Kickoff-Meeting: Leitfaden für einen starken Projektauftakt.

Auftakt-Treffen für ein neues Projekt (oder eine neue Projektphase) mit allen internen und externen Beteiligten. Es soll Klarheit über Ziele und Bedeutung des Projekts und über das konkrete Vorgehen vermitteln und die Motivation zum gemeinsamen Handeln wecken bzw. verstärken.

Leitfaden Kickoff-Meeting.

Kurzbeschreibung: Auftakt-Treffen für ein neues Projekt (oder eine neue Projektphase) mit allen internen und externen Beteiligten. Es soll Klarheit über Ziele und Bedeutung des Projekts und über das konkrete Vorgehen vermitteln und die Motivation zum gemeinsamen Handeln wecken bzw. verstärken.

Zielgruppe / Reichweite.

• Projektteam(s) intern und extern
• 5 - 60 Personen

Wirksamkeit.

mittel bis hoch

Hauptnutzen.

Orientierung und Motivation für Projektmitglieder Gemeinsamer Start der Projektarbeit

Ziele / Wirkungen.

• Klarheit über übergeordnete Projektziele, Ziele der aktuellen Projektphase und erwartete Resultate
• Nutzen des Projekts für das Unternehmen
• Konkretes Vorgehen und anzuwendende Methoden
• Teamzusammensetzung und eigene Rolle
• Realistisch zu erwartender Arbeitsumfang und ggf. vorgesehene Entlastung vom Tagesgeschäft
• Zeitpläne und Meilensteine
• Gegenseitiges Kennenlernen des Projektteams (sowohl intern als auch zwischen Internen und Beratern)
• Teambuilding
• Motivation / Erkenntnis und Entscheidung des Teams, dass es einen Beitrag für die Zukunft des Unternehmens leisten kann und will

Voraussetzungen.

• Projektziele und Grundstruktur des Vorgehens ist definiert
• Unterstützung durch das Top-Management ist gesichert; der Auftraggeber des Projekts ist klar definiert, oder es ist ein einflussreicher Schirmherr (“Pate”) benannt, der die Rolle des Auftraggebers übernimmt
• Projektteam-Mitglieder sind benannt und rechtzeitig vorher informiert / eingeladen
• Obere Führungskräfte sowie direkte Vorgesetzte der Teammitglieder sind informiert über Sinn und Zweck, Ziele und Vorgehen des Projekts

Kontraindikationen.

keine

Vorgehensweise / Rollenverteilung.

• Der Auftraggeber sollte die strategische Einordnung des Projektes (realistisch, ohne allzu viel Übertreibung!) vornehmen. Er sollte wissen, dass er die tatsächliche Bedeutung, die er dem Projekt beimisst, auch dadurch kommuniziert, wie viel Zeit er sich nimmt und mit wie viel Aufmerksamkeit und Engagement er bei der Sache ist.
• Der oder die Projektleiter müssen die Teams davon überzeugen, dass sie sich ihrer Führung anvertrauen können. Das ist weniger eine Frage von großen Sprüchen als davon, das Vorgehen sauber zu strukturieren und das Team auf einen gemeinsamen Kurs zu bringen.
• Die Teammitglieder sollten in diesem ersten Treffen nicht bloß beeindruckte Zuschauer sein, sondern von vornherein eine aktive und mitgestaltende Rolle einnehmen. Das geht nur dann, wenn dafür genügend Zeit für aktive Mitarbeit eingeplant ist.

Typischer Ablauf.

• 08:30 h: Begrüßung und Einführung: Bedeutung und Nutzen des Projekts – Auftraggeber / (“Pate”)
• 09:00 h: Projektziele, Projektphasen und Vorgehensweise (ggf. Ergebnisse aus vorausgegangen Projekten / Phasen) – Projektleiter (intern oder extern)
• 10:00 h: Kaffeepause
• 10:20 h: Arbeitsteams, Aufgabenpakete, Zeitpläne – Projektleiter / Teilprojektleiter
• 11:00 h: Workshop der Projektteams zur Aufgabenstrukturierung – Teilprojektleiter / Teams
• 12:00 h: Kurzberichte / Zusammenfassung – Teilprojektleiter / Projektleiter
• 13:00 h: Gemeinsames Mittagessen (mit Vorstand) – alle

Optionen.

• Durchführung als ganztägiger Workshop, d.h. konkret: 14:00 – 17:00 h Sitzungen der Teilprojekte
• Durchführung als Klausur (1,5 Tage mit Übernachtung)
• Bei sehr großen Projekten kann es sinnvoll sein, das Kickoff-Meeting zweigeteilt durchzuführen: Eine erste Runde, an der nur Auftraggeber, Projektleiter, Teilprojektleiter und ggf. externe Berater teilnehmen, und eine zweites großes Kickoff, an dem zusätzlich sämtliche Teammitglieder teilnehmen. Die Zweiteilung gibt vor allem dem Projektleiter und den Teilprojektleitern mehr Zeit, sich in ihre Rolle zu finden. Dadurch sind sie in der großen Runde besser dazu in der Lage, eine kompetente Leitung ihrer Teams zu übernehmen. Das kommt nicht nur ihrem Standing zugute, sondern auch dem Trittfassen des gesamten Projekts.

Vorbereitung / Organisation.

Räumlichkeiten:

• Besprechungsräume (ggf. auch Räume für Gruppenarbeit reservieren)
• Bei externer Durchführung geeignetes Hotel (um etwas Distanz zum Tagesgeschäft herzustellen, eignet sich eine ruhige ländliche Atmosphäre besser als ein Stadt- oder Flughafenhotel)

Einladung:

• Informell, freundlich und vor allem rechtzeitig

Vorträge / Gruppenarbeit:

• Ggf. Handouts mit wichtigsten Präsentationsfolien
• Ggf. schriftliche Instruktionen für die Workshops

Medien / Hilfsmittel.

Übliche Tagungstechnik

Tipps + Tricks.

• Projektteam-Mitglieder frühzeitig ansprechen und für das Projekt gewinnen! (Projektleiter / Auftraggeber / “Pate”)
• Anwesenheit aller Projektmitglieder sicherstellen!
• Eigentlich ist es “schade um die schöne Motivation”, wenn die Projektteams nach einem gelungenen Kickoff sofort wieder auseinander gehen und sich erst ein oder zwei Wochen später zur ersten Projektsitzung treffen. Besser die vorhandene Energie gleich produktiv nutzen und die erste Arbeitssitzung integrieren!
• Durchgängige Anwesenheit des Auftraggebers / “Projekt-Paten” unterstreicht Bedeutung und Ernsthaftigkeit
• Bereits beim Kickoff-Meeting feste Termine für die gesamte Projektphase festlegen!
• Der Verlauf des Kickoff-Meetings prägt den Arbeitsstil für das gesamte Projekt, deshalb inhaltlich und organisatorisch gut vorbereiten und eher straff durchführen! (Aber Freiraum für gegenseitiges Kennenlernen und Diskussionen lassen!)
• Protokoll / Dokumentation umgehend an die Teilnehmer verteilen!