Leitfaden Kickoff-Meeting

Leitfaden Kickoff-Meeting

Kurzbeschreibung: Auftakt-Treffen für ein neues Projekt (oder eine neue Projektphase) mit allen internen und externen Beteiligten. Es soll Klarheit über Ziele und Bedeutung des Projekts und über das konkrete Vorgehen vermitteln und die Motivation zum gemeinsamen Handeln wecken bzw. verstärken.

Zielgruppe / Reichweite

• Projektteam(s) intern und extern
• 5 – 60 Personen

Wirksamkeit

mittel bis hoch

Hauptnutzen

Orientierung und Motivation für Projektmitglieder
Gemeinsamer Start der Projektarbeit

Ziele / Wirkungen

• Klarheit über Projektziele, Ziele der aktuellen Projektphase und erwartete Resultate
• Nutzen des Projekts für das Unternehmen
• Konkretes Vorgehen und anzuwendende Methoden
• Teamzusammensetzung und eigene Rolle
• Realistisch zu erwartender Arbeitsumfang und ggf. vorgesehene Entlastung vom Tagesgeschäft
• Zeitpläne und Meilensteine
• Gegenseitiges Kennenlernen des Projektteams (sowohl intern als auch zwischen Internen und Beratern)
• Teambuilding
• Motivation / Erkenntnis und Entscheidung des Teams, dass es einen Beitrag für die Zukunft des Unternehmens leisten kann und will

Voraussetzungen

• Projektziele und Grundstruktur des Vorgehens ist definiert
• Unterstützung durch das Top-Management ist gesichert; der Auftraggeber des Projekts ist klar definiert, oder es ist ein einflussreicher Schirmherr (“Pate”) benannt, der die Rolle des Auftraggebers übernimmt
• Projektteam-Mitglieder sind benannt und rechtzeitig vorher informiert / eingeladen
• Obere Führungskräfte sowie direkte Vorgesetzte der Teammitglieder sind informiert über Sinn und Zweck, Ziele und Vorgehen des Projekts

Kontraindikationen

keine

Vorgehensweise / Rollenverteilung

• Der Auftraggeber sollte die strategische Einordnung des Projektes (realistisch, ohne allzu viel Übertreibung!) vornehmen.
• Der oder die Projektleiter müssen die Teams davon überzeugen, dass sie sich ihrer Führung anvertrauen können. Das ist weniger eine Frage von großen Sprüchen als davon, das Vorgehen sauber zu strukturieren.
• Die Teammitglieder sollten in diesem ersten Treffen eine aktive und mitgestaltende Rolle einnehmen.

Typischer Ablauf

• 08:30 h: Begrüßung und Einführung: Bedeutung und Nutzen des Projekts – Auftraggeber
• 09:00 h: Projektziele, Projektphasen und Vorgehensweise
• 10:00 h: Kaffeepause
• 10:20 h: Arbeitsteams, Aufgabenpakete, Zeitpläne
• 11:00 h: Workshop der Projektteams zur Aufgabenstrukturierung
• 12:00 h: Kurzberichte / Zusammenfassung
• 13:00 h: Gemeinsames Mittagessen (mit Vorstand)

Optionen

• Durchführung als ganztägiger Workshop, 14:00 – 17:00 h Sitzungen der Teilprojekte
• Durchführung als Klausur (1,5 Tage mit Übernachtung)
• Bei sehr großen Projekten kann es sinnvoll sein, das Kickoff-Meeting zweigeteilt durchzuführen.

Vorbereitung / Organisation

Räumlichkeiten: Besprechungsräume (ggf. auch Räume für Gruppenarbeit reservieren)

Einladung: Informell, freundlich und vor allem rechtzeitig

Vorträge / Gruppenarbeit: Ggf. Handouts mit wichtigsten Präsentationsfolien und schriftliche Instruktionen für die Workshops

Medien / Hilfsmittel

Übliche Tagungstechnik

Tipps + Tricks

• Projektteam-Mitglieder frühzeitig ansprechen und für das Projekt gewinnen
• Anwesenheit aller Projektmitglieder sicherstellen
• Nach einem gelungenen Kickoff die Motivation sofort nutzen, um produktiv zu starten
• Durchgängige Anwesenheit des Auftraggebers unterstreicht Bedeutung und Ernsthaftigkeit
• Beim Kickoff-Meeting feste Termine für die gesamte Projektphase festlegen