Top-Management & Geschäftsführung
Projektabbruch: Projekte unter allen Umständen sauber beenden!.
Ein gescheitertes Projekt versanden zu lassen ist bequem — und teuer. Es wird zur Altlast für jedes künftige Vorhaben. So brechen Sie sauber ab.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein gescheitertes Projekt einschlafen zu lassen ist die bequeme Variante. Und die teuerste: Es wirkt als Altlast auf jedes künftige Vorhaben.
- Der Schaden sitzt bei den Menschen. Entmutigte Projektleiter tragen den Makel oft bis zum Abgang — und schrecken andere ab.
- Sauber abbrechen heißt: offiziell beenden. Erst der Projektleiter, dann das Team, dann eine knappe Mitteilung an die Betroffenen.
Es ist bitter, wenn ein Change Management-Projekt abgebrochen werden muss – aber in manchen Fällen ist es dennoch die beste Lösung. Es können nachträglich Bedingungen eingetreten sein, die eine Fortführung nicht mehr sinnvoll erscheinen lassen, oder es stellt sich heraus, dass der noch erforderliche Aufwand so hoch ist, dass er in keinem Verhältnis zum Ertrag mehr steht. Manchmal bezahlt man auch den Preis dafür, dass man sich bei der Projektplanung nicht genügend Gedanken über dessen Ziele und seinen konkreten wirtschaftlichen Nutzen gemacht hat. Oder ein Projekt hat sich hoffnungslos verfahren, und die Teammitglieder sind auch mit viel gutem Zureden und der Zusage von professioneller Unterstützung nicht mehr für eine Wiederaufnahme zu motivieren.
Gründe für einen Abbruch.
Versuchung: Einschlafen-Lassen
Einschlafen lassen ist keine Lösung
Schauen Sie: Ein Projekt sanft versanden zu lassen wirkt bequem. Keine schmutzige Wäsche, niemand verliert das Gesicht. Heißt: Die kurzfristige Ruhe erkaufen Sie mit einer Altlast, die jedes künftige Projekt belastet. Der bequeme Weg ist der teuerste.
Wenn Projekte in eine Krise geraten sind, gleich ob sie mit ihrer Aufgabe nicht mehr weiterkommen oder ob sie sich an internen Widerständen aufreiben, ist die Versuchung groß, sie “sanft einschlafen zu lassen”. Das sieht kurzfristig nach einer bestechenden Lösung aus: Es wird keine schmutzige Wäsche gewaschen, niemand verliert das Gesicht, es gibt keinen Ärger. Doch die kurzfristige Lösung wird mittel- bis langfristig zum Problem. Denn gescheiterte, abgewürgte oder versandete Projekte wirken als Altlast für alle künftigen.
Entmutigung
Sie sind eine Entmutigung für die Projektteams und insbesondere für die Projektleiter, die ja sowohl in ihren eigenen Augen als auch in denen ihrer Vorgesetzten und Kollegen gescheitert sind und an diesem Makel oft bis zum Verlassen des Unternehmens und darüber hinaus leiden. Darüber hinaus sind sie aber – insbesondere wenn so etwas häufiger vorkommt – eine Warnung an alle engagierten und ehrgeizigen Mitarbeiter, sich von künftigen Projekten möglichst weit fern zu halten.
eine Warnung an alle engagierten und ehrgeizigen Mitarbeiter, sich von künftigen Projekten möglichst weit fern zu halten.
Wie Sie vorgehen, wenn ein Projektabbruch dennoch sein muss.
Sauberer Abschluss
Wenn Sie sich entschieden haben, ein Projekt abzubrechen, dann lassen Sie es nicht einschlafen oder am ausgestreckten Arm verhungern, sondern beenden Sie es offiziell und explizit. Dazu gehört als erstes ein offenes Vier-Augen-Gespräch mit dem Projektleiter – nicht, um dem armen Kerl, der an der verfahrenen Situation vermutlich schon genug leidet, den Kopf zu waschen, sondern um ihn als den Hauptbetroffenen als Ersten über Ihre Entscheidung zu informieren. Wenn Sie sich noch nicht hundertprozentig sicher sind, können Sie in einem solchen Gespräch auch noch einmal überprüfen, ob das Projekt vielleicht doch noch durch einen Relaunch zu retten ist.
Gespräch mit Projektteam
Als nächstes steht ein Gespräch mit dem Projektteam an. Hier geht es darum, ungeschminkt die Wahrheit zu sagen, ohne direkte oder indirekte Vorwürfe zu machen oder Schuldzuweisungen vorzunehmen. Vermutlich müssen Sie das Team eher trösten und aufbauen: Selbst wenn es schwere Fehler gemacht haben sollte, würde es Ihnen wenig nützen, die Zahl Ihrer entmutigten Mitarbeiter zu vergrößern.
Offizielle Mitteilung
Der letzte Schritt ist schließlich eine kurze Information der internen Stellen, die von dem Projekt und seiner Beendigung betroffen sind. Dafür genügt in der Regel ein Zweizeiler: “Das Projekt XY wird in Rücksprache mit dem Projektteam eingestellt, weil die Projektziele aus heutiger Sicht nicht mehr sinnvoll / nicht mehr erreichbar sind.” Das wird im Allgemeinen keine große Aufregung auslösen, sondern allenfalls ein paar Rückfragen bei Ihnen oder bei Mitgliedern des Projekts.
Schadens-begrenzung
Natürlich macht auch ein sorgfältiges und professionelles Vorgehen den Projektabbruch nicht zu einem freudigen Ereignis. Aber wenigstens sind sie mit dem Projekt und vor allem mit den betroffenen Personen auf faire und anständige Weise umgegangen. Was die Enttäuschung und Entmutigung zwar nicht aufhebt, aber reduziert. Das heißt, es geht hier in erster Linie um Schadensbegrenzung.
Häufige Fragen.
Warum sollte man ein gescheitertes Projekt nicht einfach einschlafen lassen?
Weil die kurzfristige Ruhe teuer wird. Ein versandetes Projekt wirkt als Altlast: Neue Projekte lassen sich schwerer besetzen, und die benannten Teammitglieder wollen vor allem schnell wieder raus.
Wie beendet man ein Projekt sauber?
Offiziell und explizit, nicht am ausgestreckten Arm verhungern lassen. Zuerst ein offenes Vier-Augen-Gespräch mit dem Projektleiter, dann ein ehrliches Gespräch mit dem Team, zuletzt eine kurze Information an die betroffenen internen Stellen.
Was gehört in das Gespräch mit dem Projektteam?
Die ungeschminkte Wahrheit — ohne direkte oder indirekte Vorwürfe und ohne Schuldzuweisungen. Meist geht es eher darum, das Team aufzufangen. Weitere entmutigte Mitarbeiter nützen niemandem.
Woran erkennt man, dass ein Unternehmen Projekt-Altlasten hat?
An den Symptomen beim Start neuer Projekte: Qualifizierte Leute sind schwer zu gewinnen, und die schließlich Benannten sind vor allem bemüht, sich rasch wieder abzuseilen. Dann liegen einige Leichen im Keller.
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