Großgruppenmethoden
Real-Time Stratic Change (RTSC): Optimale Großgruppenmethode für das Change Management.
Real-Time Strategic Change richtet Organisationen an Markt und Wettbewerb aus. Was RTSC von anderen Großgruppen unterscheidet – und woran es scheitert.
- 1.Optimal für strategische Change-Vorhaben.
- 2.Aufrütteln durch kritische Impulse.
- 3.Eine stringente, logische Dramaturgie.
- 4.Die äußeren Rahmenbedingungen sind wichtiger als viele denken.
- 5.Sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel.
- 6.Die “Spurgruppe” als Schlüssel zur Akzeptanz.
- 7.Aktive Betreuung des Auftraggebers.
- 8.Den erfolgskritischen Übergang in die Projektarbeit nicht vermasseln.
- 9.Die Weiterarbeit eintakten.
Das Wichtigste in Kürze
- RTSC richtet Organisationen an Markt, Kunde und Wettbewerb aus – nicht an sich selbst.
- Der aufrüttelnde Kickoff-Input ist kein Beiwerk, sondern planmäßiger Bestandteil der Methode.
- Über den Erfolg entscheidet nicht die Konferenz, sondern der Übergang in strukturierte Projektarbeit danach.
Unter allen Großgruppenmethoden ist Real-Time Strategic Change (RTSC) wohl diejenige, die sich am besten für unternehmerische Change-Prozesse eignet. Das liegt zum einen daran, dass RTSC weniger “basisdemokratisch” angelegt ist als viele andere Großgruppenmethoden. Zum anderen bietet dieses Format genügend Raum dafür, sich kritisch mit dem Status Quo auseinanderzusetzen und dabei nicht nur die Sichtweisen der Teilnehmer abzugleichen, sondern auch die Perspektiven von Kunden, Markt und Wettbewerb in die Betrachtung einzubeziehen.
Optimal für strategische Change-Vorhaben.
Aufrütteln durch kritische Impulse.
RTSC schafft Raum für kritische Sichtweisen
Die besondere Eignung von RTSC für die strategische Weiterentwicklung von Organisationen ergibt sich erstens daraus, dass diese Methode mehr Raum für eine kritische Bestandsaufnahme vorsieht als die meisten anderen Großgruppenformate, zweitens, dass ein aufrüttelnder Input planmäßiger Bestandteil des Vorgehens ist, und drittens aus einer Dramaturgie, die so angelegt ist, dass diese Selbstkritik nicht in bloßer Zerknirschung endet, sondern in einer Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und einem gemeinsamen Aufbruch in die Zukunft.
Aufrüttelnder Input
Eine Schlüsselrolle spielt bei der Strategiekonferenz der “Kickoff-Speaker”, der die Teilnehmer mit einer kurzen, aber herzhaften Rede aus ihrer Innensicht herausreißt, indem er sie zum Beispiel damit konfrontiert, dass sie sich weniger mit sich selbst und mehr mit den Anforderungen von Markt und Wettbewerb beschäftigen sollten. Geeignete Redner können zum Beispiel sein:
- Kunden
- Händler
- Kooperationspartner
- Lieferanten
- Marktforscher, Branchengurus
- Gewerkschafter, Politiker
- Konkurrenten
- Fachjournalisten
- Wissenschaftler
- Umwelt- oder Verbraucherschutzaktivisten.
Indirekte Steuerung
Welchen Redner man auswählt, hängt natürlich davon ab, welche zentrale Botschaft die Konferenz vermitteln und in welche Richtung sie den Teilnehmerkreis mobilisieren soll: Wenn Sie erreichen wollen, dass das Unternehmen sich stärker an den Kundenbedürfnissen ausrichtet, werden Sie zweckmäßigerweise einen anderen Gastredner einladen als wenn Ihr Ziel ist zu vermitteln, dass es gerade wichtige technologische Entwicklungen verschläft oder dass es sich mehr damit auseinandersetzen muss, welche ökologischen Folgen sein Handeln hat. Die Auswahl beeinflusst maßgeblich, mit welchen Fragestellungen sich die Konferenz im weiteren Verlauf beschäftigt. Mit anderen Worten, auch wenn die Geschäftsleitung in dieser Rolle (in der Regel) nicht selbst auftritt, bestimmt sie durch die Auswahl des Kickoff-Speakers entscheidend die Richtung, die das RTSC nimmt – und muss sich dessen auch bewusst sein.
Vorgaben und Rahmen
Doch die Systemspitze bestimmt die Ausrichtung nicht nur indirekt, sondern auch direkt, nämlich indem sie nach der Sensibilisierungsphase die Vorgaben und den Rahmen für die Konferenz absteckt. Damit legt sie das Thema und die Schwerpunkte fest und bestimmt auf diese Weise, was Gegenstand der Konferenz ist und was nicht. Natürlich kann das nicht im luftleeren Raum geschehen: Die Themen und Schwerpunkte müssen ja für die Teilnehmer Sinn ergeben, sonst wird die Veranstaltung zum Rohrkrepierer. Trotzdem ist es eine unternehmerische Entscheidung, die notwendigen Vorgaben zu machen und den Rahmen abzustecken, und es ist wichtig, sie auch so zu begreifen.
Eine stringente, logische Dramaturgie.
Von der Kritik über ein neues Zielbild zur Ausarbeitung
Die Dramaturgie einer Strategiekonferenz führt vom Aufrütteln und die kritische Bestandsaufnahme über die Entwicklung eines Zielbilds und die Festlegung von Veränderungsschwerpunkten hin zur konkreten Ausarbeitung der gewählten Schwerpunktthemen und der Vorbereitung der Umsetzung:
1. Aufrütteln & kritische Bestandsaufnahme
Ein aufrüttelnder Input reißt die Teilnehmer aus der Innensicht. Gemeinsam wird herausgearbeitet, was derzeit schiefläuft.
2. Zielbild entwickeln
Aus der Kritik wächst ein gemeinsames Zielbild oder eine Vision.
3. Veränderungsschwerpunkte festlegen
Die Gruppe einigt sich, welche Maßnahmen und Projekte zum Zielbild führen.
4. Ausarbeitung & Umsetzung vorbereiten
Die Schwerpunktthemen werden konkretisiert, Arbeitsgruppen und Projektteams gebildet.

Abb.: Die vier Phasen einer RTSC-Konferenz (Quelle: frischer wind AG)
Ein schlüssiger und bewährter Ablauf
Das ist ein ziemlich logischer Ablauf – deshalb funktioniert er in der Praxis auch sehr gut: Wenn die Teilnehmer herausgearbeitet haben, was derzeit schief läuft, dann liegt es auf der Hand, gemeinsam ein Zielbild (oder eine Vision) zu formulieren. Wenn sie sich auf gemeinsame Zielvorstellungen geeinigt haben, verlangt dies förmlich danach, festzulegen, welche Maßnahmen oder Projekte angegangen werden müssen, um dorthin zu kommen. Und wenn man erkannt hat, was getan werden muss, dann liegt es nahe, damit schon mal anzufangen – und für die Weiterarbeit Arbeitsgruppen oder Projektteams zu bilden, die sich dieser Themen annehmen. Wofür sich in aller Regel auch (mehr als) genügend Freiwillige finden.
Der zeitliche Rahmen
Eine klassische Real-Time Strategic Change Conference erstreckt sich über zweieinhalb Tage. Doch es geht auch kürzer – und viele RTSCs sind in der Realität auch deutlich kürzer, sowohl aus Kostengründen als auch, weil es oftmals gar nicht möglich ist, das operative Geschäft so lange stillzulegen. In vielen Fällen dauern Strategiekonferenzen daher nur anderthalb Tage. Meist beginnen sie am frühen Nachmittag des ersten Tages und enden am Abend des zweiten. Die Nacht dazwischen ist wichtig, weil die Teilnehmer manchmal einige Zeit brauchen, um den aufrüttelnden Input und ihre eigene Bestandsaufnahme emotional zu verdauen. Wenn sie dann am Morgen des zweiten Tages wieder zusammentreffen, herrscht in der Regel ein spürbarer Tatendrang, das Schicksal in die eigenen Hände nehmen und Themen zu arbeiten, die das Unternehmen wirklich voranbringen.
Die äußeren Rahmenbedingungen sind wichtiger als viele denken.
Geeigneter Saal für viele Personen
Die Teilnehmerzahl einer Strategiekonferenz kann zwischen 40 und 600 Personen umfassen. Es wird sogar von RTSCs mit mehreren tausend Teilnehmern berichtet, aber das ist dann eher etwas für Fortgeschrittene. Von einiger Bedeutung für den Erfolg ist der Raum, in dem die Konferenz stattfindet. Wenn sich 80, 150 oder noch mehr Personen anderthalb oder gar zweieinhalb Tage in ein- und demselben Raum aufhalten sollen, dann ist leicht zu erahnen, dass ein muffiger, steriler oder zu niedriger Saal die Stimmung und damit auch den Verlauf und die Ergebnisse stärker beeinträchtigt als man im ersten Moment vermuten würde. Ideal ist ein Tagungsraum, der ausreichend hoch sowie hell genug ist und der genügend Platz bietet, damit die Tische oder Stuhlkreise nicht zu eng beieinander stehen. Wichtig ist weiterhin, dass er gut zu lüften ist, denn so eine große Zahl von Menschen verbraucht nicht nur viel Luft, sondern heizt den Raum auch auf.
Unvermeidliche und inakzeptable Kompromisse
In der Praxis ist das Problem häufig, dass die Zahl der in Frage kommenden Säle nicht sehr groß ist – und wenn man dann auch noch einen festen Termin im Auge hat, das Budget begrenzt ist und man noch dazu regional festgelegt ist, weil man die Teilnehmer nicht durch das halbe Land karren will, dann wird das Angebot meist recht übersichtlich. Und dann verwandelt sich die Frage, welche Anforderungen der Saal idealerweise erfüllen sollte, schneller als erhofft in die Frage, mit welchem Kompromiss man gerade noch leben kann. Aber der Raum ist für den Erfolg zu wichtig, um faule Kompromisse zu machen. Deshalb lieber den Termin verschieben als anderthalb oder gar zweieinhalb Tage in einem Raum arbeiten, der das Klima und damit die Nachwirkungen negativ beeinflusst.
Technische Ausstattung
Aufmerksamkeit verdient auch die technische Ausstattung des Tagungsraums. Ein für die Raumgröße geeigneter Beamer ist in der Regel vorhanden, und auch an Stühlen, die sich in Kreisen für jeweils acht Personen aufstellen lassen, mangelt es normalerweise nicht. Runde Tische, wie im ursprünglichen Design vorgesehen, sind nicht zwingend erforderlich; viele Großgruppenexperten arbeiten inzwischen lieber mit Stuhlkreisen. Je nachdem, wie die Ergebnisse dokumentiert werden sollen, ist häufig ein Engpass, ob genügend Flipcharts, (funktionsfähige!) Stifte, Pinnwände etc. vorhanden sind. Meist lassen sich fehlende Requisiten von irgendwoher auftreiben, wenn man rechtzeitig daran denkt – schwierig wird es, wenn erst beim morgendlichen Soundcheck auffällt, dass nicht genügend Flipcharts da sind oder dass viele der Stifte kaum noch Spuren auf dem Papier hinterlassen.
Gute Mikrofonanlage
Eine Schlüsselrolle spielt weiterhin eine gute Mikrofonanlage. Die Ansprüche müssen hier etwas höher sein als wenn es nur um eine kurze Veranstaltung geht, denn eine scheppernde, klirrende oder immer wieder von Rückkopplungen beeinträchtigte Tonübertragung kann man zur Not für eine Stunde oder zwei aushalten, aber über anderthalb Tage ist sie schwer zu ertragen. Ganz ohne Mikrofon geht es kaum: Wenn die Moderatoren kräftige Stimmen haben, kann man sie in kleineren Konferenzen zwar noch gut hören, wenn alle still sind; wenn jedoch Gemurmel oder Unruhe im Raum ist, dringen sie kaum noch durch, ohne zu schreien. Deshalb haben viele Großgruppen-Moderatoren auch eine Glocke oder einen Gong, um das Signal zum “Wiederanpfiff” zu geben.
Vorund Nebenräume nicht unterschätzen
Neben dem Konferenzraum müssen auch die Vor- und Nebenräume passen. So läppisch es ist, die gesamte Zeitplanung kann scheitern, wenn die Toiletten nicht die erforderliche Kapazität für die Teilnehmerzahl haben und sich davor ein langer Rückstau bildet, der eine unfreiwillige Verlängerung der Pausen erzwingt. Ähnliches gilt für die Verpflegung: Wenn sie nicht gut organisiert ist, entstehen Staus und Wartezeiten, die auf die Stimmung schlagen. Wichtig ist auch, dass genügend Sitzplätze oder Stehtische zu Verfügung stehen, damit die Teilnehmer in angenehmer Atmosphäre zu Mittag essen bzw. einen Imbiss und Getränke zu sich nehmen können. Ideal, wenn es dazu noch die Möglichkeit gibt, zwischendurch für ein paar Minuten ins Freie zu gehen.
Sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel.
Erfahrung und sorgfältige Vorbereitung erforderlich
Kein Kinderspiel
Eine RTSC-Konferenz läuft wunderbar – wenn sie läuft. Heißt: Improvisieren geht nicht. Großgruppen müssen präzise durchgeplant sein, sonst sackt die Energie weg.
Doch aus der Tatsache, dass eine RTSC-Konferenz so wunderbar läuft, wenn sie denn läuft, folgt keineswegs, dass es ein Kinderspiel wäre, eine solche Konferenz zu organisieren, und man sich ohne lange Vorbereitung ins Getümmel stürzen könnte. Vielmehr braucht es einige Erfahrung und eine Menge an akribischer Vorarbeit, damit am Tag der Veranstaltung alles rund läuft. Denn mit Großgruppen kann man nicht improvisieren, sie müssen präzise durchgeplant sein und die vorherrschende Grundstimmung der Organisation treffen. Deshalb muss jeder Schritt spontan einleuchtend sein und schlüssig auf den vorausgegangenen aufbauen.
Logisch aufeinander aufbauende Schritte wichtig
Denn nur wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass die Aufgabenstellung, die sie gerade erhalten haben, genau das trifft, was jetzt logischerweise getan bzw. bearbeitet werden muss, lassen sie sich vorbehaltlos darauf ein und sind mit Motivation und Engagement bei der Sache. Wenn das nicht der Fall ist, sackt schnell die Energie weg. Dann haben die Leute keine Lust auf die Aufgabe und machen sie entweder nur halbherzig oder, noch unangenehmer, sie beginnen, sei es in den Untergruppen oder im Plenum, darüber zu diskutieren, ob das Vorgehen überhaupt sinnvoll ist und wie man es anders machen müsste. Solche Diskussionen kann man aber mit 80, 200 oder 1500 Leuten nicht zu einem Ergebnis führen, sie enden fast unweigerlich im Chaos.
Klare Instruktionen
Drei Risiken sind es vor allem, die die Vorbereitung minimieren muss: Erstens, wie angesprochen, das Risiko, die Teilnehmer zu verlieren, weil die Schritte entweder redundant (“Darüber haben wir doch gerade schon gesprochen!”) oder nicht nachvollziehbar sind (“Was soll denn das jetzt?”). Zweitens, dass die Teilnehmer nicht genau genug wissen, was sie als nächstes tun sollen: In welche Untergruppe soll ich jetzt gehen? Was genau sollen wir dort erarbeiten? Wie viel Zeit haben wir dafür? Und in welcher Form sollen wir unsere Ergebnisse aufbereiten? Optimal ist daher, wenn sämtliche Teilnehmer zu Beginn ein Heft bekommen, in dem nicht nur der Ablaufplan und die Spielregeln enthalten sind, sondern auf die Gruppeneinteilungen sowie genauen Instruktionen für jeden Arbeitsschritt.
Prämissen und Ausgangsszenario
Das dritte und größte Risiko für jede Großgruppenkonferenz ist aber, dass die Teilnehmer die Prämissen und das Ausgangsszenario nicht akzeptieren, von denen das gesamte Vorgehen ausgeht. Denn dann ergibt die ganze Veranstaltung für sie keinen Sinn oder, noch schlimmer, sie haben den Eindruck, sie sollten damit manipuliert oder in einen “falsche Richtung” geschoben werden. Das führt, wenn schon nicht zur offenen Rebellion, so doch zu Unwillen und Murren. Dementsprechend reagiert die Großgruppe bockig und kommt nicht in Gang: Es entsteht keine Energie oder, noch unangenehmer, es entsteht eine negative Energie, die sich auch durch noch so gute Kommunikation nicht auffangen lässt. Niemand hat das besser auf den Punkt gebracht als der erfahrene Zürcher “Grossgrüppler” Hannes Hinnen: “Großgruppen sind etwas Wunderbares – und wenn sie scheitern, dann scheitern sie auch wunderbar.”
Großgruppen sind etwas Wunderbares – und wenn sie scheitern, dann scheitern sie auch wunderbar.
Hannes HinnenDie “Spurgruppe” als Schlüssel zur Akzeptanz.
Divergierende Sichtweisen
Die tiefere Ursache solcher Komplikationen ist meistens, dass die Problemsicht des Top-Managements, das ja in der Regel der Auftraggeber einer Großgruppenveranstaltung ist, von der Wahrnehmung der Mitarbeiter und mittleren Führungskräfte abweicht. Wenn sich die Mitarbeiter im Tagesgeschäft nicht so verhalten, wie das Management will, verortet das Management das Problem in aller Regel bei den Mitarbeitern, beispielsweise in deren Beharrungsvermögen, Ängstlichkeit oder Bequemlichkeit. Dagegen sind die Mitarbeiter und die mittleren Führungsebenen häufig der Meinung, dass das Management durch sein eigenes Handeln die Veränderungen konterkariert, die es – angeblich – voranbringen will. Würde man sich bei der Vorbereitung einer Großgruppe also allein auf die Sichtweise des Managements und seiner direkten Zuarbeiter verlassen, liefe man Gefahr, in der Konferenz eine Überraschung zu erleben, und zwar eine, auf die man ad hoc kaum noch sinnvoll reagieren kann.
Eine Spurgruppe oder Resonanzgruppe
Die Spurgruppe testet das Konzept
Ganz normale Mitarbeiter prüfen den Rohentwurf vorab. Was sie überzeugt, trägt meist auch die Belegschaft. Was bei ihr aneckt, fliegt Ihnen sonst in der Konferenz um die Ohren.
Es hat sich daher bewährt, dem Projektteam, das die Konferenz vorbereitet, eine sogenannte “Spurgruppe” (oder Resonanzgruppe) an die Seite zu stellen, die sich aus “ganz normalen” Mitarbeitern und (mittleren / unteren) Führungskräften zusammensetzt. Diese Spurgruppe ist nicht in die Vorbereitung eingebunden, vielmehr kommt ihre große Stunde, wenn das Konzept für die Veranstaltung im Rohentwurf steht. Ihre Rolle besteht dann darin, ein offenes und ehrliches Feedback zu dem geplanten Vorgehen zu geben. Die Annahme dahinter ist, dass die Spurgruppe auf den vorgesehenen Ablauf in ganz ähnlicher Weise reagieren wird wie die übrigen Mitglieder der Organisation: Was dier Spurgruppe schlüssig und sinnvoll findet, wird vermutlich auch den Rest der Mannschaft ansprechen; was bei ihr auf Vorbehalte stößt, würde vermutlich auch bei der Konferenz zu Problemen oder zumindest zu mangelnder Akzeptanz führen. Und natürlich ist es besser, wenn man solch ein Hindernis bei der Vorbereitung entdeckt, als wenn einem später die gesamte Veranstaltung um die Ohren fliegt.
Unterschiedliche Wahrnehmungen derselben Realität
So wie in einem Fall, wo die Geschäftsführung der Meinung war, dass im Unternehmen ein sehr offenes, beinahe freundschaftliches Klima herrsche, in dem man problemlos über alles reden könne. Die Spurgruppe nahm die Realität ganz anderes wahr: Einige Mitarbeiter hätten tatsächlich einen sehr guten Draht zur Geschäftsführung, meinte sie, viele andere hingegen würden ihre Meinung lieber für sich behalten, zumal der Eindruck vorherrsche, dass das Management bestimmte Dinge nicht hören wolle und man sich “Minuspunkte” holen könnte, wenn man sie trotzdem thematisiere. Teilweise herrsche sogar Angst im Unternehmen, hieß es, weil etliche Mitarbeiter glaubten, dass die Geschäftsführung bestimmte Personen “auf dem Kieker habe”.
Anpassung des Vorgehens
Entsprechend musste die Vorgehensweise erheblich umgebaut werden – natürlich in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung: Auf die geplante Video-Dokumentation der Konferenz wurde verzichtet; die Zusammensetzung der Untergruppen wurde so verändert, dass alle Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit hatten, ohne “Beobachtung” durch Mitglieder der Geschäftsleitung zu diskutieren; und die Arbeitsschritte wurden modifiziert, um Raum dafür zu schaffen, auch über interne Spannungen und Belastungsmomente zu sprechen.
Doppelte Rolle der Spurgruppe
Die “Spurgruppe” sorgt dabei in zweifacher Weise für eine bessere Akzeptanz: Zum einen hilft sie, wie beschrieben, durch ihr Feedback, das Programm besser auf die vorherrschende Realitätswahrnehmung der Belegschaft zuzuschneiden. Zum anderen werden die Mitglieder der Spurgruppe durch ihre Einbeziehung zu “Botschaftern” der Konferenz: Sie erzählen ihren Kollegen natürlich, was geplant ist, welchen Input sie eingebracht haben und wie das Projektteam und die Moderatoren darauf eingegangen sind. Wenn sie daher den Eindruck haben, dass die Konferenz in der durch ihren Input modifizierten Form sinnvoll ist, sorgt dies nicht nur für eine positive Voreinstimmung der Spurgruppe, sondern strahlt auf die gesamte Belegschaft ab.
Aktive Betreuung des Auftraggebers.
Den Auftraggeber im Vorfeld nicht verlieren!
Den Auftraggeber nicht verlieren
Das Feedback der Spurgruppe muss beim Auftraggeber ankommen – gerade die Teile, die ihm nicht schmecken. Sonst trifft er in seiner Auftaktrede genau die Empfindlichkeiten, die er umschiffen wollte.
Von entscheidender Bedeutung ist allerdings, über der “Stimme des Volkes” nicht die enge Verzahnung mit der “Systemspitze” zu vergessen, also mit dem oder den Auftraggebern im Top-Management. Der Auftraggeber muss intensiv in die Diskussion der Anpassungen einbezogen werden, die aus dem Feedback der Spurgruppe abgeleitet werden, sonst besteht die Gefahr, ihn zu “verlieren”, weil er seine Intentionen im vorgesehenen Programm nicht mehr ausreichend wiederfindet. An dem Gespräch mit der Spurgruppe sollte der Auftraggeber nicht teilnehmen, um dessen Offenheit nicht zu gefährden. Umso wichtiger ist, ihm deren Feedback detailliert zu vermitteln, und zwar auch und gerade in jeden Aspekten, die ihm vermutlich nicht so gut schmecken. Denn sonst besteht nicht nur die Gefahr, dass der Auftraggeber mit falschen Erwartungen in die RTSC-Konferenz geht, sondern auch, dass er in seiner Auftaktrede ohne böse Absicht, vielmehr aus schlichter Unkenntnis genau jene Empfindlichkeiten trifft, auf die die Spurgruppe aufmerksam gemacht hat.
Eine gewisse Anspannung und Nervosität
Vor allem Auftraggeber, die noch wenig Erfahrung mit Großgruppen haben, sehen diesem Ereignis meist mit einer gewissen Anspannung und Nervosität entgegen – verständlicherweise. Denn sie wissen oder ahnen natürlich, dass die Konferenz erhebliche Auswirkungen auf das Klima im Unternehmen und auf ihre eigene Glaubwürdigkeit und Reputation haben wird – und dass sie über deren Verlauf und Dynamik weit weniger Kontrolle haben als über die Meetings und Workshops im Tagesgeschäft. Auf diesen Kontrollverlust reagieren sie wie andere Menschen auch, nämlich mit dem Bedürfnis, die bedrohte Kontrolle wieder herzustellen. Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass sie autoritär in das Programm eingreifen, unerfüllbare Forderungen an die Moderatoren stellen oder in Panik geraten und die ganze Konferenz kurzfristig absagen.
Den Auftraggeber aktiv “mitnehmen”
Wichtig ist daher, nicht auf Einladungen zu warten, sondern aktiv den Kontakt zu den Verantwortlichen im Top-Management zu suchen und zu halten. Die gute Nachricht ist, dass das Management im Vorfeld solcher Veranstaltungen leichter erreichbar und besser verfügbar ist als bei vielen anderen Change-Vorhaben. Es gilt daher, die Chancen, die sich daraus ergeben, nicht verstreichen zu lassen, sondern sie aktiv zu nutzen. Denn wäre riskant, wenn der Auftraggeber sich erst zwei Tage vor der Konferenz erstmals ernstlich mit dem Ablauf und seiner Rolle darin auseinander setzte: Dann sind Panikreaktionen auch bei gestandenen Managern nicht auszuschließen. Wenn er dagegen im ständigen Austausch mit dem Projektteam und/oder den Moderatoren steht, dann wächst er buchstäblich in die Dramaturgie hinein und kann seine Sorgen, Ängste und Befürchtungen im Vorfeld abbauen – und zugleich seine Wünsche einfließen lassen.
Den erfolgskritischen Übergang in die Projektarbeit nicht vermasseln.
Bereits jetzt über die Weiterarbeit nachdenken!
Es ist ratsam, bei dieser Gelegenheit auch schon das Gespräch darüber zu beginnen, wie es nach der RTSC-Konferenz weitergeht. Denn einer der häufigsten Gründe für die nachlassende Großgruppen-Begeisterung in vielen Firmen ist wohl, dass solche Konferenzen allzu oft im Nirwana enden. Gerade wenn eine Großgruppenkonferenz erfolgreich verlaufen ist, entsteht im Unternehmen eine unglaubliche Aufbruchsstimmung, und zugleich entstehen ungeheure Erwartungen, welch positive Veränderungen danach einsetzen werden, bis hin zu der Vorstellung, dass daraus eine völlig neue Firma oder doch zumindest eine völlig andere Unternehmenskultur entstehen werde. Wenn also nach der Konferenz nicht mehr viel geschieht, kippt diese hochgesteckte Erwartung nach einer Weile in tiefe Enttäuschung um: “Das war wirklich eine tolle Veranstaltung! Jammerschade, dass weiter nichts daraus geworden ist!”
Kein zu enger Fokus auf die Konferenz selbst!
So spektakulär Großgruppenveranstaltungen sind, ob sie wirklich etwas bewegt haben, entscheidet sich erst in den Wochen und Monaten danach. Deshalb wäre es ein Fehler, sich allein auf die Konferenz selbst zu konzentrieren und die Frage, wie es danach weiter geht, erst einmal außer Acht zu lassen. Häufig kommt dieser Fehler einfach dadurch zustande, dass externe Moderatoren meist nur für die Konferenz selbst engagiert werden und sich oft auch nur für diese Veranstaltung zuständig fühlen. Wenn die Konferenz dann gut gelaufen ist, ziehen sie zufrieden von dannen, im Bewusstsein, einen Durchbruch geschafft zu haben. Sie reisen ab in der festen Überzeugung, dass die Organisation die nötigen Schritte angesichts der entstandenen Energie aus eigener Kraft erledigen kann und wird. Was sich leider allzu oft als Irrtum erweist.
Vom spektakulären Erfolg zur verpassten Chance in drei Monaten
Denn auch die interne Projektgruppe atmet erst einmal durch, wenn die Anspannung der vergangenen Wochen von ihm abfällt. Sie sonnt sich dann ein bisschen in der allgemeinen Begeisterung – und gönnt sich eine Pause. Sofern sie ihren Job nicht als insgesamt erledigt ansieht. So paradox es erscheinen mag, gerade diese allgemeine Zufriedenheit nach einer erfolgreichen Großgruppe ist der Keim des Fehlschlags. Denn wenn danach nicht rasch etwas geschieht, geschieht mit hoher Wahrscheinlichkeit gar nichts: Der Alltag hat alle Beteiligten mit erschreckender Schnelligkeit wieder im Griff, Termine warten, und das diffuse Gefühl, dass man eigentlich noch etwas tun müsste, um die Ergebnisse der Konferenz am Leben zu halten, legt sich mit der Zeit. Parallel dazu schlägt die allgemeine Aufbruchsstimmung allmählich in Enttäuschung um.
gerade diese allgemeine Zufriedenheit nach einer erfolgreichen Großgruppe ist der Keim des Fehlschlags.
Zügig zur strukturierten Projektarbeit
Wichtig ist daher, die entstandene Dynamik unverzüglich in eine zielgerichtete Weiterarbeit umzusetzen. Dazu müssen die Ergebnisse der RTSC-Konferenz zügig in eine strukturierte Projektplanung umgesetzt werden. Das ist kein Hexenwerk, man muss es nur machen: Auf der Konferenz wurden mit Sicherheit Themen identifiziert; sie werden nun ganz einfach zu Teilprojekten gebündelt. Manche Themen wird man 1 zu 1 zu Teilprojekten machen können, bei anderen muss man, wie sonst auch, mit gesundem Menschenverstand durchdenken, wie sie zusammenhängen, aufeinander aufbauen und wie sie sich am besten abarbeiten lassen. Dabei sollte man sich auch nicht scheuen, Prioritäten zu setzen, wenn mehr Themen identifiziert wurden als realistischerweise gleichzeitig bearbeitet werden können: Jeder Mitarbeiter hat Verständnis dafür, wenn nicht alles gleichzeitig angegangen wird – enttäuschend ist nur, wenn gar nichts geschieht.
Die Weiterarbeit eintakten.
Handlungsdruck durch geplante Folgetermine
Folgetermine schaffen Zugzwang
Legen Sie noch vor der Konferenz ein, zwei Ergebnistermine fest. Drei bis vier Monate Abstand. Das erzeugt Handlungsdruck – man will dort nicht mit leeren Händen stehen.
Nützlich ist, gleich einen Termin für ein oder zwei (kürzere) Ergebniskonferenzen festzulegen: Das schafft einen gewissen Handlungsdruck, weil man dort ja nicht mit leeren Händen dastehen will – und sie auch nicht mit einer fadenscheinigen Begründung kurzfristig absagen oder für immer verschieben möchte. Diese Folgetermine sollten zeitlich so nahe an der RTSC-Konferenz, dass von vornherein jedem klar ist, dass kein Raum für eine lange Pause ist, aber nicht so dicht, dass man dort bei realistischer Betrachtung nur unfertige Zwischenstände präsentieren kann. Drei bis vier Monate sind meist ein guter Abstand, sofern keine Sommer- oder Weihnachtspause dazwischen liegt.
Im Niemandsland der Zuständigkeiten
Trotzdem sind Folgetermine kein Ersatz für den Übergang in eine strukturierte Projektarbeit, sondern nur ein Katalysator dafür. Weil dieser Schritt häufig in das “Niemandsland zwischen den Zuständigkeiten” fällt, ist es wichtig, ihn frühzeitig aktiv einzusteuern. Denn wenn dieser Übergang nicht aktiv organisiert wird, kann man zwar immer noch auf “Selbstorganisation” hoffen. Doch angesichts der Eigendynamik des betrieblichen Alltags riskiert man damit zu erleben, dass die vielbeschworene Selbstorganisation nicht jeden Planungsfehler heilt. Und dass damit die ganze schöne RTSC-Konferenz, so eindrucksvoll und bewegend sie war, als Schuss in den Ofen endet.
Kritischen Übergang als Schlüssel zum Erfolg verstehen
Umgekehrt wird ein Schuh daraus: Wenn Sie erreichen wollen, dass Ihre RTSC-Konferenz auch auf lange Sicht ein Erfolg wird und Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation dauerhaft zum Positiven verändert, dann richten Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht ausschließlich auf die Konferenz selbst, sondern stellen einen raschen und strukturierten Übergang in die Weiterarbeit sicher! Denn die ist – neben der professionellen Vorbereitung und Durchführung, deren Bedeutung sofort jedem einleuchtet – der zweite kritische Erfolgsfaktor für die langfristige Glaubwürdigkeit und Veränderungswirkung solcher Großgruppenkonferenzen.
Randmarke
Für die kritische Durchsicht diesers Artikels und seine Anmerkungen und Anregungen danke ich dem erfahrenen “Großgrüppler” Paul Krummenacher von der schweizerischen “frischer wind ag”.
Häufige Fragen.
Für welche Change-Vorhaben eignet sich RTSC?
Vor allem für strategische Neuausrichtungen – wenn eine Organisation sich stärker an Kunden, Markt und Wettbewerb ausrichten soll. Für den Wiederaufbau der Moral nach harten Einschnitten passt eher Appreciative Inquiry.
Wie lange dauert eine RTSC-Konferenz?
Klassisch zweieinhalb Tage. In der Praxis oft anderthalb – aus Kosten- und Betriebsgründen, meist vom frühen Nachmittag des ersten bis zum Abend des zweiten Tages. Die Nacht dazwischen ist bewusst eingeplant.
Wie viele Menschen nehmen teil?
Zwischen 40 und 600 Personen. Vereinzelt wird von mehreren tausend Teilnehmern berichtet – das ist dann etwas für Fortgeschrittene.
Was ist die Spurgruppe?
Eine Resonanzgruppe aus ganz normalen Mitarbeitern und Führungskräften, die den Konzeptentwurf vorab ehrlich spiegelt. Sie deckt Widerstände auf, bevor die Konferenz daran scheitert.
Woran scheitern RTSC-Konferenzen am häufigsten?
Am Danach. Wenn die entstandene Energie nicht zügig in strukturierte Projektarbeit übergeht, kippt die Aufbruchstimmung in Enttäuschung.
Frage zu diesem Thema?
Stellen Sie Ihre Frage. Der Assistent durchsucht über 1.000 Seiten: Fachartikel, Rezensionen, Beratungsseiten und Seminare. Zu jeder Antwort nennt er Ihnen die Quelle.
Die Antworten erzeugt eine KI aus den Texten dieser Website. Sie können Fehler enthalten und ersetzen kein Gespräch. Preise, Termine und Zusagen nennt der Assistent nicht.