Change-Management-Methoden
Info-Markt: Leitfaden für Aufbau und Durchführung.
Drei bis fünf Stationen, bis zu 150 Teilnehmer: Ablauf, Rollen, Technik — und wann Sie besser verzichten.
Das Wichtigste in Kürze
- 80 bis 150 Teilnehmer, drei bis fünf Stationen: Der Info-Markt bringt viel Inhalt an viele Menschen, ohne deren Aufnahmefähigkeit zu überfordern.
- Er braucht Entschiedenheit. Heißt: Liegen keine klaren Ergebnisse vor oder ist das Top-Management nur lauwarm dabei, richtet das Format Schaden an.
- An den Stationen stehen Mitarbeiter aus dem Projektteam, möglichst keine Berater. Projektleiter und Berater bleiben Joker im Hintergrund.
Kurzbeschreibung.
Interaktive Informationsveranstaltung, die es ermöglicht, einem relativ großen Teilnehmerkreis (80 – 150 Personen) umfangreiche Informationen in aufgelockerter Form zu vermitteln. Nach einer kurzen Einführung durchlaufen 3 – 5 Gruppen (à 20 – 35 Personen) entsprechend viele Stationen, an denen in sich geschlossene Themenpakete präsentiert und zur Diskussion gestellt werden.
Zielgruppe.
- Mitarbeiter aller Funktionen und Hierarchieebenen (bewusst mischen, um informellen Charakter und funktionsübergreifendes Denken zu fördern!)
- Auch international einsetzbar, falls eine gemeinsame Sprache vorhanden
Ziele / Wirkungen.
Info-Markt ist ein geeignetes Instrument, wenn
- relativ viel Inhalt an eine große Teilnehmerzahl vermittelt werden soll, ohne deren Aufnahmefähigkeit und -bereitschaft zu überfordern
- hoher Kommunikationsbedarf besteht
- ein breites Spektrum an Botschaften bzw. Ergebnissen vermittelt werden soll
- es erforderlich oder sinnvoll ist, die gesamte Zielgruppe gleichzeitig zu erreichen statt über mehrere Etappen
- ein besseres Verständnis für Lösungen und Bereitschaft zur Umsetzung auf breiter Ebene erzeugt werden soll.
Typischer Einsatz: Zu Beginn der Implementierungsphase
Erwünschte Nebenwirkungen:
- Funktions- und hierarchieübergreifendes Denken wird geschult
- Belegschaft / Unternehmensbereich wird aus dem “Alltagstrott” herausgelöst
- Sichtbares Signal (“Jetzt passiert etwas!”)
Voraussetzungen.
Einsatz-Voraussetzungen für Info-Markt
- feste Entschlossenheit des Top-Managements zur Umsetzung
- Aufteilbarkeit des Inhalts in 3 – 5 etwa gleich gewichtige und gleich umfangreiche Themenpakete, die unabhängig von einander behandelt werden können (da die Teilnehmer an unterschiedlichen Stationen starten, dürfen die Themenpakete nicht auf einander aufbauen)
Kontraindikationen.
Lauwarm ist schlimmer als gar nicht
Ein Info-Markt macht die Haltung der Führung öffentlich — vor der halben Belegschaft, an einem Vormittag. Wer noch zögert, zeigt es hier allen auf einmal. Und wo die Vorbehalte so massiv sind, dass die eigenen Referenten zerlegt werden, ist das Format die falsche Bühne.
Info-Markt nicht einsetzen, wenn
- Top-Management (noch) nicht “im Boot” ist (lauwarme oder widersprüchliche Signale wären äußerst schädlich!)
- noch keine Entscheidungen / klar definierten Ergebnisse vorliegen
- so massive Vorgehalte gegen Ergebnisse vorliegen, dass die Gefahr besteht, dass die Referenten “platt gemacht” würden
- ausschließlich die Notwendigkeit von Veränderungen verdeutlicht werden soll (für eine Problem-Sensibilisierung ist das Verfahren zu aufwendig)
Vorgehensweise / Rollenverteilung.
Die Bühne gehört dem Haus
Eröffnung und Schluss übernehmen Identifikationspersonen aus dem Top-Management. An den Stationen präsentieren Mitarbeiter des Projektteams. Berater und Projektleiter bleiben im Hintergrund — als Joker für alles, was kurzfristig zu regeln ist.
- Eröffnung und Schluss durch Identifikationspersonen aus dem Top-Management
- Als Referenten Mitarbeiter des Projektteams aus dem Unternehmen einsetzen (möglichst keine Berater!)
- Projektleiter möglichst nicht als Referent, sondern als “Joker” im Hintergrund (für kurzfristige organisatorische Maßnahmen); dito für Berater
- Festlegung von Zeitpunkt, Vorgehensweise und Zeitplan durch Projektteam
- Ggf. Genehmigung / Freigabe durch Vorstand, Lenkungsausschuss o.ä.
- Organisation und Technik durch Projektteam oder (internes oder externes) Veranstaltungsbüro
- Frühzeitige Reservierung der Veranstaltungsräumlichkeiten (nur wenige Firmen / Hotels haben Räumlichkeiten für Plenum plus 4 – 5 größere Gruppen!)
- Generalprobe einige Tage vorher sinnvoll
Typischer Ablauf.
08:30 h
Eröffnungsvortrag durch projektverantwortliches Mitglied der Geschäftsleitung
08:55 h
Hinweise zum Ablauf (Moderator)
09:05 h
- Runde
09:50 h
Kaffeepause
10:10 h
- Runde
11:00 h
- Runde
11:50 h
- Runde
12:35 h
Abschlussrede Vorstandsvorsitzender
13:00 h
Stehimbiss und Ausklang
Vorbereitung / Organisation.
Räumlichkeiten:
- Tagungsräume besichtigen und buchen (Achtung: zeitkritisch!)
- Benötigt werden ein großer Raum für das Plenum und ausreichend große Gruppenräume entsprechend der Zahl der Stationen (auf der gleichen Etage wie Plenum [!!!])
- Bestellung Gastronomie (Kaffee zum Empfang, Pausen, Imbiss, Getränke)
- Organisation / Bestellung Tagungstechnik
- Abstimmung Gesamtaufbau mit Hotel (Bestuhlung, Mikrofon Plenum, Flipcharts, Hinweisschilder etc.)
- Festlegung Teilnehmerkreis
- Festlegung von 3 – 5 Themenpaketen (= Stationen)
- Abstimmung Termin mit Top-Management (Vermeidung interner Terminkonflikte!)
- Festlegung Inhalte und Redner für Eröffnung und Schluss
- Versand Einladung
- Festlegung / Absprache Referenten
- Erarbeitung / Sichtung Präsentationsinhalte
- Verdichtung zu präsentationsfähigen Vorlagen – evtl. in Zusammenarbeit mit Fachfirma (wenige Tafeln oder Folien; ausreichend große Schrift, nicht zu viele Details, mehr Grafik als Text!)
- Vorbereitung der Referenten nicht nur auf den Inhalt, sondern auch den interaktiven Vortrag (ggf. Präsentationstechnik-Schulung!)
Räume und Technik
Tagungsräume besichtigen und früh buchen: ein großer Raum für das Plenum, dazu Gruppenräume auf derselben Etage. Gastronomie, Tagungstechnik und der Gesamtaufbau werden mit dem Haus abgestimmt. Der zeitkritischste Teil der ganzen Vorbereitung.
Teilnehmer, Termin, Themenpakete
Teilnehmerkreis festlegen, drei bis fünf Themenpakete schneiden, den Termin gegen die Kalender des Top-Managements prüfen, einladen. Klingt nach Formalie. Ist der Punkt, an dem interne Terminkonflikte entstehen oder eben nicht.
Referenten und Vorlagen
Referenten abstimmen, Inhalte sichten und zu wenigen präsentationsfähigen Tafeln verdichten: große Schrift, wenig Detail, mehr Grafik als Text. Und die Referenten nicht nur auf den Inhalt vorbereiten, sondern auf den interaktiven Vortrag.
Medien / Hilfsmittel.
Rechtzeitig klären, was an Medien / Tagungstechnik benötigt wird
- Eröffnungsvortrag und Schlussrede: Pult / Mikrofon / Podium / Großprojektion / Verdunkelung…)
- Einheitliches Basis-Format für die Stationen vervierfacht den Materialbedarf (Pinnwände, Flipcharts, Projektoren…)
- Ablaufinformationen für Referenten (Zeitplan, Gruppeneinteilung, Raumplan, Laufrichtung…)
- Kurzfassung Zeitablauf für Teilnehmer
Optionen.
- Gags und Überraschungseffekte (mit Themenbezug!) einflechten – insbesondere bei vertriebsbezogenen Organisationen!
- Handout für Teilnehmer (z.B. wichtigste Folien)
- Schaffen von Feedback-Möglichkeiten (z.B. Punktebewertung oder Kurzfragebogen am Ausgang)
Tipps + Tricks.
wenn eine Großveranstaltung zeitlich aus dem Takt gerät, ist sie kaum noch einzufangen
- Veranstaltung nicht auf vorhersehbare Arbeits- oder Abwesenheitsspitzen legen!
- Mit relativ hoher Teilnahmequote rechnen (ungewöhnliche Veranstaltungsform ist attraktiv – “Neugier-Effekt”)
- Symbolträchtigen Veranstaltungsort wählen (nicht extrem aufwändig, aber auch keine 0-8-15-Lösung)
- Bei Zusammenarbeit mit externer Beratungsfirma zur Vorbereitung Zweier-Teams aus je einem Projektmitglied (Referent) und Berater bilden!
- Organisation doppelt und dreifach checken, da Veranstaltungen in Deutschland nicht zuletzt daran gemessen werden, ob sie “gut organisiert” waren
- Leicht unterschiedliche Dauer der verschiedenen Runden im Zeitplan berücksichtigen (wenn die geplante Zeit pro Station 45 Minuten ist, dauert die 1. Runde in der Regel ca. 40 min, die 2. ca. 45 min, die 3. 50 min und die 4. wieder 40 min)
- Rechtzeitig eine Methode für die Gruppeneinteilung festlegen (Nicht nach Abteilungen! Pragmatisches, pfiffiges Sortierkriterium verwenden – z.B. am Eingang Spielkarte ziehen, Aufteilung nach Geburtsquartalen…)
- Eieruhr oder Kurzzeitwecker für jede Station (auf 5 Minuten vor dem geplanten Ende stellen!)
- Bei Überziehen einzelner Gruppen nicht warten, sondern neue Gruppe in den Raum “hereinbrechen” lassen (auch gegen Proteste, denn wenn eine Großveranstaltung zeitlich aus dem Takt gerät, ist sie kaum noch einzufangen)
Häufige Fragen.
Für wie viele Teilnehmer eignet sich ein Info-Markt?
Für einen relativ großen Kreis von 80 bis 150 Personen. Sie durchlaufen in drei bis fünf Gruppen à 20 bis 35 Personen entsprechend viele Stationen mit in sich geschlossenen Themenpaketen.
Wann im Projektverlauf setzt man einen Info-Markt ein?
Typischerweise zu Beginn der Implementierungsphase — dann, wenn Entscheidungen und klar definierte Ergebnisse vorliegen und ein breites Spektrum an Botschaften gleichzeitig an die gesamte Zielgruppe soll.
Wann sollte man auf einen Info-Markt verzichten?
Wenn das Top-Management noch nicht im Boot ist, wenn Entscheidungen fehlen, wenn die Vorbehalte gegen die Ergebnisse so massiv sind, dass die Referenten aufgerieben würden — oder wenn es nur um Problem-Sensibilisierung geht. Dafür ist das Verfahren zu aufwendig.
Wer präsentiert an den Stationen?
Mitarbeiter des Projektteams aus dem Unternehmen, möglichst keine Berater. Eröffnung und Schluss gehören Identifikationspersonen aus dem Top-Management. Der Projektleiter hält sich als Joker im Hintergrund frei.
Wie viel Zeit muss man je Station einplanen?
Rund 45 Minuten pro Runde, mit leicht unterschiedlicher Dauer: Die erste Runde läuft meist kürzer, die dritte länger. Wer diese Verschiebung nicht im Zeitplan hat, verliert den Takt der gesamten Veranstaltung.
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