Persönlicher Brief: Ein "Joker" für spezielle Fälle.

In Zeiten von Telefon und E-Mail hat ein persönlicher, möglicherweise sogar handgeschriebener Brief aus höheren Hierarchieebenen den Charakter des Außergewöhnlichen. (Zumindest dann, wenn er nicht bloß den Verdacht nährt, dass sich der Vorstand mit modernen Kommunikationsmitteln schwer tut.) Schon von der “Auflage” her eignet sich ein persönlicher Brief (nicht zu verwechseln mit einem Mailing) nur für sehr gezielte, punktgenaue Interventionen. Im Methoden-Repertoire des Change Management ist er eher ein Joker für Sonderfälle als ein Standardinstrument. Wann ein persönlicher Brief das richtige Signal ist und wie er abgefasst sein muss, ist sehr stark eine Frage des Gespürs.

Außergewöhnliches Signal.

Eingehen auf den Einzelnen

Nur wenn er wirklich auf den Adressaten und dessen besondere Situation eingeht, ist ein Brief eine sinnvolle Sache. Ein allgemeiner Appell wird nicht dadurch persönlich, dass er handgeschrieben ist und nur in einem einzigen Exemplar existiert. Tiefe Wirkung auf den Empfänger wird ein Brief nur dann entfalten, wenn der sich persönlich angesprochen und in seinem Denken verstanden fühlt – und auch ein Stückchen geehrt, dass sich der Vorstand seinetwegen diese Mühe macht.

Besonderheiten der Schriftform

Der Nachteil eines Briefs ist, dass man die Reaktionen des Empfängers nicht sieht, und daher nicht, wie im persönlichen Gespräch, auf sie eingehen kann. Dafür hat er den Vorteil, dass der Empfänger sich dem geschriebenen Text nicht ohne weiteres entziehen kann, indem er, wie im persönlichen Gespräch, in wortreiche Erklärungen und Rechtfertigungen flüchtet. Und dass er nicht, wie auf eine Mail, sofort antworten kann, sondern sich erst einmal mit den Aussagen auseinandersetzen muss. Sowohl als Vorteil wie als Nachteil kann man ansehen, dass man nichts relativieren kann. “Ha gegrapha, gegrapha”, soll schon Pontius Pilatus gesagt haben: “Was ich geschrieben habe, habe ich geschrieben.” Diese Endgültigkeit liegt dem einen, dem anderen nicht.

Unterschiedliche Effekte

Ich habe Briefe erlebt, die hartnäckige Opponenten zum Einlassen auf einen konstruktiven Dialog veranlasst haben, und solche, die wirkungslos verpufft sind – zum Schaden des Schreibers. Solche, die mit Wut und Empörung auf öffentlichen Veranstaltungen verlesen wurden, als Beweis dafür, wie die Geschäftsleitung Menschen persönlich unter Druck setzt, und solche, die mit innerer Berührung zitiert wurden, um den Kollegen eine veränderte Haltung zu begründen. Von keiner Sorte indes sehr viele, den persönliche Briefe sind ein halt stilles und wohl auch seltenes Instrument.

Persönliches Signal

Denken Sie über einen persönlichen Brief insbesondere dann nach, wenn Sie einen Mitarbeiter, den Sie schätzen und den Sie nicht verlieren wollen, ein deutliches Signal übermitteln wollen – sei es,

• dass Sie ihm Mut machen wollen, eine schwierige Zeit durchzustehen,
• dass Sie ihm deutlich machen wollen, dass Sie trotz aller momentanen Verwerfungen (wie Fusion, Umstrukturierung, Projektkrisen) Vertrauen zu ihm haben und auf ihn setzen,
• dass Sie ihm einfach für eine außergewöhnliche Leistung danken wollen,
• oder auch, dass Sie ihm klar machen wollen, dass Sie sein derzeitiges Verhalten nicht billigen und nicht länger hinnehmen werden. (Wobei für diesen Fall ein persönliches Gespräch meist die bessere Lösung ist.)

Fortführung im Gespräch

Für den Fall, dass Sie auf einen persönlichen Brief eine Antwort erhalten, die ihrerseits eine Antwort von Ihnen erwartet: Erwidern Sie nicht schriftlich, sondern wechseln Sie ins Vier-Augen-Gespräch. Denn so sehr ein Brief ein Signal setzen kann, so wenig eignet sich dieses Medium dazu, Differenzen auszudiskutieren und zu einem gemeinsamen Weg zurückzufinden.