Info-Markt: Die interaktive Massenveranstaltung

Interaktives Vorgehen trotz vieler Teilnehmer

Aufteilung in “Portionen”

Der Trick dabei ist, sowohl die Teilnehmer als auch die zu vermittelnden Inhalte in vier bis (maximal!) fünf etwa gleich große Teile aufzuteilen. Im Rhythmus von etwa 45 Minuten wechseln die Gruppen dann von Station zu Station, so dass nach vier (bzw. fünf) Wechseln jeder Teilnehmer alle Themen kennen gelernt hat. Voraussetzung dafür ist, dass die Themen der einzelnen Stationen nicht aufeinander aufbauen, denn das Konzept funktioniert nur, wenn die Teilnehmer an jeder beliebigen Station einsteigen können.

Wandern von Station zu Station

Lebhafte Diskussionen

Da an den Stationen in der Regel lebhafte Diskussionen stattfinden, wird eine viel intensivere Auseinandersetzung mit den Inhalten erreicht als in den üblichen Frontalveranstaltungen. Besonders wertvoll ist, dass hier Fragen direkt gestellt und beantwortet werden können. Auf diese Weise können Einwände direkt aufgegriffen, Missverständnisse ausgeräumt und viele Vorbehalte beseitigt werden.

Einführungs-vortrag

Zweckmäßig ist, den Info-Markt mit einem kurzen Einführungsvortrag einzuleiten, der nicht nur einen Gesamtüberblick gibt, sondern die Teilnehmer auch mit dem Ablauf vertraut macht. Es kann sinnvoll sein, diese beiden Anliegen durch verschiedene Personen abzudecken: Ein Vorstandsmitglied, Projektleiter oder hochrangiger Linienmanager gibt den fachlichen Überblick und unterstreicht die Bedeutung des Themas; der Moderator erläutert den Ablauf.

Schlussplenum

Ebenso empfiehlt es sich, den Info-Markt mit einer kurzen, aber eindrucksvollen Plenumsitzung abzuschließen. Dort sollten keine neuen Informationen mehr vermittelt werden – davon haben die Teilnehmer zu diesem Zeitpunkt genug. Vielmehr sollte es eine kurze, motivierende Rede eines Top-Managers sein, der die vorhandene Stimmung aufgreift und sie nach vorne in Richtung Zukunft orientiert.

Künstlerische Einlagen

Als Tüpfelchen auf dem i kann eine kürzere künstlerische oder kabarettistische Einlage dienen, wenn sie zum Thema passt und professionell gemacht ist. So haben wir zum Beispiel einmal einen “Narren” (dargestellt durch einen bestens vorbereiteten Kabarettisten) eingesetzt, der all die unausgesprochenen Themen des Veränderungsprozesses ansprach und dem Vorstand so die Chance zu treffenden Antworten gab. (Wobei der Vorstand ganz schön ins Schwitzen geriet, weil der Kabarettist, einmal in Schwung, auch einige unabgesprochene Fragen stellte.) Lachen und Ernsthaftigkeit sind kein Gegensatz – sie können sich gegenseitig unterstützen.

Info-Markt: Durchführung Schritt für Schritt

Kurzbeschreibung

Interaktive Informationsveranstaltung, die es ermöglicht, einem relativ großen Teilnehmerkreis (80 – 150 Personen) umfangreiche Informationen in aufgelockerter Form zu vermitteln. Nach einer kurzen Einführung durchlaufen 3 – 5 Gruppen (à 20 – 35 Personen) entsprechend viele Stationen, an denen in sich geschlossene Themenpakete präsentiert und zur Diskussion gestellt werden.

Zielgruppe

• Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen (bewusst mischen, um informellen Charakter und funktionsübergreifendes Denken zu fördern!)
• Auch international einsetzbar, falls eine gemeinsame Sprache vorhanden

Ziele / Wirkungen

Info-Markt ist ein geeignetes Instrument, wenn

• relativ viel Inhalt an eine große Teilnehmerzahl vermittelt werden soll, ohne deren Aufnahmefähigkeit und -bereitschaft zu überfordern
• hoher Kommunikationsbedarf besteht
• ein breites Spektrum an Botschaften bzw. Ergebnissen vermittelt werden soll
• es erforderlich oder sinnvoll ist, die gesamte Zielgruppe gleichzeitig zu erreichen statt über mehrere Etappen
• ein besseres Verständnis für Lösungen und Bereitschaft zur Umsetzung auf breiter Ebene erzeugt werden soll.
• Typischer Einsatz: Zu Beginn der Implementierungsphase

Erwünschte Nebenwirkungen:

• Funktions- und hierarchieübergreifendes Denken wird geschult
• Belegschaft / Unternehmensbereich wird aus dem “Alltagstrott” herausgelöst
• Sichtbares Signal (“Jetzt passiert etwas!”)

Voraussetzungen

Einsatz-Voraussetzungen für Info-Markt

• feste Entschlossenheit des Top-Managements zur Umsetzung
• Aufteilbarkeit des Inhalts in 3 – 5 etwa gleich gewichtige und gleich umfangreiche Themenpakete, die unabhängig von einander behandelt werden können (da die Teilnehmer an unterschiedlichen Stationen starten, dürfen die Themenpakete nicht auf einander aufbauen)

Kontraindikationen

Info-Markt nicht einsetzen, wenn

• Top-Management (noch) nicht “im Boot” ist (lauwarme oder widersprüchliche Signale wären äußerst schädlich!)
• noch keine Entscheidungen / klar definierten Ergebnisse vorliegen
• so massive Vorgehalte gegen Ergebnisse vorliegen, dass die Gefahr besteht, dass die Referenten “platt gemacht” würden
• ausschließlich die Notwendigkeit von Veränderungen verdeutlicht werden soll (für eine Problem-Sensibilisierung ist das Verfahren zu aufwendig)

Vorgehensweise / Rollenverteilung

• Eröffnung und Schluss durch Identifikationspersonen aus dem Top-Management
• Als Referenten Mitarbeiter des Projektteams aus dem Unternehmen einsetzen (möglichst keine Berater!)
• Projektleiter möglichst nicht als Referent, sondern als “Joker” im Hintergrund (für kurzfristige organisatorische Maßnahmen); dito für Berater
• Festlegung von Zeitpunkt, Vorgehensweise und Zeitplan durch Projektteam
• Ggf. Genehmigung / Freigabe durch Vorstand, Lenkungsausschuss o.ä.
• Organisation und Technik durch Projektteam oder (internes oder externes) Veranstaltungsbüro
• Frühzeitige Reservierung der Veranstaltungsräumlichkeiten (nur wenige Firmen / Hotels haben Räumlichkeiten für Plenum plus 4 – 5 größere Gruppen!)
• Generalprobe einige Tage vorher sinnvoll

Typischer Ablauf

08:30 h  Eröffnungsvortrag durch projektverantwortliches Mitglied der Geschäftsleitung

08:55 h  Hinweise zum Ablauf (Moderator)

09:05 h  1. Runde

09:50 h  Kaffeepause

10:10 h  2. Runde

11:00 h  3. Runde

11:50 h  4. Runde

12:35 h  Abschlussrede Vorstandsvorsitzender

13:00 h  Stehimbiss und Ausklang

Vorbereitung / Organisation

Räumlichkeiten:

• Tagungsräume besichtigen und buchen (Achtung: zeitkritisch!)
• Benötigt werden ein großer Raum für das Plenum und ausreichend große Gruppenräume entsprechend der Zahl der Stationen (auf der gleichen Etage wie Plenum [!!!])
• Bestellung Gastronomie (Kaffee zum Empfang, Pausen, Imbiss, Getränke)
• Organisation / Bestellung Tagungstechnik
• Abstimmung Gesamtaufbau mit Hotel (Bestuhlung, Mikrofon Plenum, Flipcharts, Hinweisschilder etc.)

Einladung:

• Festlegung Teilnehmerkreis
• Festlegung von 3 – 5 Themenpaketen (= Stationen)
• Abstimmung Termin mit Top-Management (Vermeidung interner Terminkonflikte!)
• Festlegung Inhalte und Redner für Eröffnung und Schluss
• Versand Einladung
• Festlegung / Absprache Referenten
• Vorträge / Stationen:
• Erarbeitung / Sichtung Präsentationsinhalte
• Verdichtung zu präsentationsfähigen Vorlagen – evtl. in Zusammenarbeit mit Fachfirma (wenige Tafeln oder Folien; ausreichend große Schrift, nicht zu viele Details, mehr Grafik als Text!)
• Vorbereitung der Referenten nicht nur auf den Inhalt, sondern auch den interaktiven Vortrag (ggf. Präsentationstechnik-Schulung!)

Medien / Hilfsmittel

• Rechtzeitig klären, was an Medien / Tagungstechnik benötigt wird
• Eröffnungsvortrag und Schlussrede: Pult / Mikrofon / Podium / Großprojektion / Verdunkelung …)
• Einheitliches Basis-Format für die Stationen vervierfacht den Materialbedarf (Pinnwände, Flipcharts, Projektoren …)
• Praktische Hilfsmittel:
• Ablaufinformationen für Referenten (Zeitplan, Gruppeneinteilung, Raumplan, Laufrichtung …)
• Kurzfassung Zeitablauf für Teilnehmer

Optionen

• Gags und Überraschungseffekte (mit Themenbezug!) einflechten – insbesondere bei vertriebsbezogenen Organisationen!
• Handout für Teilnehmer (z.B. wichtigste Folien)
• Schaffen von Feedback-Möglichkeiten (z.B. Punktebewertung oder Kurzfragebogen am Ausgang)
• Info-Markt zum Gegenstand eines eigenen Newsletter machen

Tipps + Tricks

• Veranstaltung nicht auf vorhersehbare Arbeits- oder Abwesenheitsspitzen legen!
• Mit relativ hoher Teilnahmequote rechnen (ungewöhnliche Veranstaltungsform ist attraktiv – “Neugier-Effekt”)
• Symbolträchtigen Veranstaltungsort wählen (nicht extrem aufwändig, aber auch keine 0-8-15-Lösung)
• Bei Zusammenarbeit mit externer Beratungsfirma zur Vorbereitung Zweier-Teams aus je einem Projektmitglied (Referent) und Berater bilden!
• Organisation doppelt und dreifach checken, da Veranstaltungen in Deutschland nicht zuletzt daran gemessen werden, ob sie “gut organisiert” waren
• Leicht unterschiedliche Dauer der verschiedenen Runden im Zeitplan berücksichtigen (wenn die geplante Zeit pro Station 45 Minuten ist, dauert die 1. Runde in der Regel ca. 40 min, die 2. ca. 45 min, die 3. 50 min und die 4. wieder 40 min)
• Rechtzeitig eine Methode für die Gruppeneinteilung festlegen (Nicht nach Abteilungen! Pragmatisches, pfiffiges Sortierkriterium verwenden – z.B. am Eingang Spielkarte ziehen, Aufteilung nach Geburtsquartalen …)
• Eieruhr oder Kurzzeitwecker für jede Station (auf 5 Minuten vor dem geplanten Ende stellen!)
• Bei Überziehen einzelner Gruppen nicht warten, sondern neue Gruppe in den Raum “hereinbrechen” lassen (auch gegen Proteste, denn wenn eine Großveranstaltung zeitlich aus dem Takt gerät, ist sie kaum noch einzufangen)

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