Ambassador-Programm: Leitfaden

Zielgruppe

Im Prinzip alle Mitarbeiter des Unternehmens. Der Adressatenkreis muss in Abhängigkeit von Struktur und Größe des Unternehmens festgelegt werden. Letztlich geht es darum, mit dem Zeiteinsatz, den das Projektteam leisten kann, den größtmöglichen Kommunikationseffekt zu erzielen.

• Routine-Besprechungen aller Hierarchieebenen und Unternehmensteile
• Standort-übergreifend / international einsetzbar

Ziele / Wirkungen

• Bekanntmachen des Projekts im Unternehmen
• Authentische Information aus erster Hand
• Information über Projektziele, Methoden und Ergebnisse “auf dem kleinen Dienstweg”
• Aufnehmen und Diskussion von Einwänden, Bedenken, Hinweisen und Anregungen
• In frühen Phasen der Bestandsaufnahme, um Mitarbeitern Sinn und Zweck der laufenden Erhebungen sowie des gesamten Veränderungsprozesses zu vermitteln
• Im weiteren Verlauf: Information über Projektfortschritte, Zwischenergebnisse zur Diskussion stellen, Zweifel und Vorbehalte zerstreuen, Gerüchten mit Informationen begegnen

Voraussetzungen

• Einigermaßen “normale”, nicht allzu konfliktgeladene Stimmung im Unternehmen
• Identifikation der Teammitglieder mit Zielen, Methoden und Ergebnissen
• Gute Vorbereitung der Ambassadors

Kontraindikationen

• Teammitglieder sind noch nicht voll im Boot
• Arbeitsspitzen in der Projektarbeit anstehen
• Massive Vorbehalte gegen die Ergebnisse im Unternehmen, Gefahr der Demotivation der Ambassadors
• Schlechte Nachrichten (Personalabbau, Umstrukturierungen) müssen kommuniziert werden

Vorgehensweise / Rollenverteilung

• Mitglieder des Projektteams als Hauptakteure
• Projektleiter und Berater verantwortlich für Gesamtplanung, Inhaltsschwerpunkte und Vorbereitung der Ambassadors

Typischer Ablauf

• 09:00 h: Eröffnung der Sitzung durch Linienvorgesetzten; kurze Einführung des Themas
• 09:10 h: Vorstellung des Ambassadors
• 09:15 h: Kurzbericht über Sinn, Stand und weiteres Vorgehen des Projekts
• 09:45 h: Fragen und Antworten
• 10:00 h: Fortführung mit normalem Programm der Besprechung

Vorbereitung / Organisation

• Termine und Dauer mit den Linienvorgesetzten absprechen
• Abklären, ob die benötigten Medien (Beamer, Flipchart) zur Verfügung stehen
• Vorbereitung des Kurzvortrags / der Präsentation
• Zusammenstellen eines Promotion Package
• Schulung der Ambassadors

Medien / Hilfsmittel

• Nichts Besonderes
• Je nach Präsentationsform Folien, Flipcharts o.ä.
• Unterlagen für die Teilnehmer

Optionen

• Ausstattung der Ambassadors mit einem Promotion Package
• Verteilung von Unterlagen mit den wichtigsten Informationen
• Interaktive Elemente / Demonstrationsübungen einbauen

Tipps + Tricks

• Möglichst viele Teammitglieder einbinden, um Last zu verteilen, statt nur den Projektleiter von Sitzung zu Sitzung zu hetzen
• Zeitplan in gemeinsamer Teamsitzung festlegen
• Unerfahrene oder unsichere Projektmitglieder zunächst gemeinsam mit erfahreneren Personen losschicken
• Erhöhte Aufmerksamkeit durch gezielte Begleitung von externen Beratern schaffen
• Interne sind glaubwürdiger als Externe, deshalb sollten Berater nur in Ausnahmefällen als Ambassadors eingesetzt werden

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Promotion Package

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Über den Autor

Winfried Berner ist Autor von zahlreichen Fachbüchern zu den Themen Change-Management, gezieltem Kulturwandel, Post-Merger Integration und anderen Themen der Organisationsentwicklung. Seit 2024 ist sein Unternehmen Teil der initio Organisationsberatung.