Ambassador-Programm: Botschafter der Veränderung.

Die Verzahnung zwischen den laufenden Projekten und dem “großen Rest” der Belegschaft ist bei vielen Change Management-Projekten ein Problem. Große Informationsveranstaltungen kann man nicht alle Tage machen, schriftliche Informationen und Newsletter haben zwar eine große Reichweite, aber nur begrenzte Wirkung. Ein Ambassador-Programm kann diese Lücke schließen: Die Projektmitglieder schwärmen als “Botschafter der Veränderung” in Abteilungsbesprechungen und Team-Meetings aus, informieren dort über den Stand der Projektarbeiten und nehmen die Anregungen, Hinweise und Sorgen der Kollegen auf.

Laufende Kommunikation.

Informationen aus erster Hand

So unspektakulär dieses Instrument erscheint, so wirksam ist es. Denn diese Information aus erster Hand erreicht nicht nur sehr viele Mitarbeiter, sondern wird in der Regel auch sehr aufmerksam aufgenommen. Natürlich wird dabei auch Kritik zum Ausdruck gebracht. Aber das ist eher ein weiterer Vorteil als ein Nachteil: Auf diese Weise erfahren das Projektteam und seine Leitung frühzeitig, wo es Bedenken und Vorbehalte gibt, und können sie rechtzeitig in ihre Arbeit einbeziehen.

Erheblicher Zeitaufwand

Diesen Vorteilen steht ein erheblicher Zeitaufwand gegenüber: Je nachdem, wie viele Sitzungen besucht werden müssen und auf wie viele Mitstreiter sich das verteilt, kommt schon einiges an Stunden zusammen, die natürlich bei der sonstigen Projektarbeit fehlen. Trotzdem kann ein Ambassador-Programm unter dem Strich eine Zeitersparnis bedeuten – gerade dann, wenn es wichtig ist, die Belegschaft auf grundlegende Neuerungen vorzubereiten. Denn wenn man die Kommunikation mit einem “Big Bang” erst dann startet, wenn die fertigen Lösungen vorliegen, kann sich die anfängliche Zeitersparnis durch Widerstände und lange Auseinandersetzungen schnell in ihr Gegenteil verkehren.

Identifikation erforderlich

Der andere kritische Punkt bei Ambassador-Programmen ist, dass sie nur dann funktionieren, wenn die entsandten Projektmitgliedern dazu bereit und in der Lage sind, ihre Message überzeugend zu vermitteln. Dazu ist – neben einem Mindestmaß an Kommunikations- und Konfliktfähigkeit – vor allem erforderlich, dass die Projektmitglieder erstens voll hinter der Sache stehen, und dass sie zweitens den Mut haben, unter der Flagge des Projektes vor Kollegen aufzutreten, die der Sache möglicherweise kritisch gegenüber stehen. Denn wenn sie unter dem Druck der Diskussion in den Abteilungen einknicken und sich den vorgebrachten Zweifeln anschließen, geht die Aktion nach hinten los.

Nicht ratsam in feindseligem Klima

Nicht einsetzen sollte man ein Ambassador-Programm dann, wenn die Stimmung im Unternehmen sehr ablehnend oder gar feindselig gegenüber dem Veränderungsvorhaben ist. Denn dann ist das Risiko zu groß, die “Ambassadors” zu verheizen. Selbst wenn die Projektmitglieder fest von der Sache überzeugt sind und tapfer ihren Mann und ihre Frau stehen, verkraftet es nicht jeder, von den Kollegen angegriffen, beschimpft und, wie Konrad Lorenz es einst so hübsch genannt hat, “angehasst” zu werden.

Das Vorgehen konkret.

Hier der exemplarische Ablauf einer Veranstaltung im Rahmen eines Ambassador-Programms:

Kurzbeschreibung

Mitglieder der Projektteams schwärmen als “Botschafter der Veränderung” in Abteilungsbesprechungen und Team-Meetings aus, informieren dort über den Stand der Projektarbeiten und nehmen die Anregungen, Hinweise und Sorgen der Kollegen auf. Unspektakulär, aber sehr wirksam.

Zielgruppe

Im Prinzip alle Mitarbeiter des Unternehmens. Der Adressatenkreis muss in Abhängigkeit von Struktur und Größe des Unternehmens festgelegt werden. Letztlich geht es darum, mit dem Zeiteinsatz, den das Projektteam leisten kann, den größtmöglichen Kommunikationseffekt zu erzielen.

• Routine-Besprechungen aller Hierarchieebenen und Unternehmensteile

• Standort-übergreifend / international einsetzbar

Ziele / Wirkungen

• Bekannt-Machen des Projekts im Unternehmen
• Authentische Information aus erster Hand
• Information über Projektziele, Methoden und Ergebnisse “auf dem kleinen Dienstweg”
• Aufnehmen und Diskussion von Einwänden und Bedenken, Hinweisen und Anregungen
• Breites Einsatzfeld:
• In frühen Phasen der Bestandsaufnahme, um Mitarbeitern Sinn und Zweck der laufenden Erhebungen sowie des gesamten Veränderungsprozesses zu vermitteln
• Im weiteren Verlauf, um über Projektfortschritte zu informieren, Zwischenergebnisse zur Diskussion zu stellen, Zweifel und Vorbehalte zu zerstreuen, Gerüchten mit Informationen zu begegnen

Voraussetzungen

Einsatz-Voraussetzungen für Ambassador-Programm

• Einigermaßen “normale”, nicht allzu konfliktgeladene Stimmung im Unternehmen
• Identifikation der Teammitglieder mit Zielen, Methoden und Ergebnissen
• Gute Vorbereitung der Ambassadors

Kontraindikationen

• Ambassador-Programm nicht einsetzen, wenn
• Teammitglieder noch nicht voll im Boot sind
• Arbeitsspitzen in der Projektarbeit anstehen
• Im Unternehmen so massive Vorgehalte gegen Ergebnisse vorliegen, dass die Gefahr besteht, dass die Ambassadors “platt gemacht” würden
• schlechte Nachrichten (Personalabbau, Umstrukturierungen, Auflösung von Abteilungen) kommuniziert werden müssen

Vorgehensweise / Rollenverteilung

• Mitglieder des Projektteams als Hauptakteure
• Projektleiter und Berater verantwortlich für Gesamtplanung, Inhaltsschwerpunkte und Vorbereitung der Ambassadors

Typischer Ablauf

09:00 h: Eröffnung der Sitzung durch Linienvorgesetzten; kurze Einführung des Themas

09:10 h: Vorstellung des Ambassadors

09:15 h: Kurzbericht über Sinn, Stand und weiteres Vorgehen des Projekts

09:45 h: Fragen und Antworten

10:00 h: Fortführung mit normalem Programm der Besprechung

Vorbereitung / Organisation

• Termine und Dauer mit den Linienvorgesetzten absprechen
• Ggf. abklären, ob die benötigten Medien (Beamer, Flipchart o.ä.) zu Verfügung stehen
• Vorbereitung des Kurzvortrags / der Präsentation
• Ggf. Zusammenstellen eines Promotion Package
• Ggf. Schulung der Ambassadors

Medien / Hilfsmittel

• (Nichts Besonderes)
• Je nach Präsentationsform Folien, Flipcharts o.ä.
• Ggf. Unterlagen für die Teilnehmer

Optionen

• Ausstattung der Ambassadors mit Promotion Package
• Unterlagen mit den wichtigsten Informationen verteilen
• Interaktive Elemente / Demonstrationsübungen einbauen

Tipps + Tricks

• Möglichst viele Teammitglieder einbinden, um Last auf möglichst viele Schultern zu verteilen, statt nur den Projektleiter von Sitzung zu Sitzung zu hetzen
• Zeitplan in gemeinsamer Teamsitzung festlegen,
• Unerfahrene / unsichere Projektmitglieder zunächst gemeinsam mit erfahreneren Personen ausschicken
• Erhöhte Aufmerksamkeit durch gezielte Begleitung von externen Beratern schaffen
• Interne sind glaubwürdiger als Externe, deshalb Berater nur in Ausnahmefällen als Ambassadors einsetzen.