Großveranstaltungen: Checkliste für Vorbereitung und Ablauf.

Kurzbeschreibung.

Informationsveranstaltung, die sich an eine große Zahl von Mitarbeitern und/oder Führungskräften richtet (Gesamtunternehmen, Standort, Geschäftsbereich). Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl überwiegt Ein-Weg-Kommunikation (Reden, Präsentationen, Show-Elemente); das suggestive Element dominiert gegenüber der reinen Sachinformation.

Keine Angst vor Größe: Ob es 100, 1.000 oder 10.000 Teilnehmer sind, wirkt sich mehr auf den Blutdruck aus als auf die Spielregeln.

Zielgruppe.

• Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen
• Bei Großunternehmen auch für sinnvolle Teilgruppen der Belegschaft (z.B. ein Werk /ein Standort / nur Führungskräfte)

Typischer Einsatz.

• Kommunikation einschneidender Veränderungen (z.B. Reorganisation, Turnaround, Fusion)
• Zum Projektstart
• nach wichtigen Entscheidungen
• Beginn der Implementierungsphase

Ziele / Wirkungen.

Großveranstaltungen sind dann ein geeignetes Instrument, wenn

• hoher Bedarf nach Orientierung und/oder Kommunikation besteht;
• die Belegschaft auf ein großes Veränderungsvorhaben vorbereitet und umfassend informiert werden soll;
• der Stellenwert eines Veränderungsvorhabens durch eine entsprechend groß angelegte, aufwendige Veranstaltung unterstrichen werden soll;
• im Unternehmen Gerüchte und Spekulationen umlaufen, die eine Eigendynamik entwickeln und den Projekterfolg gefährden;
• besseres Verständnis für die gewählten Lösungen und die Bereitschaft zur Umsetzung auf breiter Ebene erzeugt werden soll;
• wenn massive Vorbehalte oder Widerstände gegen die geplanten Veränderungen bestehen und eine klärende Auseinandersetzung geführt werden muss;
• es sinnvoll ist, die gesamte Belegschaft gleichzeitig zu erreichen und nicht über mehrere Etappen.
• Zäsur im “Alltagstrott”;
• Unterstreichung der Bedeutung, die das Top Management dem Veränderungsvorhaben beimisst;
• Sichtbares Signal (“Jetzt passiert etwas!”).

Voraussetzungen.

Einsatz-Voraussetzungen für Großveranstaltungen:

• Feste Entschlossenheit des Top-Managements zum Handeln
• Bereitschaft und Möglichkeit zu klaren Aussagen (das müssen nicht unbedingt endgültige Entscheidungen sein; auch die Erläuterung der Vorgehensweise kann bei großen Veränderungsprozessen eine Großveranstaltung wert sein)

Kontraindikationen.

Großveranstaltungen nicht einsetzen, wenn

• Top-Management noch nicht definitiv entschieden und “kampfbereit” ist (lauwarme oder widersprüchliche Signale wären kontraproduktiv!):
• noch keinerlei klare Aussagen möglich sind, auch nicht zum Prozess (die Botschaft “Wir können heute noch nichts Genaues sagen” wäre angesichts des Aufwands absurd und würde von den Mitarbeitern als Veräppelung empfunden);
• die Ergebnisse / Entscheidungen (oder der Großteil davon) keinen übergreifenden Charakter haben, sondern hochgradig bereichs- oder funktionsspezifisch sind;
• es erfolgversprechender ist, zunächst einzelne Zielgruppen (Betriebsrat, Meinungsführer) ins Boot zu ziehen;
• mit unkontrollierbaren Gegenreaktionen (Streik, Gewaltanwendung) gerechnet werden muss (was äußerst selten ist).

Vorgehensweise / Rollenverteilung.

• Konzentration der zentralen Botschaft(en) auf eine Identifikationsfigur aus dem Top-Management (in der Regel Vorstandsvorsitzender / Bereichsleiter), deren persönliche Glaubwürdigkeit und Entschlossenheit überzeugt
• Hauptvortrag und Schluss durch diese Person
• Eventuell fachliche Erläuterungen (Vorgehensweise, Zeitplan, wichtige Ergebnisse) durch Projektleiter, Werksleiter oder andere Experten
• Verantwortlichen Manager / Koordinator für die Veranstaltung einsetzen
• Intensive Beteiligung des Top-Management an der Vorbereitung (nicht nur durch Assistenten o.ä.!)
• Interne und externe Berater nur im Hintergrund
• Frühzeitige Reservierung der Veranstaltungsräumlichkeiten
• Generalprobe einige Tage vorher sinnvoll

Typischer Ablauf.

Je nach Zielgruppe und Funktion der Veranstaltung sehr unterschiedlich. Deshalb hier nicht ein typisches Drehbuch, sondern zwei:

Beispiel 1: Revitalisierung.

Zielgruppe: Bundesweite Führungskräfte eines Finanzdienstleisters (ca. 1.400 Personen

Hauptziele: Überwindung der Nabelschau, die eine langwierige Restrukturierung ausgelöst hatte / Vermittlung von neuer Sicherheit und Motivation / Aktivierung durch Ausrichtung auf gemeinsame Ziele

• 10:30 h: Die Durststrecke liegt hinter uns: Unser neues Selbstverständnis – Vorstandssprecher
• 11:00 h: Mehr Kraft auf die Straße bringen: Unsere neue Organisationsstruktur – Vorstand Vertrieb
• 11:30 h: Intelligente Unterstützung: Unser neues IT-System – Vorstand IT
• 11:50 h: Es funktioniert wirklich: Erfahrungen aus dem Pilotprojekt – Führungskraft aus Pilotprojekt
• 12:20 h: Volle Kraft voraus: Unsere neuen Ziele – Vorstandsprecher
• 12:50 h: Stehimbiss (Top-Management wandert von Gruppe zu Gruppe)

Was aus den Titeln der Beiträge nur unvollkommen sichtbar wird: Im ganzen Ablauf wurde großer Wert erstens auf Offenheit, zweitens auf erkennbare Veränderung gelegt.

• Veranstaltungsraum im neuen Corporate Design gestaltet
• Desgleichen das Promotion Package, mit dem die Führungskräfte ihre Mitarbeiter vor Ort informieren und schulen sollten
• Vorträge waren nicht nur inhaltlich, sondern auch stilistisch sehr sorgfältig gestaltet (prägnante Formulierung, konsequente Konzentration auf interne Kunden)
• Stark betonte (implizite) Koppelung von Kundennutzen und Zielgruppennutzen (“Was haben wir davon?”)
• Verheißung immaterieller Belohnungen (stolzes Wir-Gefühl: Zum künftigen Flaggschiff der Branche gehören)

Beispiel 2: Produkt-Relaunch.

Zielgruppe: Weltweite Geschäftsführer und Sales Manager sowie Vertriebspartner (ca. 130 Personen; Branche Investitionsgüter

Hauptziele: Aufbau von Akzeptanz beim weltweiten Vertrieb für einen bisher vernachlässigten, schlecht angesehenen Produktbereich nach dessen Turnaround / Ziel: Verdoppelung der Verkaufszahlen im Folgejahr. Die Veranstaltung fand in dem Werk statt, in dem dieses Produkt gefertigt wurde.

• 08:40 h: The Turnaround of the X Business – COO
• 09:10 h: New Strategy Means New Focus – Product Area Manager
• 09:40 h: Our New R&D and Manufacturing Strategy – Technical Director
• 10:30 h: Coffee Break
• 11:00 h: Visit of Factory – 4 parallel groups (Info-Market)
• 12:30 h: Corporate Commitment to X Business – CEO
• 13:00 h: Lunch
• 14:20 h: The X Business Market Studies – Product Area Manager
• 14:30 h: The UK Pilot Project – UK Managing Director
• 14:50 h: The New Marketing, Sales & Service Support – Product Area Marketing Director
• 15:20 h: Coffee Break
• 15:40 h: Inspection of Design Models (incl. Preference Poll) – All
• 16:10 h: We Want To Succeed In X Business! – COO
• 16:30 h: Visit of Reference Installation – All
• 20:00 h: Dinner (for Desert: The Marzipan X Product)

Vorbereitung / Organisation.

Räumlichkeiten:

• Sorgfältige Auswahl des Veranstaltungsorts (Räumlichkeiten, Lage / Anreise, Ausstrahlung)
• Organisation / Bestellung Tagungstechnik
• Organisation der Logistik (z.B. Busse ab Werk / Flughafen / Hotels)
• Bestellung Gastronomie (Kaffee zum Empfang, Pausen, Imbiss, Getränke)
• Abstimmung Gesamtaufbau mit Hotel (Bestuhlung, Beschallung, Headsets, Mikrofon Plenum, Flipcharts, Hinweisschilder etc.)
• Sicherstellen, dass für die “Einsatzspitzen” ausreichend Personal für Service bereitsteht (rechtzeitig vor Beginn der Pausen!)
• Abstimmung Termin und Agenda mit Top-Management (Minimierung interner Terminkonflikte!)
• Festlegung Teilnehmerkreis
• Versand Einladung
• Festlegung Inhaltsschwerpunkte (Key Messages) und Redner
• Frühzeitige Einstimmung der Redner: Der Mensch muss überzeugen, nicht eine Folienschlacht
• Vorbereitung von Inhalten und Form
• Folien nur als flankierendes Instrument! Aufbereitung evtl. durch Grafik-Agentur
• Vorbereitung der Redner nicht nur auf die Inhalte, sondern vor allem auf die Vermittlung (ggf. Rhetorik-Coaching!)

Medien / Hilfsmittel.

Rechtzeitig klären, was an Medien / Tagungstechnik benötigt wird

• Pult / Podium / Beschallung / Mikrofone / Großprojektion / Verdunkelung…)
• Leistungsfähige Geräte / Anlagen!
• Vorkehrungen für Ausfall treffen (Ersatz-Beamer!)
• Ggf. Saalklingel oder Gong, um Ende von Pausen “einzuläuten”
• Bei Besichtigungen Instruktionen für Führer (Zeitplan, Gruppeneinteilung, Raumplan, Laufrichtung…)
• Kurzfassung Zeitablauf für Teilnehmer (nur bei längeren Veranstaltungen)

Optionen.

• Gags und Überraschungseffekte (mit Themenbezug!) einflechten - insbesondere bei vertriebsbezogenen Organisationen!
• Handout für Teilnehmer (z.B. Promotion Package)
• Tagungsmappe für Teilnehmer
• Ggf. Feedback-Möglichkeiten anbieten (z.B. Kurzfragebogen, Klebepunkte) - allerdings nur, wenn ein positiver Stimmungsverlauf angestrebt ist

Tipps + Tricks.

• Veranstaltung nicht auf vorhersehbare Arbeits- oder Abwesenheitsspitzen legen!
• Die Auswahl des Teilnehmerkreises sollte schlüssigen und “kommunizierbaren” Kriterien folgen
• Erinnerungsträchtigen Veranstaltungsort wählen (nicht extrem aufwendig, aber auch keine 0-8-15-Lösung)
• Tagungstechnik unbedingt (rechtzeitig!) testen, da für erfolgreichen Verlauf kritisch!
• Organisation doppelt und dreifach checken, da Veranstaltungen in Deutschland nicht zuletzt daran gemessen werden, ob sie “gut organisiert” waren
• Rhetorik-Coaching mit den einzelnen Rednern; ggf. Generalprobe
• Meinungsführer ggf. schon im Vorfeld ins Boot holen
• Einwände einarbeiten (Einwandsbenennung, Einwandsvorwegnahme, Vorweg-Widerlegung), da Gegenargumente in Großveranstaltungen in aller Regel nicht artikuliert werden (oder nur in den Pausen)
• Ggf. Führungskräfte mit einer Nachbesprechung der Kernaussagen in ihrer Organisationseinheit beauftragen
• In Handout o.ä. Ansprechpartner / Hotline / E-Mail-Adressen für nachträglich auftretende Fragen nennen
• Je größer die Veranstaltung, desto länger die “Übergangszeiten”(Pausen, Mahlzeiten)
• Unterbesetzter Service / mangelhafte Logistik / schlecht aufgebautes Büffet können Übergangszeiten erheblich verlängern
• Bei kürzeren Veranstaltungen keine Pause “dazwischen” machen, sondern z.B. mit Kaffeeempfang beginnen und mit Stehimbiss enden
• Je größer die Veranstaltung, desto einfacher müssen die Spielregeln sein!