Schwarzes Brett: Besser als sein Ruf

Ausmaß der Aufmerksamkeit

Entscheidend ist Aktualität

Die Wahrheit liegt auch in diesem Fall nicht in der Mitte, sondern mal auf der einen, mal auf der anderen Seite. Die Akzeptanz des Schwarzen Bretts hängt stark davon ab, welche Tradition es im jeweiligen Unternehmen hat. Denn wenn auf den Tafeln nur die Feiertagsregelung vom vorletzten Jahr, ein uralter Speiseplan der Kantine und ein stark narkotisch wirkender Aushang über Arbeitssicherheit vor sich in gilben, dann muss man sich nicht wundern, wenn das Schwarze Brett kein Publikumsmagnet ist. Wenn dort hingegen regelmäßig aktuelle Informationen über Themen hängen, die von allgemeinem Interesse sind, dann werden sie auch gelesen.

Ein guter Lückenfüller

Nutzung von Leerzeiten

Der große Vorteil des Schwarzen Bretts ist, dass es bei günstiger Platzierung Wartezeiten und Pausen nutzt. Während man beispielsweise auf den Beginn einer Besprechung wartet oder auf die Kollegen, mit denen man zum Mittagessen verabredet ist, schaut man gerne mal, ob am Schwarzen Brett etwas Neues und Interessantes steht. Und wendet sich in vielen Fällen enttäuscht ab. Genau das ist das Problem: Die mangelnde Aktualität, und nicht das Schwarze Brett an sich!

Wirksamkeit herstellen

Wie jede andere Kommunikationsform lebt das Schwarze Brett von Aktualität und von Relevanz. Wenn die gegeben sind, lässt sich auch ein ziemlich verwahrlostes Schwarzes Brett schnell wiederbeleben. Und dann wird das Schwarze Brett zu einer ausgesprochen wirkungsvollen Methode des Change Management. Und in vielen produzierenden Unternehmen ist es auch heute noch die einfachste Möglichkeit, die gewerblichen Mitarbeiter zu erreichen, von denen viele keinen eigenen PC und keine Firmen-Mailadresse haben. Darüber hinaus ist es, sofern die Aushänge mehrsprachig sind, die beste Möglichkeit, jene Mitarbeiter zu erreichen, für die die deutsche Sprache ein Auswärtsspiel ist.

Gnadenlos ausmisten

Stellen Sie deshalb als erstes Aktualität sicher – und beginnen Sie mit gnadenlosem Ausmisten. Schmeißen Sie, ohne lange zu fragen, alles weg, was überholt ist und/oder “angegilbt” aussieht. (Bei gesetzlichen und berufsgenossenschaftlichen Pflichtaushängen ist ein etwas weniger radikaler Ansatz ratsam: Konzentrieren Sie sie in einer Ecke, damit jeder auf den ersten Blick sieht, dass es sich hier um die Abteilung für Pflichtübungen handelt.)

Verfallsdatum

Führen Sie als nächstes die Regel ein, dass alle Aushänge mit einem Verfallsdatum zu versehen sind, das nur in begründeten Ausnahmefällen länger als vier Wochen sein darf. Und beauftragen Sie einen zuverlässigen Mitarbeiter, einmal in der Woche “durchzuputzen”. Wenn danach nur ein oder zwei Blätter übrig sind, dann ist es eben so – dann gibt es eben nicht mehr Neuigkeiten. Die Tageszeitung druckt ja (in der Regel) auch nicht die Nachrichten von gestern noch mal ab, nur weil es nicht genügend neue gibt.

Für Aktualität und Relevanz sorgen

Kürze und Relevanz

Und dann sorgen Sie für Relevanz. Machen Sie das Schwarze Brett zu einem Ihrer bevorzugten Kommunikationsmedien – schneller und kostengünstiger können Sie es nicht haben! Nutzen Sie es zum Beispiel, um Kurzberichte zu interessanten Punkten aus der Projektsteuerung auszuhängen – nicht ganze Protokolle, weil das mehr Details sind als die meisten Leute wissen wollen und in der verfügbaren Zeit lesen können, sondern 3 – 5 kurze Meldungen auf einer oder maximal (!) zwei Seiten. Sie können diesen Aushang auch mit einem E-Mail-Newsletter verbinden und jeweils dessen aktuellste Version aushängen.

“Hirtenbrief”

Sehr gute Erfahrungen haben wir zum Beispiel damit gemacht, dass die Geschäftsleitung in Zeiten starker Veränderung einmal pro Monat einen Lagebericht am Schwarzen Brett aushängt. (Vom Vorsitzenden der Geschäftsführung mit liebevoller Süffisanz “Hirtenbriefe” genannt.) Denn, wie gesagt, wenn sich die Mühe des Lesens lohnt, brauchen Sie sich keine Sorgen machen, dass dieser Informationskanal nicht angenommen wird.

Grenze zur Missachtung

Nicht ans Schwarze Brett gehören Nachrichten, die von besonderer Tragweite sind und/oder einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen persönlich betreffen. Hier ist direkte Kommunikation erforderlich. Wenn, wie es in einigen Hochschulen üblich ist, die Ergebnisse von Klausuren aus Zeitgründen über einen Aushang oder über das Intranet bekannt gegeben wird, so dass sich jeder ablesen kann, ob er bestanden hat oder nicht, ist das ebenso eine Missachtung der betroffenen Personen wie die Bekanntgabe einschneidender Umstrukturierungen auf diesem Weg. Wenn es darum geht, Dinge von größerer Tragweite mitzuteilen, wählen Sie den Weg des Vier-Augen-Gesprächs bzw. den einer Info-Veranstaltung bzw. einer Betriebs- oder Belegschaftsversammlung.

Dezentrale Bretter

Übrigens ist es trotz des Singulars durchaus nicht so, dass das Schwarze Brett ein Einzelstück sein müsste oder sollte – im Gegenteil: Wenn es sich von der Substanz her lohnt, das Schwarzes Brett anzuschauen, dann lohnt es sich auch, mehrere Exemplare davon auf das Werksgelände zu verteilen. Sie sollten, wie oben erwähnt, überall dort angebracht werden, wo Mitarbeiter häufiger kurze Warte- und Pausenzeiten verbringen: Vor Besprechungs- und Pausenräumen, an Meisterbuden, vor der Kantine, am Kiosk, im Foyer, am Eingang von Treppenhäusern usw. Dann ist es zwar etwas mehr Aufwand, die ganzen Tafeln à jour zu halten, aber die Reichweite, also der Multiplikationseffekt ist auch sehr viel größer.

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Über den Autor

Winfried Berner ist Autor von zahlreichen Fachbüchern zu den Themen Change-Management, gezieltem Kulturwandel, Post-Merger Integration und anderen Themen der Organisationsentwicklung. Seit 2024 ist sein Unternehmen Teil der initio Organisationsberatung.