge:

• Verunsicherung steigt,
• die Diskussionskultur leidet,
• wichtige Informationen und Beiträge, Sichtweisen und Perspektiven gehen verloren.
• Sitzungen werden dann häufig als bedrückend und wenig effektiv

Endlose Monologe.

Es gehört zu den großen Rätseln der Führungskultur: Endlose Redebeiträge werden in vielen Unternehmenskulturen nach wie vor mit Kompetenz verwechselt.

Endlose Redebeiträge werden in vielen Unternehmenskulturen nach wie vor mit Kompetenz verwechselt.

In virtuellen Meetings sind Monologe noch schmerzhafter, denn eigentlich könnte man in der digitalen Arbeitsumgebung in kurzer Zeit echte Ergebnisse erzielen.

In der Tat würde das aber wenigstens Methodenkompetenz voraussetzen (Disclaimer: Das kann man lernen – in unserem häufig gebuchten Training für effiziente Online-Meetings! ).

In unseren Trainings zur Moderation von virtuellen Workshops lernen Sie innerhalb kurzer Zeit, wie Sie online Workshops interaktiv, unterhaltsam und vor allem effizient gestalten. Nach unserem Training wird sich Ihre Meetingkultur spürbar verbessern und Sie werden in virtuellen Workshops glänzen!

Keine Interaktion.

Es gibt ja sehr unterschiedliche Arten von Meetings und Workshops:

Typischerweise werden

• Informationen vermittelt
• Themen diskutiert
• Einigkeit erzielt
• Ein Vorgehen abgestimmt
• To Do’s definiert
• Maßnahmenpläne entwickelt.

(Sortierung von wenig bis sehr interaktiv)

Selbst in virtuellen Sitzungen, bei denen nur Informationen vermittelt werden sollen, kann (und sollte!) man den Stoff mit interaktiven Elementen anreichern und „auflockern“. Das geht eigentlich immer – sofern man die kleinen Tricks und Methoden dazu kennt (habe ich übrigens schon erwähnt, wo man das lernen kann? ;=)

Teilnehmende werden nicht einbezogen.

Wer Sitzungs-Teilnehmer nicht einbezieht, begeht einige Todsünden der modernen Personalführung bzw. kennt grundlegende Prinzipien des zeitgemäßen Managements nicht:

• Mitarbeitende sind Träger von Fachwissen, Marktkenntnis und Kundenerfahrung. Sie kennen die „Schleichwege und Trampelpfade“ von Organisationen nur zu genau und wissen, bei wem man „anklopfen“ muss, um schnell an relevante Informationen zu gelangen oder um die Dinge „auf dem kleinen Dienstweg“ zu beschleunigen.
• Es sind übrigens die gleichen Mitarbeitenden, die nicht selten „einen guten Job“, eine „sinnvolle Arbeit“ machen und vorankommen wollen.
• Wer also nicht delegiert, Diskurse führt, Pilotprojekte initiiert oder (kurz gesagt) die Potenziale seiner Mitarbeitenden erkennt und fördert, lässt Mitarbeitende im Job „verhungern“.

Wie schade um die vielen ungenutzten Potenziale!

Und wie vermeidbar die daraus folgenden „Motivationskarrieren“ wären: Enttäuschung, Zynismus, innere Kündigung – gerade in Zweiten des Fachkräftemangels!

Die Qualität von Führung drückt sich in der Qualität von Meetings aus

Wenn wir über (virtuelle und klassische) Meetings sprechen, sprechen wir eigentlich über die Art und Weise, wie Führung gedacht und in der Praxis gelebt wird.

Die Art und Weise, wie Meetings durchgeführt werden, sind daher häufig ein zuverlässiger Indikator für die Qualität von Unternehmens- und Führungskultur.

Oder anders gesagt: Die Qualität von Führung drückt sich in der Qualität von Meetings aus - online wie offline.

Methoden-Training gesucht?

Keine Zeit für’s Soziale.

Hier ein weiterer gern gemachter Fehler:

Alle haben sich auf der Konferenzplattform eingefunden, und zack, schon geht’s los und es wird sofort inhaltlich gesprochen.

Was, bitteschön, soll daran falsch sein? Ist das nicht schön effizient und „geschmeidig“?

Ja, könnte man denken.

ABER: Um dauerhaft effizient zu arbeiten, brauchen wir Menschen „sozialen Schmierstoff“. Unter anderem deswegen gibt es im Silicon Valley auf so gut wie allen Etagen mehrere Kaffeeküchen und andere Flächen, in denen sich Mitarbeitenden begegnen und „Ideen aushecken“ können.

Deshalb gilt:

• „Wer schnell ankommen will, muss langsam gehen“ (altes afrikanisches Sprichwort).
• Wo viel remote und/oder im Home Office gearbeitet wird, braucht es einen spürbaren Ersatz für die vielen kleinen informellen Begegnungen, die sich tagsüber im Büro, auf dem Flur oder in der Kantine ergeben.

Deshalb beginnen wir bei initio unsere virtuellen Meetings inzwischen immer mit einem ausführlichen „Plausch“: Was bewegt uns gerade, worüber haben wir uns gewundert, wie war das Wochenende, welch schönen neuen virtuellen Hintergrund hat die Kollegin, wo geht’s hin im Urlaub, wer war da auch schon mal, etc…

Das hat übrigens auch andere Vorteile: „Zu spät Kommer“ können so auch mit Verzögerung noch unaufwändig „einfädeln“.

An dieses „Einstiegsritual“ gewöhnt man sich schnell: Wir bei initio haben es uns irgendwann einmal zur Regel gemacht – und wollen es inzwischen gar nicht mehr missen…

Sie suchen mehr Tricks und Kniffe, wie Sie Ihre virtuellen Meetings und Workshops abwechslungsreich gestalten können? In unseren Trainings zur virtuellen Moderation lernen Sie die notwendigen Methoden!

Methodenkenntnis fehlt.

Sie werden das aus „klassischen“ Workshops oder Meetings kennen: Mit passenden Methoden können Sie in Meetings viel mehr erreichen!

Zum Beispiel:

• Projektvorschläge entwickeln
• Ideen und Innovationsvorschläge evaluieren
• Strategien entwickeln oder bewerten
• Risiken analysieren
• Vereinbarungen treffen
• Handlungspläne abstimmen

… etc.

Dafür gibt es sehr bewährter Methoden – auch für virtuelle Workshops.

Für viele ist das aber noch „Neuland“.

Wer Methoden für Online-Moderation kennt und beherrscht, kann das Beste aus seinem Team herausholen.

Wie lassen sich die bewährten Methoden aus klassischen „Präsenz“-Meetings in die Online-Welt übertragen?

Es braucht Adaptionen und zum Teil auch neue Wege. Wer Methoden für Online-Moderation kennt und beherrscht, kann das Beste aus seinem Team herausholen.

Wenn virtuelle Meetings und Sitzungen mit passenden Methoden durchgeführt werden und sich hier eine gewisse „Fingerfertigkeit“ entwickelt, beobachten wir sehr oft positive Auswirkungen.

Die Wichtigsten:

1. Alle beteiligen sich an den Diskussionen
2. Weil alle sich, ihre Erfahrungen und ihr Wissen einbringen, entstehen deutlich bessere und passgenauere Lösungen.
3. Ziel- und Interessenskonflikte zwischen Einzelpersonen, Abteilungen oder Teams verringern sich spürbar, weil in Abstimmungs-Meetings Lösungen entstanden sind, die alle mittragen (und die im Vorfeld hinreichend tief diskutiert worden sind)
4. Insgesamt verbessert sich die Kultur der Zusammenarbeit, weil Meetings als gewinnbringend und produktiv erlebt werden.
5. Die Leistungsfähigkeit und „Elastizität“ der Organisation verbessert sich über die Zeit, weil Veränderungen in den Umwelten (Markt, Stakeholder, Rahmenbedingungen) schneller und flexibler aufgenommen und bearbeitet werden können.

Sie sehen also – Methodenkenntnis lohnt sich.

Visualisierung fehlt.

Ich kann es gar nicht genug betonen: Eine der wirkungsvollsten und eigentlich auch einfachsten Dinge, die Sie in Online-Meetings (aber auch in klassischen Sitzungen) tun können, ist Visualisierung!

Denn die allermeisten Menschen erfassen über das Auge Zusammenhänge schneller als über das Ohr – und wir sind mehrheitlich sehr empfänglich für Zeichnungen, Bilder, Grafiken (es gibt ja Gründe für die frühzeitlichen Höhlenmalereien oder für den Erfolg von Instagram in der Neuzeit!).

Aber Visualisierungen regen nicht nur die Sinne an, Sie haben vor allen Dingen auch einen sehr handfesten „Business-Nutzen“!

• Diskussionen sind jederzeit fokussiert und haben weniger die Tendenz, abzuschweifen
• Redebeiträge beziehen sich stärker aufeinander, wenn wesentliche Argumente aus der Diskussion festgehalten werden
• Wer kurz unaufmerksam oder in Gedanken war, kann sich schnell wieder re-fokussieren.
• (Zwischen-)Ergebnisse können jederzeit wieder vorgeholt und weiterbearbeitet werden. Der Diskussionsstandwird durch die bildhafte Darstellung sehr schnell wieder „erinnerlich“ – denn wir erinnern uns an Bilder schneller als an abstrakte Diskussionsverläufe.
• Die „Wiedervorlage“ (ein viel zu häufig unterschätztes Tool – alt, aber überaus nützlich!) und das „Protokoll“ sind in einem Abwasch mit erledigt!

Passende Tools sind nicht bekannt.

Manche der bisher aufgeführten „Kniffe“ und Methoden für die Moderation von virtuellen Workshops funktionieren besser mit externen Tools, wie zum Beispiel einer externen Whiteboard-Lösung.

Warum das?

Nun, viele Videokonferenz-Systeme bringen schon eine erste „onboard-Lösung“ mit. Als „Grundausstattung“ sind die oft ganz brauchbar. Aber die Entwickler von MS Teams, Zoom, BigBlueButton oder WebEx stecken ihre Ressourcen vor allen in die Weiterentwicklung ihrer Kernfunktionalität, nämlich die Durchführung von stabilen und skalierbaren, möglichst verschlüsselten Videokonferenzen. Zusätzliche Features führen da meist eher ein „Nischendasein“.

Das werden Sie sofort merken, wenn Sie mal mit einer komfortablen Whiteboard-Lösung wie z.B. Miro, Conceptboardoder Mural gearbeitet haben. Die haben nicht beeindruckende Features. Die sind nicht nur auf dem Papier sondern vor allen auch in der Praxis ausgesprochen nützlich!

Die richtigen Leute im falschen Meeting.

Und noch so ein „Klassiker“:

Wieviel Lebens- und Arbeitszeit haben Sie schon in nutzlosen, uninspirierenden Meetings verschwendet?

Einer der absoluten Basis-Tipps für effiziente Meetings ist, nur diejenigen einzuladen, die das Thema wirklich betrifft – und gerne auch nur zeitlich begrenzt für den Slot/Tagesordnungspunkt, zu dem sie beitragen können.

Wir haben dazu schon an anderer Stelle sehr ausführlich geschrieben – daher hier nur der Hinweis auf den Artikel „25 Tipps für bessere Meetings und effiziente Sitzungen“. Viele der Tipps dort lassen sich auch sehr gut auf virtuelle Meetings übertragen.

Methoden-Training gesucht?

Technische Probleme.

Davon gibt es viel zu viele:

• Man sieht sich nicht
• Man hört sich nicht
• Falscher Bildausschnitt
• Menschen haben ihr Mikrofon entweder zum falschen Zeitpunkt noch offen oder im eigentlich richtigen Moment geschlossen
• Zu wenig Bandbreite
• Veraltete Hardware Webcams oder schlechte Mikrofone
• Funktionalitäten der Konferenz-Software sind nicht bekannt
• Unkenntnis: Teilnehmende finden sich in der Software nicht zurecht
• Der virtuelle Hintergrund zeichnet sich durch Kleidung oder Teile des Gesichts hindurch

Haben Sie alle schon viel zu oft erlebt? Und passiert immer noch?

Nun, Lernkurven sind für manche steiler als für andere.

Technik-Check-Ins sparen am Ende Zeit.

Was aber zuverlässig hilft sind „Technik check-ins“ vorab – insbesondere dann, wenn neue oder externe Teilnehmende hinzukommen. Dabei gibt es reichlich Zeit Probleme zu bemerken, zu beheben, Funktionen auszuprobieren und zu testen – und miteinander zu plauschen. (Sie erinnern sich? „sozialer Schmierstoff“… ;=)

Ja, solche separaten „Technik-Checks“ kosten extra Zeit. Und sind aber auch ein Akt der virtuellen „Nächstenliebe“ – denn das spart Zeit und schont Nerven bei alle denjenigen, die ihr „Technik-Einmaleins“ schon gelernt haben.

Auftrittskompetenz fehlt.

Wie Sie sehen, sehen Sie nichts.

Unsere Trainerin für Auftrittskompetenz, Andrea Plötz

Das sagt mehr als tausend Worte, oder?

Es ist nicht zu erwarten, dass alle zu „online Rockstars“ werden wollen und sich perfekt in Szene setzen möchten. Aber je professioneller der Eindruck sein soll, den Sie vermitteln wollen, desto wichtiger ist auch dieser Aspekt in virtuellen Meetings.

Worauf Sie achten könnten:

1. Beleuchtung Je stärker, desto prägnanter das Bild.
2. Qualität der Webcam Je älter, desto mehr „Bildrauschen“. Ersetzen Sie die alte „Linse“ in ihrem Bildschirm durch ein neues externes Gerät – zusammen mit der Beleuchtung macht das mehr als die „halbe Miete“!
3. Tonqualität Die wenigsten internen Mikrofone von Laptops oder Monitoren taugen etwas. Das Gleiche gilt leider auch für Bluetooth und kabelgebundene headsets. Selbst Apples „Airpods“ werden von anderen Geräten schnell übertroffen, was die Mikrofon-Qualität angeht. Hier hilft nur ausprobieren – oder sich vor einem Kauf intensiv belesen oder sich ein passendes Modell bei Freunden oder KollegInnen „abgucken“.
4. Bildausschnitt Dazu gibt es viele gute Anleitungen im Netz.
5. Bildhintergrund Wenn Sie Ihr Arbeitszimmer nicht umräumen wollen, basteln oder bestellen Sie sich einen greenscreen Hintergrund (Stoff ab 22 EUR bei den üblichen Online-Händlern) und nutzen Sie die „virtuelle Hintergrund-Funktion” Ihrer Video-Plattform. Zusammen mit 1) und 3) wirkt das Wunder.
6. Mimik, Gestik, Körpersprache Kleine Gesten mit den Armen, eine hochgezogene Augenbraue, ein betontes Lächeln – solche Akzente verleihen Ihnen einen starken Ausdruck und machen einen spürbaren Unterschied. Bei den bekannteren Wetter-ModeratorInnen im TV kann man sich hierzu einiges „abgucken“…
7. Stehen statt sitzen Im Stehen werden Sie automatisch eine ganz andere „Spannkraft“ ausstrahlen und eine lebendigere Körpersprache, Mimik und Gestik haben.

Fazit.

Sie sehen also: Effiziente, interaktive und professionelle Online-Meetings durchzuführen, ist keine Raketenwissenschaft, sondern Handwerk.

Mehr nützliche Methoden, Handwerk, Tipps und Kniffe bringen wir Ihnen in unserem Training für bessere virtuelle Online-Meetings und Konferenzen bei.

• Erstgespräche sind bei uns stets kostenfrei!