Projekt-Website: Zeitnahe und umfassende Information im Intranet

Eigener Auftritt im Intranet

Lohnt sich das? – Aber ja!

Genau das kann in mittelständischen Unternehmen zum Problem werden, wenn es darum geht, das Budget für eine solche Projekt-Website genehmigt zu bekommen. Denn viele Vorstände und Geschäftsführer sind keine “digital Natives” und daher möglicherweise geneigt, dieses Instrument eher als Modegag zu verstehen. Die Antwort auf die klassische Frage “Bringt das wirklich etwas?” ist ein dreifaches Ja. Erstens, weil es ein Symbol dafür ist, dass das Unternehmen mit der Zeit geht; zweitens, weil es eine Ermutigung für diejenigen im Unternehmen ist, die auf Modernisierung und Veränderung drängen, drittens und vor allem, weil dies eine schnelle, umfassende und flexible Methode der Information ist.

Aktualität ist wichtiger als Perfektion

Eigene Spielregeln

So eine Website hat ihre eigenen Spielregeln. Das beginnt mit der Spannung zwischen Aktualität und dauerhafter Gültigkeit. In der physischen Welt ist für das eine die Zeitung oder das Rundschreiben “zuständig”, für das andere das Handbuch oder die Dokumentation. In der Website muss beides integriert werden – und auffindbar sein, ohne sich zu einem unübersichtlichen Gewirr zu vermischen.

Portal-Struktur

Dies kann z.B. durch eine Portal-Seite mit dem fast schon zum Standard gewordenen dreispaltigen Aufbau erreicht werden: Die (breite) mittlere Spalte bietet aktuelle Informationen (u.U. mit nur kurz angerissenen Beiträgen, von denen aus man sich mit der Taste “mehr” zu tiefergehenden Informationen klicken kann), die linke Spalte liefert eine Übersicht über die Themenschwerpunkte der Site, und die rechte Spalte konzentriert sich auf Highlights und besondere Themen.

Schnelligkeit vor Perfektion

So wichtig es ist, eine übersichtliche Struktur zu anzubieten, damit sich die Nutzer zurecht finden und die Seite nicht frustriert verlassen, so wenig sollte man sich vornehmen, technisch und formale perfekte Seiten ins interne Netz zu stellen. Denn jede Art von Feinarbeit kostet Zeit. Und Zeit kostet Aktualität. Wie man aber aus der einen oder anderen perfekt gestalteten Werkzeitung lernen kann, die wegen mangelnder Aktualität und Relevanz kaum Leserresonanz findet, hat gerade bei der internen Kommunikation Aktualität einen höheren Stellenwert als die optische Gestaltung – im Gegensatz zu Lifestyle-Magazinen. Denn eine Information, die alle Insider längst (besser) wissen, löst selbst bei hinreißender Gestaltung gelangweiltes Schulterzucken aus.

Internes Marketing

Integration ins Intranet

Ihre Projekt-Website muss sinnvollerweise in das Intranet Ihres Unternehmens eingebunden werden. Deshalb sollten Sie Ihre Pläne frühzeitig mit den hierfür verantwortlichen Personen diskutieren, zum einen um zu erfahren, welche Spezifikationen eingehalten werden müssen oder sollten, zum anderen um zu besprechen, ob und in welcher Form im Intranet auf Ihre Seiten aufmerksam gemacht werden kann. Unter Umständen finden Sie dort auch Unterstützung bei der Realisierung.

Internes Marketing

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine Projekt-Website ist gutes internes Marketing. Das gilt besonders für “Push-Projekte”, bei denen der Informationsbedarf des Projekts deutlich großer ist als das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter. (Einfacher ist es bei “Pull-Projekten”: Dort genügt es, die Website bekannt zu machen; dann rufen sie die Leute von sich aus auf, weil sie ein brennendes Interesse an den Informationen haben. Hier haben Sie möglicherweise eher das Problem, die Freigabe für die Veröffentlichung jener Informationen zu bekommen, nach denen die Mitarbeiter gieren.)

Hartnäckige Eigenwerbung

Während man einen gedruckten Newsletter, der einem ins Postfach gesteckt wird, wohl oder übel zur Kenntnis nehmen muss und zumindest einen kurzen Blick darauf wirft, gibt es bei einer Website keine solche Zwangsläufigkeit. Eine Website muss man aktiv aufrufen, und das tut man in der Regel nur, wenn man erstens von ihr weiß und sich zweitens etwas von ihr verspricht – und sei es auch nur etwas Zerstreuung oder die Befriedigung von Neugier. Wenn Sie Besucher wollen, müssen deshalb Sie auf Ihre Website aufmerksam machen – zum Beispiel durch Links auf vielbesuchten Seiten im Intranet, aber auch durch Hinweise auf internen Memos (Fußzeilen!), E-Mails (in der Signatur) und natürlich auf allen geschriebenen Unterlagen wie auch durch penetrante Hinweise in der mündlichen Kommunikation.

Beispiel

Dazu eine kleine Anekdote: Der Leiter eines Projekts hatte es sich angewöhnt, bei wirklich jeder Gelegenheit penetrant auf die Projekt-Website hinzuweisen. So auch zum wiederholten Male in einer Lenkungsausschuss-Sitzung. Als daraufhin einer der Bereichsleiter genervt “Nicht schon wieder!” dazwischen rief, sagte der Projektleiter trocken: “Ich werde das so lange wiederholen, bis auch Sie unsere Website besucht haben!” Worauf der Bereichsleiter, der offenbar nicht wusste, dass solche Überprüfungen gar nicht möglich waren, resigniert meinte: “Also gut, ich schau mir’s an!”

Relevanz und Aktualität bringen “Stammkunden”

Es geht um regelmäßige Besuche(r)

Doch mit Marketing allein ist es nicht getan. Besucher auf die Website zu locken, ist nur dann ein dauerhafter Erfolg, wenn sie wieder kommen. Mit “Einmal-und-nie-wieder”-Besuchern ist nichts gewonnen. Das jedoch ist nicht mehr eine Sache des Marketing, sondern eine der Substanz: Wenn Nutzer beim ersten Besuch zu dem Ergebnis kommen, dass sich der Besuch nicht lohnt, dann hilft auch kein Marketing mehr.

Sichtbare Aktualisierungen

Wenn Sie gar möchten, dass die Leute regelmäßig auf Ihre Website schauen, müssen Sie ihnen immer wieder Neues bieten – nach der einfachen Regel: Erkennbare (!) Aktualisierungen sollten etwas häufiger vorgenommen werden als die Besuchsfrequenz, die Sie sich wünschen. Auf diese Updates können Sie in der gleichen Weise aufmerksam machen wie auf die Website selbst.

Newsletter

Theoretisch könnte man auch feste Aktualisierungstermine vorsehen, damit die “Stammkunden” wissen, wann sie Neuigkeiten erwarten dürfen, aber das ist in der Projektrealität schwer durchzuhalten, weil die Nachrichtenlage das oft nicht hergibt. Und wenn man dann Belanglosigkeiten als neueste Nachrichten verkauft, bezahlt man die Aktualität mit der Relevanz. Die Alternative ist, einen Newsletter anzubieten, der auf (relevante!) Aktualisierungen aufmerksam macht.

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Über den Autor

Winfried Berner ist Autor von zahlreichen Fachbüchern zu den Themen Change-Management, gezieltem Kulturwandel, Post-Merger Integration und anderen Themen der Organisationsentwicklung. Seit 2024 ist sein Unternehmen Teil der initio Organisationsberatung.