Bürokratie eindämmen: Warum Sie nicht alle Prozesse prüfen müssen – und wer Ihnen die überflüssigen Regeln nennt.

Den Abbau von Bürokratie zu fordern, kommt immer gut an – gleich ob in der Politik oder in der Wirtschaft. Wer sich des allgemeinen Beifalls sicher sein will, für den ist es ein sicherer, wenn auch etwas billiger Tipp, gegen die ausufernde Bürokratie zu wettern, am besten anhand einiger spektakulärer, notfalls verfälschter Beispiele. Wer das tut, muss keine kritischen Fragen fürchten – allenfalls ein paar genervte oder gelangweile Reaktionen von altgedienten Kämpen, die das so oder so ähnlich schon ein Dutzend Mal gehört haben. Und die, ohne es laut zu sagen, davon ausgehen, dass auch dieser Anlauf zum Bürokratieabbau so enden wird wie all seine Vorläufer.

Allzu populäre Forderung.

Bürokratieabbau: Im günstigsten Fall folgenlos

Eigentlich müsste es uns misstrauisch stimmen, dass die Bürokratie völlig unbeeindruckt blüht und gedeiht, obwohl doch alle gegen sie sind. Und dass Anläufe zu deren Abbau, gleich wie markig sie angekündigt und angegangen werden, durchweg ausgehen wie das Hornberger Schießen. Meistens kann man schon froh sein, wenn sie nicht zusätzliche Formulare und Vorschriften “zur Eindämmung der Bürokratie” hervorbringen – oder gar eine eigene Bürokratieabbau-Behörde. Irgendetwas scheint hier nicht schlüssig zu sein.

Weshalb Bürokratieabbau in aller Regel misslingt.

Bürokratieabbau-Kommissionen auf Rat angewiesen

Weshalb Bürokratieabbau zuverlässig misslingt, wird nachvollziehbar, wenn man sich in die ebenso trockene wie zermürbende Arbeit einer einschlägigen Kommission hineindenkt. Um konkrete Vorschläge zum Bürokratieabbau machen zu können, muss sie sich ja unzählige Vorschriften und Regelungen im Detail ansehen. Und da sie in aller Regel nicht aus Experten für die jeweiligen Fachgebiete besteht, muss sie sich deren Sinn oder Unsinn von den zuständigen Fachleuten erklären lassen.

Experten erklären Unverzichtbarkeit

Da diese Fachleute jedoch meist die Verwalter und oftmals auch die Urheber der betreffenden Vorschriften und Regelungen sind, werden sie nur in den seltensten Fällen von sich aus erklären, dass man diese Vorschriften in der Tat problemlos streichen oder zumindest stark eindampfen könnte. In den allermeisten Fällen werden sie detailreich erklären, weshalb sie aus vielerlei Gründen – andere Gesetze und Verordnungen, EU-Vorschriften, praktische Erfahrungen, vorgekommene Fehler – absolut unverzichtbar sind und welche Risiken und Missbrauchsmöglichkeiten es eröffnen würde, sie abzuschaffen.

Aussichtslose Sisyphusarbeit

Falls sich unsere Kommission daher nicht rigoros über den Rat der Fachleute hinwegsetzen und Vorschriften buchstäblich “ohne Rücksicht auf Verluste” streichen will, müsste sie sich daher sämtliche administrativen Prozesse im Detail analysieren, einschließlich ihrer Verzahnung mit auf sie einwirkenden und von ihr ausgehenden Regelungen, und für jeden einzelnen dieser Abläufe eine sorgfältige Prozessoptimierung vornehmen. Das heißt, sie findet sie sich bald bis zur Halskrause in die Details verstrickt und beginnt zu ahnen, dass diese frustrierende Sisyphusarbeit selbst dann kaum zu bewältigen wäre, wenn sie ihr ganzes Leben dieser Aufgabe widmen würde. Was angesichts dieser eher freudlosen Fleißarbeit keine sehr verlockende Perspektive wäre.

Sprung auf die Metaebene heißt neue Vorschriften

Also sinnt sie auf einen Ausweg – und kommt dabei früher oder später auf die Metaebene: Wenn sie als Kommission es nicht schaffen kann, sämtliche Vorschriften und ihre Wechselwirkungen zu durchforsten, (was ja, nota bene, erst mal ein erheblicher zusätzlicher bürokratischer Aufwand ist,) dann muss diese Aufgabe eben jemandem anderen zugewiesen werden. Am besten wäre es wohl, sie in die administrativen Prozesse selbst einzubauen.

So entstehen dann so geniale Ideen wie, dass für jede neue Vorschrift eine (oder, noch heroischer, zwei) bestehende gestrichen werden müsse. Zum Glück fragt bei der Pressekonferenz keiner der Journalisten, die über derartigen Unsinn berichten müssen, nach, welche zusätzlichen administrativen Prozesse für die Suche nach “streichbaren” Vorschriften notwendig wären und wie viele zusätzliche Stellen dies erfordern würde.

Neue Bürokraten, zuständig für Bürokratieabbau

Oder es wird zum Zwecke des Bürokratieabbaus tatsächlich eine zusätzliche Abteilung vorgeschlagen: Wäre es nicht ein großer Schritt nach vorne, wenn alle neuen Regelungen und alle neuen Formulare künftig vor ihrer Einführung einer neu gegründeten Abteilung zum Bürokratieabbau vorgelegt und in ihrer Notwendigkeit schriftlich begründet werden müssten? Das wäre dann wirklich die Quadratwurzel des Kreises: Man hätte eine neue Bürokratie geschaffen, zuständig für Bürokratieabbau, die als erste Amtshandlung zusätzliche Regelungen einführt und ein neues Formular entwickelt, das eigens für die Begründung der Notwendigkeit neuer Formulare vorgeschrieben wird.

Bürokratie ist kein Zufall – der Widerstand gegen sie auch nicht.

Standardisierung wiederkehrender Vorgänge

Was ist hier eigentlich los? Warum gelingt es uns nicht, die ungeliebte Bürokratie, obwohl sie doch keiner haben will, endlich “loszuwerden” oder zumindest dramatisch einzudämmen? Das scheitert daran, dass Bürokratie schlicht die andere Seite einer Medaille ist, auf die wir nicht verzichten wollen und können.

Jede größere Organisation benötigt, um effizient zu funktionieren, sauber definierte Prozesse: Das ist eine Frage von Effizienz und Qualität. Es wäre völlig ineffizient, wiederkehrende Routinevorgänge jedesmal improvisierend neu anzugehen – und es wäre zudem ein erhebliches Qualitätsrisiko. Selbst wenn der offiziell festgelegte Prozess nicht der allereffizienteste ist, führt er doch zumindest zuverlässig zum Ziel. Bei den vielfältigen großteils kaum weniger ineffizienten Vorgehensweisen, die beim Improvisieren entstünden, ist das keineswegs sicher.

Erhöhte Sicherheit durch definierte Prozesse

Wenn wir beispielsweise unser Auto zur Inspektion geben oder uns einer Operation unterziehen müssen, dann ist es in beiden Fällen durchaus beruhigend zu wissen, dass weder die Mechaniker aus dem Bauch heraus entscheiden, welche Wartungsarbeiten sie heute durchführen, noch die Ärzte, wie sie die OP-Vorbereitung, Durchführung und Nachbetreuung angehen. Im Interesse der Qualität ihrer Arbeit nutzen sowohl die Mechaniker als auch das OP-Team einen definierten Standardprozess sowie Checklisten, aus denen die einzelnen abzuarbeitenden Schritte hervorgehen.

Vorhersagbarer Unwillen

Die Einführung derartige Vorgaben bringt natürlich Einschränkungen der individuellen Handlungsfreiheiten mit sich. Darauf reagieren die Adressaten unweigerlich mit Reaktanz, das heißt mit Unmut und dem Bedürfnis, ihre reduzierte Handlungsfreiheit möglichst umfassend wiederherzustellen. Während Anfänger oft froh sind, wenn ihnen eine Prozessbeschreibung Schritt für Schritt sagt, was sie tun sollen, sind erfahrene Praktiker häufig verstimmt über die unnötige (und in ihren Augen geradezu beleidigende) “Gängelung durch die Bürokratie”. Dass sie selbst Profis wie ihnen schon geholfen hat, Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden, behalten sie natürlich für sich.

Dokumentation von Leistungen und Verbräuchen

Zu sauber definierten, professionellen Prozessen zählt – horribile dictu – auch die Dokumentation dessen, was gemacht und welche Materialien dabei verbraucht wurden, gleich ob es Zündkerzen oder Blutkonserven sind. Das dient nicht nur dem Nachweis der erbrachten Leistungen und deren Abrechnung, sondern, wenn nötig, auch der Nachverfolgung, welche Maßnahmen ausgeführt wurden und wie sie verlaufen sind.

Dokumentationspflichten sind lästig und beunruhigend.

Lästiger Aufwand

Und spätestens hier geht es los: Die Mechaniker wie die Ärzte beschweren sich über die lästige und (für ihre direkte Tätigkeit) “nutzlose Bürokratie”, und erst recht darüber, dass sie “immer mehr Zeit mit der Dokumentation überflüssiger Details verbringen und immer weniger Zeit für ihre eigentliche Aufgabe haben”. Möglicherweise beschweren sie sich bei dieser Gelegenheit auch gleich über fehlende Materialien oder Medikamente – ohne zu sehen, wie das eine mit dem anderen zusammenhängt: Wenn niemand festhält, was verbraucht worden ist, wird auch niemand nachbestellen, was fehlt.

… trotzdem nicht immer überflüssig

Was lernen wir daraus? Erst einmal, dass nicht alles, was aufhält und keinen Spaß macht, “überflüssige Bürokratie” ist – selbst dann nicht, wenn es von den Betroffenen ergrimmt so genannt wird. Zu deren Ärgers trägt sicherlich bei, dass solche administrativen Tätigkeiten nicht immer denjenigen nutzen, die sie ausführen müssen: Die Mechaniker wie die Ärzte haben keinen direkten Vorteil davon, dass sie die durchgeführten Arbeiten sowie die eingesetzten Materialien aufzeichnen; für sie ist es bloßer Mehraufwand. Notwendig ist es für die Abrechnung, für die Materialwirtschaft und, wenn es hart auf hart geht, um die ordnungsgemäße Durchführung der Arbeiten überprüfen zu können.

Überprüfbarkeit weckt Unbehagen

Was, nebenbei gesprochen, eine weitere wichtige Quelle von Unbehagen gegenüber “der Bürokratie” ist: Man wird durch sie genötigt, die eigene Arbeit überprüfbar(er) zu machen. Da wir aber alle wissen oder ahnen, dass wir nicht perfekt sind und bei unserer Arbeit ab und zu auch Fehler machen, weckt eine detaillierte Dokumentation Unbehagen: Je detaillierter sie verlangt wird, desto leichter kann sie, wenn wir Pech haben, gegen uns verwandt werden. Dokumentationspflichten zwingen uns letztlich dazu, Beweise gegen uns selbst zu sammeln. Kein Wunder, wenn es den handelnden Personen wohler wäre, wenn es “weniger Bürokratie gäbe” – sprich, wenn sie ihr Tun nicht ganz so transparent machen müssten.

Unvermeidlicher administrativer Aufwand

Halten wir fest: Definierte Prozesse bringen unweigerlich einen gewissen administrativen Aufwand mit sich. Erstens müssen die Prozesse dafür definiert und in ausreichender Detaillierung beschrieben sein, zweitens müssen sie eingehalten werden – was wiederum drittens mit einer gewissen Beharrlichkeit nachgehalten werden muss. Den damit verbundenen administrativen Aufwand muss man sich zwar immer wieder kritisch daraufhin anschauen, was davon wirklich erforderlich ist und was nicht (auch wenn das dummerweise eine weitere administrative Tätigkeit ist) – aber auf Null wird man ihn nicht bringen.

Gerechtigkeit heißt Regelungen.

Es geht nicht auf Patriarchenart

Ein weiterer Treiber von Bürokratie ist die Gleichbehandlung der Mitarbeiter. Welche Auslagen werden beispielsweise erstattet und welche nicht, welche Arbeitszeitregelungen gelten, wieviel Urlaub kann man sich nehmen und wann, welche Arbeitsmittel und Statussymbole stellt die Firma? Allenfalls in sehr kleinen Betrieben kann das der Firmenchef nach eigenem Gusto von Fall zu Fall entscheiden. Nicht erst, wenn ein Betriebsrat gewählt wurde, geht es nicht mehr nach Gutsherrenart, es entsteht die Notwendigkeit, wenigstens ein Minimum an möglichst klaren, transparenten und nachvollziehbaren Regelungen zu schaffen.

Ausgeprägte Fähigkeit, sich ungerecht behandelt zu fühlen

Für diesen Ruf nach Gleichbehandlung und klaren Regeln sorgt schon lange vor dem Betriebsrat die ausgeprägte Fähigkeit der meisten Menschen, sich ungerecht behandelt zu fühlen. Entgegen manchen Gerüchten ist sie nicht nur in Deutschland stark ausgeprägt – aber hier vielleicht besonders. Klare Regeln sind da schlicht ein Hilfsmittel, um den sozialen Frieden zu wahren und Reibungsverluste zu vermeiden. Die meisten Mitarbeiter sind bereit, eine erstaunlich große Bandbreite von Regeln zu akzeptieren – aber nur unter der Bedingung, dass sie für alle anderen auch gelten. Sobald auch nur der Anschein von Ungleichbehandlung entsteht, gibt es großes Gezeter, und das Argument ist das gleiche wie früher in der elterlichen Familie: “Wenn der, warum dann ich nicht?!”

Lautstarke Verteidigung der eigenen Interessen

So nervig solche Debatten sind, dieses Verhaltensmuster tritt so zuverlässig auf, dass man fast den Eindruck haben könnte, es sei angeboren – und vielleicht ist es das tatsächlich: Wer sofort in lautes Geschrei ausbricht, wenn er sich ungerecht behandelt fühlt, hat in sozialen Strukturen – beginnend mit dem Elternhaus – die besten Chancen, auf seine Kosten, zumindest aber nicht unter die Räder zu kommen. Dass sich dieses Phänomen nicht auf Menschen beschränkt, lässt sich gut beobachten, wenn Vogeleltern ihre Jungen füttern. Der einzige Unterschied ist, dass bei Jungvögeln sofort wieder Ruhe ist, sobald der Altvogel weggeflogen ist. (Was evolutionsbiologisch völlig einleuchtend ist: Wer noch lange zetert, nachdem die Altvögel weg sind, kann nichts gewinnen, er lockt nur mögliche Fressfeinde an.) Bei Menschen dagegen kann die Verstimmung lange nachwirken.

Detaillierte Regelungen zur Minimierung von Zank

Für die Verantwortlichen hat das zur Folge, dass sie gut beraten sind, den Eindruck von Willkür und Ungerechtigkeit zu vermeiden, wenn sie nicht viel Arbeitszeit und Motivation mit Gerechtigkeitsdebatten verlieren wollen. Auch wer keine Freunde ausufernder Regelungen ist, kommt kaum umhin, viele Dinge detailliert und schriftlich zu regeln, um die es anderenfalls Zank geben könnte. (Was selbstverständlich nicht heißt, dass es dann keinen Zank gibt, aber doch deutlich weniger, weil die getroffene Regelung zumindest zu allen gleichermaßen ungerecht ist.)

Viel “Bürokratie”

So kommt es, dass nicht nur in Behörden, sondern auch in den allermeisten Firmen ziemlich viel ziemlich detailliert und “bürokratisch” geregelt ist, von der Frage, wem welcher Dienstwagen mit welcher Leistung zusteht und welche Preis- und Ausstattungsgrenzen dabei gelten, über höchstzulässige Hotelkategorien und -preise, Reiseklassen und Spesenpauschalen bis zur Zahl der Fensterachsen, die Führungskräften in Abhängigkeit von ihrer Hierarchiestufe zustehen. All das muss natürlich nicht nur geregelt, sondern auch administriert und kontrolliert werden. Das ist zwangsläufig mit einigem Aufwand verbunden, den man selbst bei großem Wohlwollen kaum als direkt wertschöpfend bezeichnen kann.

Bürokratie – der Preis der Gleichbehandlung

Wenn die von solchen Regelungen “Betroffenen” lautstark über die Bürokratie beklagen, heißt das häufig nur, dass sie sich für sich persönlich eine etwas “flexiblere”, sprich großzügigere Regelung gewünscht hätten. Wie zeternde Jungvögel hätten sie gerne für sich etwas mehr herausgeholt, statt zu akzeptieren, dass sie auch nicht mehr bekommen als ihre Geschwister. Das ist eine wichtige Feststellung, denn es bedeutet, dass das Klagen über Bürokratie keineswegs das Gleiche sind wie der ernsthafte Wunsch nach deren Abschaffung: Diejenigen, die sich über Bürokratie beschweren, würden bei fehlenden Regelungen noch heftiger über mangelnde Fairness und Ungleichbehandlung zetern.

Bürokratietreiber Komplexität und Transparenzpflichten.

Komplexität und Transparenzpflicht

Einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf das Ausmaß der “Bürokratie”, sprich, auf den anfallenden Verwaltungsaufwand, hat das Geschäftsfeld, in dem ein Unternehmen tätig ist. Wie bürokratieträchtig es ist, hängt zum ersten von seiner Komplexität ab, zum zweiten, wie man etwa bei Kliniken oder in der Luftfahrt sieht, von Art und Ausmaß seiner Risiken bzw. seines Bedarfs nach Sicherheit, und zum dritten von der Notwendigkeit, alle wesentlichen Aktivitäten jederzeit im Nachhinein nachvollziehen zu können.

Hochkomplexe “Routine-Projekte”

Dass zum Beispiel bei den großen Automobilbauern Bürokratie eine nicht unerhebliche Rolle spielt, hat seine Logik. Es liegt nicht allein an ihrer Größe, sondern vor allem daran, dass sie regelmäßig hochkomplexe “Routine-Projekte” zu bewältigen haben. Was wie ein Widerspruch zu der klassischen Projektdefinition klingt, ist charakteristisch für die Entwicklung und Vermarktung neuer Modelle. Das ist einerseits ein Routinevorgang, der mit vorhersagbarer Regelmäßigkeit anfällt, andererseits jedes Mal wieder ein neues, komplexes Vorhaben, bei dem immer aufs Neue sowohl Ideenreichtum gefordert ist als auch höchste Sorgfalt, damit am Schluss wirklich alle Puzzlesteine zusammen passen. So etwas muss eben nicht nur “gemacht”, sondern auch geplant, gesteuert und administriert werden.

Rechtliche Dokumentations-pflichten

Zusätzlich bürokratieträchtig ist, wenn, wie etwa in der Pharma-Produktion, definierte Prozesse nicht nur strikt eingehalten werden müssen, sondern wenn deren Einhaltung auch jederzeit nachweisbar sein muss. Ein ausgebautes Qualitätsmanagement ist unvermeidlich mit einem gewissen Papierkrieg verbunden, erst recht, wenn alle Vorgänge für amtliche Stellen verifizierbar sein müssen. Wenn beispielsweise ein Krankenhaus dazu in der Lage sein muss, den Verlauf jeder Operation oder Behandlung im Detail zu belegen, dann heißt das unweigerlich, dass erheblicher Zeitaufwand für Dokumentation anfällt. Was natürlich lästig und nervig ist, zumal, wenn man ohnehin schon unter Zeitdruck steht.

Weshalb Bürokratie zum Ausufern neigt.

Bürokratie weitet sich nicht aus, sie wird ausgeweitet

Doch so unvermeidlich Verwaltungsaufwand in vielerlei Hinsicht ist, oft hat man trotzdem den Eindruck, dass die Bürokratie ein Eigenleben führt, einschließlich der starken Tendenz, sich immer weiter auszuweiten. Und wahrscheinlich hat man nicht nur den Eindruck, sondern es ist tatsächlich so. Doch in Wirklichkeit ist es natürlich nicht “die Bürokratie” persönlich, die sich ausweitet, und als Abstraktum entfaltet sie auch nicht wirklich ein Eigenleben – es sind Menschen, die sie ausweiten. Und zwar nicht die technokratischen “grauen Männchen” aus dem Märchen “Momo”, es sind ganz normale Mitarbeiter und Führungskräfte.

Fortlaufendes Auftauchen immer neuer ungeregelter Vorgänge

Wer Bürokratie eindämmen will, muss verstehen, was hier wirklich abläuft. Die gängige Aussage, Bürokratie neige dazu, sich auszuweiten, ist dazu völlig ungeeignet: Sie verschleiert sowohl, wer eigentlich das Subjekt in diesem Satz ist, also die handelnde(n) Person(en), als auch die Gründe ihres Handelns. Ein Grund, weshalb die Regelungen in Organisationen immer mehr werden, ist schlicht, dass mit wachsender Komplexität immer neue Vorgänge auftauchen, die bislang nicht geregelt sind. Um sich nicht mit jedem Einzelfall einzeln befassen zu müssen, neigen die Verantwortlichen dazu, für möglichst alle diese Fälle Regelungen festzulegen.

Bemühen, alle denkbaren Fälle zu regeln

Und zumeist tun sie dies gründlich: Sie bemühen sich, nicht nur den aktuellen Fall zu regeln, sondern nach Möglichkeit alle denkbaren Fälle. Das tun sie nicht in der finsteren Absicht, die Bürokratie zu mehren, sondern im Gegenteil, weil sie einen guten Job machen wollen. Es klingt ja zunächst nicht unvernünftig, gleich alle denkbaren Fälle regeln zu wollen, aber es hat zur Folge, dass die Regelungen dadurch länger und komplizierter werden. Denn die Menge der denkbaren Fälle ist zwangsläufig größer als die der real existierenden. Zudem setzt jede neue Regelung ja auf eine immer komplexer gewordene Landschaft bereits vorhandener Regelungen auf und muss mit ihnen in Einklang gebracht werden.

”Die Hauptursache vieler Probleme sind Lösungen”.

Folgeaufwand, Risiken und Nebenwirkungen

Unglücklicherweise ist es unüblich, bei der Festlegung von Regelungen an den Folgeaufwand zu denken, den sie auslösen. Noch weniger wird üblicherweise über die Risiken und Nebenwirkungen festgelegter Regeln nachgedacht, wie etwa über die Fehlanreize, die sie schaffen. Vielmehr werden Regelungen häufig eingeführt, um ein Problem zu lösen, das entweder bereits aufgetreten ist oder auftreten könnte. Und die Regelung wird unausgesprochen daran gemessen, ob sie das Auftreten dieses Problems plausiblerweise verhindert oder unwahrscheinlich macht. Ungeprüft bleibt, welche Probleme infolge der getroffenen Regelungen auftreten oder zumindest wahrscheinlicher werden.

”Lösungen” zur Verhinderung der Wiederholung von Katastrophen

Ein Paradebeispiel dafür sind Regelungen, die infolge einer Krise oder “Katastrophe” eingeführt wurden, also etwa nach schwerwiegenden Fehlern, Pannen oder Kostenüberschreitungen. Dann werden neue Regelungen geschaffen, um derartige Katastrophen künftig “ein- für allemal zu verhindern”. Wenn beispielsweise bei einem Projekt dramatische Verzögerungen und Kostenüberschreitungen entstanden sind, weil verschiedene Teilprojekte losgelöst nebeneinander her gearbeitet haben, bis sich schließlich herausstellte, dass ihre Ergebnisse nicht zusammenpassten, dann liegt es nahe zu verordnen: Ab sofort haben sich alle Teilprojekte gegenseitig über ihren Arbeitsstand zu informieren und die Kenntnisnahme durch Unterschrift zu bestätigen.

Unbedachte Nebenwirkungen

Das klingt auf den ersten Blick plausibel: Wenn alle darüber informiert sind, woran die anderen Teilprojekte arbeiten und wo sie stehen, dann kann es nicht mehr so leicht vorkommen, dass sie aneinander vorbeiarbeiten. Was dabei unbedacht bleibt, ist der Aufwand, den diese Regelung verursacht: Wenn jede Teilprojektleiterin die Statusberichte aller anderen Teilprojekte bekommt, nützt das ja nur dann etwas, wenn sie sie auch liest. Das aber würde viel Zeit kosten, und die hat sie in der Regel nicht. Also wird sie früher oder später dazu übergehen, die Statusberichte nur noch zu überfliegen und dann abzuzeichnen. Und wenn der Zeitdruck sehr hoch wird, entfällt auch das Überfliegen – es wird bloß noch abgezeichnet. Anfänglich mit schlechtem Gewissen, später mit genervter Routine.

Zielverfehlung trotz hohem bürokratischem Aufwand

Was dabei kaum auffällt, ist, dass sich der angestrebte Zweck der Regelung so unmerklich in sein Gegenteil verkehrt: Trotz des erheblichen administrativen Aufwands entfernt man sich dadurch noch weiter von dem eigentlichen Ziel einer besseren Verzahnung der Teilprojekte. Dann prangen zwar unzählige Unterschriften auf den Dokumenten, aber besser informiert ist niemand. Doch weil man jetzt ja über den Stand der anderen Projekte informiert sein müsste, stellt man besser auch keine Fragen mehr, wenn einem etwas merkwürdig vorkommt. De facto führt die Regelung daher zu einer Diffusion von Verantwortung statt zu mehr Verantwortlichkeit.

Oder, mit den Worten des amerikanischen Systemdynamikers Peter Senge: “Die Hauptursache vieler Probleme sind Lösungen.”

Wachsamkeit für bürokratische Tendenzen.

Eindämmen statt abschaffen

Bürokratie ist kein Betriebsunfall und auch nicht das Werk boshafter grauer Männchen, sondern die logische Konsequenz des – teils erfolgreichen, teils misslungenen – Managements von Komplexität, Qualität und Sicherheit. Deshalb ist der Kampf gegen ihr Überhandnehmen einerseits notwendig, andererseits mühselig und letztlich immer nur von begrenztem Erfolg. Aber das heißt nicht, dass man gar nichts machen kann: Auch wenn man Bürokratie nicht “abschaffen” kann, kann man sie doch eindämmen. Das erfordert Wachsamkeit und ein Gespür für ihre Eigendynamik.

Bürokratie eindämmen heißt, an den Gewohnheiten einer Organisation zu arbeiten — daran, wie hier mit Regeln, Komplexität und Kontrolle umgegangen wird. Wer diese Muster nicht dem Zufall überlassen will, findet in unserer Beratung für Organisationskultur einen Weg, sie bewusst zu verändern.

”… und bedenke die Folgen!”.

Zumindest manche Folgen sind absehbar

Schließlich empfiehlt sich, wie so oft im Leben, auch hier der altrömische Grundsatz: Was auch immer du tust, handle vorausschauend und bedenke das Ende. Zwar ist es im Nachhinein oft leicht, bereits eingetretene Ereignisse vorherzusagen, aber dass es etwa den Teilprojektleitern im obigen Beispiel zeitlich kaum möglich sein würde, die detaillierten Berichte aller anderen Teilprojekte zu studieren, darauf hätte man kommen können, ohne studiert zu haben. Also auch darauf, dass sie die Berichte früher oder später ungelesen abzeichnen würden – und dass es damit noch unwahrscheinlicher wurde, Unstimmigkeiten frühzeitig zu entdecken, was ja immerhin der Zweck der eingeführten Regelung war.

Hellseherei für Anfänger

Ein paar simple Fragen können bei dieser Form von Hellseherei helfen:

1. Was konkret verlangt die Regelung von denen, die sie betrifft? Mit wie viel Mehraufwand oder sonstigen Nachteilen ist dies für sie verbunden?
2. Was ist für sie der Weg des geringsten Widerstands, um die Regelung einzuhalten, ohne ihre übrigen Ziele und Pflichten in Gefahr zu bringen?
3. Welche Anreize zu möglicherweise unerwünschtem Verhalten schafft die Regelung? Welches Handeln “belohnt” bzw. “bestraft” sie?
4. Welche Konsequenzen hätte es, wenn die Adressaten genau diesen Anreizen folgten?

Festgelegte Regelungen weiter beobachten

Da die Fähigkeit von uns Menschen, in die Zukunft zu blicken, jedoch sehr begrenzt ist, wäre es fahrlässig, blind darauf zu vertrauen, dass eine einmal getroffene Regelung sämtliche Probleme nebenwirkungsfrei löst. Deshalb empfiehlt es sich, das tatsächliche Verhalten der Adressaten nach Einführung der Regelung weiter im Auge zu behalten. Nur so kann man ein Gespür dafür entwickeln, was sie tatsächlich bewirkt.

Eingependelten Zustand beobachten

Dabei geht es nicht nur um die Reaktionen in den ersten Wochen: In dieser Zeit lesen die Teilprojektleiter die Unterlagen vermutlich noch oder überfliegen sie zumindest. Wichtiger ist, herauszufinden, was der “eingependelte Zustand” ist bzw. worauf sich das Verhalten der Adressaten auf die Dauer einpendelt – und ob das tatsächlich den Intentionen der Regelung entspricht. Zu den größten Fehlern zählt daher die menschliche Neigung, die eigene Aufmerksamkeit zufrieden anderen Dingen zuzuwenden, wenn die neue Regelung erste positive Effekte zeigt: Die ersten Fehlentwicklungen beginnen meist genau in dem Moment, in dem man dies tut.

Regelmäßige Überprüfung – aber selektiv.

Gelegentliche Prozessüberprüfung und -optimierung

Und schließlich empfiehlt es sich, auch wenn das natürlich erst einmal ein zusätzlicher bürokratischer Aufwand ist, administrative Prozesse von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand zu stellen: Wenn sie schon erforderlich sind, sind sie dann zumindest so effizient wie möglich? Werden tatsächlich nur die nötigen Daten erfasst oder alle möglichen zusätzlichen? Ist der Prozess so einfach wie möglich oder enthält er verzichtbare Zwischenschritte? Und nicht zuletzt: Wenn wir diese Regelung nicht hätten, würden wir sie heute noch einmal einführen?

Selektives Vorgehen statt allumfassendem Rundschlag

Dabei lohnt es sich, sich selbst über die Schulter zu schauen, wie man diese Prozessoptimierung angeht. Spontan liegt es vermutlich nahe, zu verfügen: Sämtliche administrativen Prozesse müssen von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand gestellt werden. Aber mit genau dieser Verfügung hätte man mit einem Federstrich schon wieder eine Menge überflüssiger Bürokratie geschaffen.

Die Betroffenen fragen

Denn warum sollen gleich alle Prozesse überprüft werden, wenn mit hoher Wahrscheinlichkeit nur einige wenige unnötig kompliziert oder gänzlich überflüssig sind? Es würde völlig genügen, nur diejenigen zu überprüfen, die tatsächlich zu aufwendig sind. Und wie findet man das heraus, ohne alle zu überprüfen? Ganz simpel: Das wissen die Leute, die sie regelmäßig nutzen müssen. Man braucht sie nur fragen.

Optimierung (nur!) der größten bürokratischen Ärgernisse

Das heißt, ein pragmatischer Weg zum Bürokratieabbau ist, von Zeit zu Zeit die Betroffenen zu fragen: Welche unserer bestehenden Regelungen, Prozesse und Dokumentationspflichten sind nach eurer Erfahrung zu kompliziert und zeitaufwendig und ließen sich vermutlich stark vereinfachen? Eine Punktegewichtung ergibt diejenigen, die vermutlich den größten Hebel haben. Die Top Drei, Fünf oder maximal Zehn können dann einer Prozessoptimierung unterzogen werden – und alle werden gespannt darauf sein, was dabei herauskommt, und bereitwillig Anregungen liefern. Doch selbst wenn sich herausstellen sollte, dass diese Regelungen aus wichtigen Gründen nicht oder kaum vereinfacht werden können, ist das eine wichtige und friedensstiftende Erkenntnis.