Projektmanagement

Projektauftrag: Checkliste der zu klärenden Punkte.

Die meisten Projektkrisen entstehen aus ungeklärten Erwartungen. Diese Checkliste bringt Ziele, Vermeidungsziele, Hintergründe und Rollen vor dem Start auf den Tisch.

Winfried Berner ·2 Min. Lesezeit

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Auftragsklärung ist die wichtigste Krisenprävention — lange bevor das Projekt startet.
  • Klären Sie nicht nur die Ziele, sondern auch Vermeidungs- und Bewahrungsziele, Hintergründe und Rollen.
  • Was zählt, kommt schriftlich in den Projektauftrag — der Rest bleibt Hintergrundwissen fürs Team.

Eine saubere Auftragsklärung ist die wichtigste Krisenprävention. Es empfiehlt sich, sie in einem schriftlichen Projektauftrag zusammenzufassen. Hier eine Checkliste, die Ihnen hilft, im Vorfeld an alle wichtigen Fragen zu denken.

A. Explizite und implizite Erwartungen des Auftraggebers

Der blinde Fleck

Die meisten klären nur, was das Projekt erreichen soll. Was auf keinen Fall passieren darf — die Vermeidungs- und Bewahrungsziele — fragt kaum jemand ab. Heißt: Genau die bleiben ungeklärt, an denen das Projekt später scheitert.

  • Veränderungsziele: Was genau soll durch das Projekt erreicht werden? Was soll an konkreten Veränderungen bewirkt werden?
  • Operationalisierung: An welchen nachprüfbaren Tatsachen machen Sie fest, ob das Projekt erfolgreich war?
  • Vermeidungsziele: Was sollte auf keinen Fall passieren / herauskommen? Welche unerwünschten Veränderungen sollen nicht eintreten? Welche bestehenden “Risiken und Nebenwirkungen” sind zu vermeiden?
  • Bewahrungsziele: Welche vorhandenen Stärken, Vorteile, Besonderheiten dürfen nicht in Gefahr gebracht werden?

B. Grundverständnis der betroffenen Bereiche / Abteilungen (Hintergrundwissen für Projektleiter und Projektteam; muss nicht Bestandteil des schriftlichen Projektauftrags sein)

  • Aufgaben und Struktur
  • Schnittstellen nach innen und außen
  • Probleme / Engpässe
  • Personen

C. Hintergründe der Problemlage (Hintergrundwissen für Projektleiter und Projektteam; muss nicht Bestandteil des schriftlichen Projektauftrags sein)

  • Vorgeschichte
  • Warum ist das Problem nicht schon längst gelöst? Was steht bislang einer Lösung im Wege?
  • Gab es schon Versuche, das Problem zu lösen, die fehlgeschlagen sind?
  • Was hindert Sie, das Problem selbst zu lösen?
  • Vorhandene / zurückliegende Enttäuschungen und Konflikte
  • Absehbare Schwierigkeiten, Widerstände und Konflikte

D. Vorgehensweise und Methoden

E. Kommunikation

  • Information / Einbeziehung der betroffenen Bereiche
  • Gewinnung und Motivation der Teammitglieder
  • Fortlaufende Kommunikation der Projektergebnisse (und wer sie macht)
  • Information und ggf. Einbeziehung des Betriebsrats

F. Rolle des Auftraggebers im Projekt

  • Einbindung über Lenkungsausschuss hinaus
  • Ansprechbarkeit / “Mitwirkungspflichten”
  • Gewinnung und Motivation der Teammitglieder
  • Abdeckung der gesetzlichen Mitbestimmung
  • Umgang mit Schwierigkeiten und Konflikten / Umgang mit möglichen Projektkrisen
  • Rolle beim Übergang in die Umsetzung

Häufige Fragen.

Was gehört in einen schriftlichen Projektauftrag?

Die Erwartungen des Auftraggebers, das geplante Vorgehen mit Methoden, die Kommunikation und die Rolle des Auftraggebers. Das Grundverständnis der Bereiche und die Hintergründe der Problemlage sind wichtig, müssen aber nicht schriftlich fixiert werden — sie bleiben Hintergrundwissen für Projektleiter und Team.

Was ist der Unterschied zwischen Vermeidungs- und Bewahrungszielen?

Vermeidungsziele beschreiben, was auf keinen Fall passieren darf — unerwünschte Veränderungen, Risiken und Nebenwirkungen. Bewahrungsziele benennen vorhandene Stärken, Vorteile und Besonderheiten, die durch das Projekt nicht in Gefahr geraten dürfen.

Warum lohnt sich die Auftragsklärung vor dem Projektstart?

Weil die meisten Projektkrisen aus ungeklärten Erwartungen entstehen. Wer Ziele, Vermeidungsziele, Hintergründe und Rollen vorab klärt, nimmt späteren Konflikten die Grundlage.

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