Projektauftrag: Checkliste der zu klärenden Punkte

A. Explizite und implizite Erwartungen des Auftraggebers

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• Operationalisierung: An welchen nachprüfbaren Tatsachen machen Sie fest, ob das Projekt erfolgreich war?
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• Vermeidungsziele: Was sollte auf keinen Fall passieren / herauskommen? Welche unerwünschten Veränderungen sollen nicht eintreten? Welche bestehenden “Risiken und Nebenwirkungen” sind zu vermeiden?
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• Bewahrungsziele: Welche vorhandenen Stärken, Vorteile, Besonderheiten dürfen nicht in Gefahr gebracht werden?

B. Grundverständnis der betroffenen Bereiche / Abteilungen (Hintergrundwissen für Projektleiter und Projektteam; muss nicht Bestandteil des schriftlichen Projektauftrags sein)

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• Aufgaben und Struktur
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• Schnittstellen nach innen und außen
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• Probleme / Engpässe
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• Personen

C. Hintergründe der Problemlage (Hintergrundwissen für Projektleiter und Projektteam; muss nicht Bestandteil des schriftlichen Projektauftrags sein)

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• Vorgeschichte
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• Warum ist das Problem nicht schon längst gelöst? Was steht bislang einer Lösung im Wege?
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• Gab es schon Versuche, das Problem zu lösen, die fehlgeschlagen sind?
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• Was hindert Sie, das Problem selbst zu lösen?
• Vorhandene / zurückliegende Enttäuschungen und Konflikte

• Absehbare Schwierigkeiten, Widerstände und Konflikte

D. Vorgehensweise und Methoden

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• Projektplanung / Erforderliche Vorarbeiten (und wer sie macht)
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• Vorgehensweise Bestandsaufnahme
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• Vorgehensweise zur Lösungsfindung / weiteres Vorgehen
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• Übergang in die Umsetzung
• Budget und Zeitplan
• Projektstruktur und -organisation einschließlich Berichtsstruktur
• Projektsteuerung / Präsentationsrhythmus
• Teamzusammensetzung
• volle oder teilweise Freistellung der Teammitglieder
• Information und ggf. Einbeziehung des Betriebsrats
• Projektrisiken und Risikomanagement

E. Kommunikation

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• Information / Einbeziehung der betroffenen Bereiche
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• Gewinnung und Motivation der Teammitglieder
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• Fortlaufende Kommunikation der Projektergebnisse (und wer sie macht)
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• Information und ggf. Einbeziehung des Betriebsrats

F. Rolle des Auftraggebers im Projekt

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• Einbindung über Lenkungsausschuss hinaus
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• Ansprechbarkeit / “Mitwirkungspflichten”
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• Gewinnung und Motivation der Teammitglieder
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• Abdeckung der gesetzlichen Mitbestimmung
• Umgang mit Schwierigkeiten und Konflikten / Umgang mit möglichen Projektkrisen

• Rolle beim Übergang in die Umsetzung

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Über den Autor

Winfried Berner ist Autor von zahlreichen Fachbüchern zu den Themen Change-Management, gezieltem Kulturwandel, Post-Merger Integration und anderen Themen der Organisationsentwicklung. Seit 2024 ist sein Unternehmen Teil der initio Organisationsberatung.