Change-Management-Methoden

Ambassador-Programm: Leitfaden.

Mitarbeiter tragen den Wandel selbst in die Besprechungen — auf dem kleinen Dienstweg. Wann das Botschafter-Prinzip zieht und wann Sie es lieber lassen.

Winfried Berner ·2 Min. Lesezeit

Das Wichtigste in Kürze

  • Mitglieder des Projektteams tragen den Stand der Arbeit selbst in die Team-Meetings — auf dem kleinen Dienstweg.
  • Der Effekt läuft in beide Richtungen: informieren und zugleich Sorgen, Einwände und Gerüchte einsammeln.
  • Wirkt nur bei einigermaßen ruhiger Stimmung. Schlechte Nachrichten gehören nicht auf diesen Kanal.

Kurzbeschreibung: Mitglieder der Projektteams schwärmen als “Botschafter der Veränderung” in Abteilungsbesprechungen und Team-Meetings aus, informieren dort über den Stand der Projektarbeiten und nehmen die Anregungen, Hinweise und Sorgen der Kollegen auf. Unspektakulär, aber sehr wirksam.

Zielgruppe.

Im Prinzip alle Mitarbeiter des Unternehmens. Der Adressatenkreis muss in Abhängigkeit von Struktur und Größe des Unternehmens festgelegt werden. Letztlich geht es darum, mit dem Zeiteinsatz, den das Projektteam leisten kann, den größtmöglichen Kommunikationseffekt zu erzielen.

  • Routine-Besprechungen aller Hierarchieebenen und Unternehmensteile
  • Standort-übergreifend / international einsetzbar

Ziele / Wirkungen.

  • Bekanntmachen des Projekts im Unternehmen
  • Authentische Information aus erster Hand
  • Information über Projektziele, Methoden und Ergebnisse “auf dem kleinen Dienstweg”
  • Aufnehmen und Diskussion von Einwänden, Bedenken, Hinweisen und Anregungen
  • In frühen Phasen der Bestandsaufnahme, um Mitarbeitern Sinn und Zweck der laufenden Erhebungen sowie des gesamten Veränderungsprozesses zu vermitteln
  • Im weiteren Verlauf: Information über Projektfortschritte, Zwischenergebnisse zur Diskussion stellen, Zweifel und Vorbehalte zerstreuen, Gerüchten mit Informationen begegnen

Voraussetzungen.

  • Einigermaßen “normale”, nicht allzu konfliktgeladene Stimmung im Unternehmen
  • Identifikation der Teammitglieder mit Zielen, Methoden und Ergebnissen
  • Gute Vorbereitung der Ambassadors

Kontraindikationen.

Wann Sie es lassen sollten

Aufgeheizte Stimmung, Arbeitsspitzen im Team oder schlechte Nachrichten wie Personalabbau: dann nicht. Heißt: Wer Botschafter in ein Minenfeld schickt, verheizt sie — und beschädigt die Botschaft gleich mit.

  • Teammitglieder sind noch nicht voll im Boot
  • Arbeitsspitzen in der Projektarbeit anstehen
  • Massive Vorbehalte gegen die Ergebnisse im Unternehmen, Gefahr der Demotivation der Ambassadors
  • Schlechte Nachrichten (Personalabbau, Umstrukturierungen) müssen kommuniziert werden

schlechte Nachrichten (Personalabbau, Umstrukturierungen, Auflösung von Abteilungen) kommuniziert werden müssen

Vorgehensweise / Rollenverteilung.

  • Mitglieder des Projektteams als Hauptakteure
  • Projektleiter und Berater verantwortlich für Gesamtplanung, Inhaltsschwerpunkte und Vorbereitung der Ambassadors

Typischer Ablauf.

  • 09:00 h: Eröffnung der Sitzung durch Linienvorgesetzten; kurze Einführung des Themas
  • 09:10 h: Vorstellung des Ambassadors
  • 09:15 h: Kurzbericht über Sinn, Stand und weiteres Vorgehen des Projekts
  • 09:45 h: Fragen und Antworten
  • 10:00 h: Fortführung mit normalem Programm der Besprechung

Vorbereitung / Organisation.

  • Termine und Dauer mit den Linienvorgesetzten absprechen
  • Abklären, ob die benötigten Medien (Beamer, Flipchart) zur Verfügung stehen
  • Vorbereitung des Kurzvortrags / der Präsentation
  • Zusammenstellen eines Promotion Package
  • Schulung der Ambassadors

Medien / Hilfsmittel.

  • Nichts Besonderes
  • Je nach Präsentationsform Folien, Flipcharts o.ä.
  • Unterlagen für die Teilnehmer

Optionen.

  • Ausstattung der Ambassadors mit einem Promotion Package
  • Verteilung von Unterlagen mit den wichtigsten Informationen
  • Interaktive Elemente / Demonstrationsübungen einbauen

Tipps + Tricks.

Interne sind glaubwürdiger als Externe, deshalb sollten Berater nur in Ausnahmefällen als Ambassadors eingesetzt werden

  • Möglichst viele Teammitglieder einbinden, um Last zu verteilen, statt nur den Projektleiter von Sitzung zu Sitzung zu hetzen
  • Zeitplan in gemeinsamer Teamsitzung festlegen
  • Unerfahrene oder unsichere Projektmitglieder zunächst gemeinsam mit erfahreneren Personen losschicken
  • Erhöhte Aufmerksamkeit durch gezielte Begleitung von externen Beratern schaffen
  • Interne sind glaubwürdiger als Externe, deshalb sollten Berater nur in Ausnahmefällen als Ambassadors eingesetzt werden

Häufige Fragen.

Was ist ein Ambassador-Programm im Change?

Mitglieder des Projektteams gehen als Botschafter der Veränderung in die regulären Abteilungs- und Team-Meetings. Sie berichten aus erster Hand über den Stand des Projekts und nehmen die Fragen und Sorgen der Kollegen mit zurück. Unspektakulär, aber wirksam.

Wann eignet sich das Botschafter-Prinzip — und wann nicht?

Es zieht bei einigermaßen ruhiger Stimmung und gut vorbereiteten Ambassadors. Es kippt bei aufgeheizter Lage, akuten Arbeitsspitzen oder wenn schlechte Nachrichten wie Personalabbau anstehen. Solche Botschaften gehören nicht auf den kleinen Dienstweg.

Wer sollte als Ambassador auftreten?

Möglichst viele Teammitglieder, um die Last zu verteilen — nicht nur der Projektleiter von Sitzung zu Sitzung. Unsichere Leute schickt man zunächst gemeinsam mit erfahreneren los. Interne sind glaubwürdiger als Externe, deshalb bleiben Berater die Ausnahme.

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