E-Mail-Newsletter: Schnell, wirksam, interaktiv

Schnell und einfach

Schneller ist besser

Wichtig ist, die Schnelligkeit des Mediums aktiv zu nutzen. Bei einem gedruckten Newsletter ist man immer versucht, mit der Kommunikation so lange zu warten, bis acht oder zumindest vier Seiten an Material zusammen sind. (Warum gerade vier bzw. acht? Die Antwort finden Sie, wenn Sie ein DIN A3-Blatt falten.) Die müssen dann noch gelayoutet, gedruckt und verteilt werden, was in der Regel noch mal ein bis zwei Wochen kostet. Für den elektronischen Newsletter gilt genau das Gegenteil: Kürzer ist besser als lang, schnell ist besser als geballt, und häufig kurz ist sehr viel besser als selten lang. Aktualität ist alles.

Kurz ist besser als lang

Je kürzer eine Mail ist, desto sicherer wird sie gelesen. Also maximal drei Meldungen, davon höchstens eine ausführlich, und dann nichts wie raus damit! Kein aufwändiges Layout, das dann als PDF-Datei heruntergeladen und ausgedruckt werden muss, sondern einfacher Text – so, wie Sie Ihrem Kollegen schreiben würden. Und zum Antworten einladen! Am besten über einmüssen internes Diskussionsforum: Erstens ist dann die Breitenwirkung größer, weil andere mitlesen und mitdiskutieren können, und zweitens Sie nicht jedem Schreiber einzeln antworten, was bei einer großen Zahl von Antworten viel Zeit kosten kann.

Schnell antworten

Auch bei der Beantwortung eingegangener Mails gilt das Prinzip Schnelligkeit. Spätestens am nächsten Werktag sollte der Schreiber eine Antwort im Postfach bzw. im entsprechenden Forum vorfinden. Wenn eine inhaltlich befriedigende Antwort so schnell nicht möglich ist, geben Sie ihm eine freundliche und verbindliche Zwischenantwort: “Lieber Herr Kollege, danke für Ihre Anfrage. Ich kann Ihre Frage nicht aus dem Stand beantworten und brauche etwas Zeit zum Recherchieren. Spätestens am Donnerstag hören Sie von mir.”

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Über den Autor

Winfried Berner ist Autor von zahlreichen Fachbüchern zu den Themen Change-Management, gezieltem Kulturwandel, Post-Merger Integration und anderen Themen der Organisationsentwicklung. Seit 2024 ist sein Unternehmen Teil der initio Organisationsberatung.